Qué hacer si un proveedor está duplicado
Cuándo pedir que se fusionen dos fichas del mismo proveedor, qué ficha se queda, qué pasa con sus tareas, contratos, facturas, documentación CAE y datos de tu despacho, y dónde queda registrado.
El directorio de proveedores es compartido entre todas las administradoras que trabajan con Ciudadela. Por eso a veces una misma empresa aparece dos veces —con el nombre escrito de otra forma, con o sin «SL», o dada de alta dos veces— y sus tareas, contratos y facturas quedan repartidos entre las dos fichas.
Quién puede fusionarlos
Como una ficha de proveedor la usan varias organizaciones, la fusión solo la hace el equipo de Ciudadela. Escribe a soporte indicando las dos fichas (su nombre o su enlace) y, si lo sabes, cuál de las dos es la buena.
El equipo lo hace desde la ficha del proveedor que se queda, con el botón Fusionar otro proveedor en este…, que solo ve el equipo de Ciudadela:
Antes de confirmar, la fusión se previsualiza: se ve cuántos datos de cada tipo pasan a la ficha que se queda y qué hay que revisar a mano después.
Qué ficha se queda
La ficha que se queda gana cualquier dato en conflicto: si las dos tienen email y son distintos, se conserva el suyo. La otra solo rellena huecos: aporta su CIF, su teléfono o su web donde la ficha que se queda los tenga vacíos.
Lo mismo ocurre con los datos que tu despacho guarda de ese proveedor (email, teléfono, homologación, límite de presupuestos): se conservan los de la ficha que se queda y se completan los que falten. Las notas son la excepción: no se elige entre las dos, se juntan (ver abajo).
Qué pasa al fusionar
| Tareas, presupuestos, contratos, facturas, valoraciones | Pasan a la ficha que se queda. |
| Documentación CAE | Pasa a la ficha que se queda. Si las dos estaban dadas de alta en la misma comunidad, se conserva el alta de la que se queda. |
| Usuarios del proveedor | Pasan a entrar como la ficha que se queda. |
| Logo y documentos | Los documentos pasan; el logo solo si la ficha que se queda no tenía. |
| Ficha contable | Se fusiona también en contabilidad (ver abajo cuándo no se puede). |
| La ficha fusionada | Se elimina para todas las organizaciones. |
Cuándo no se puede fusionar
La fusión se rechaza, sin cambiar nada, en estos casos:
- Solo la ficha que se elimina tiene ficha contable. En ese caso la que se queda tiene que ser la que tiene ficha contable: pide la fusión al revés.
- La ficha que se elimina tiene datos de facturación (planes, comisiones, tarifas o eventos de facturación). Hay que revisarlos antes con el equipo de facturación.
- La ficha que se elimina es la de Brokalia, que está conectada con la integración de seguros. Si está duplicada, la de Brokalia tiene que ser la que se queda.
Dónde queda registrado
El equipo de Ciudadela guarda en sus propias notas del proveedor un resumen de cada fusión: quién la hizo y cuándo, los datos de la ficha eliminada, qué datos tomó de ella la que se queda y cuáles sobraron porque ya tenía los suyos. Ese resumen no aparece en las notas de tu despacho: si necesitas el email o el teléfono con el que constaba la ficha duplicada, pídelo a soporte.
Lo que sí ves en las notas de tu despacho son las tuyas: si tenías notas en las dos fichas, las de la ficha eliminada se añaden al final de las de la que se queda.
Ver también
Avisar a un proveedor de sus incidencias
Los correos de cambios en las incidencias solo llegan a un proveedor si están encendidos a la vez el interruptor de tu organización (apagado por defecto) y el de su ficha. Los correos del CAE se envían siempre.
Incidencias y el resto de tareas del CRM
Los seis tipos de tarea del CRM y el ciclo completo de una incidencia: cómo recibir, triar y resolver de propietarios en Ciudadela: cola de Abiertos/Pendiente/Cerrado, asignación a proveedor, llamadas IA automáticas, hilo de comunicación multicanal y workflow desde reporte hasta cierre.