Cómo gestionar proveedores Recomendados, Inactivos y Prohibidos

Además de los contratos Activos y los Proveedores Con Movimientos, el catálogo de proveedores incluye tres listas especiales: Recomendados, Inactivos y Prohibidos. Cada una cumple un papel distinto en la gestión del directorio.

Acceso a las tres pestañas

Menú lateral → Proveedores (URL /admin/community/{id}/contracts)

Pestañas: Activos / Proveedores Con Movimientos / Inactivos / Recomendados / Prohibidos.

Pestaña Inactivos

Lista los contratos terminados o suspendidos: proveedores que en su día prestaron servicio a la comunidad pero ya no están activos.

Cómo aparece un proveedor aquí

• Cuando editas un contrato activo y cambias su Estado a Inactivo.
• Cuando rescindes un contrato (fecha de fin pasada y Auto renovar desactivado).

Columnas

Las mismas que en Activos: Proveedor / Estado / Numero / # Emergencia / Email / Certificados / Referencia / Servicios / Archivo. El distintivo Estado ahora muestra Inactivo (rojo).

Cuándo consultar Inactivos

• Cuando un vecino te pregunta qué proveedor hacía X servicio hace 3 años.
• Cuando quieres recuperar un proveedor anterior tras una mala experiencia con el actual.
• Cuando estás haciendo limpieza de duplicados en Activos y quieres confirmar que estás moviendo el correcto.

:::tip No borres, marca como inactivo Aunque tengas tentación de borrar un contrato terminado, siempre prefiere marcarlo como Inactivo. El histórico es valioso (facturas, incidencias, evaluación) y se pierde si borras. :::

Pestaña Recomendados

Lista de proveedores que la oficina sugiere a la comunidad pero con los que aún no se ha firmado contrato. Sirven como base para cuando hay que contratar un servicio nuevo.

Estructura distinta

Las columnas cambian respecto a Activos:

Botón Agregar

Arriba a la derecha, el botón Agregar abre el directorio de la oficina para añadir proveedores como recomendados a esta comunidad concreta.

Cómo se usan

Cuando necesitas un servicio nuevo:

1. Abre Recomendados y filtra por Servicios.
2. Revisa los disponibles y consulta sus Notas.
3. Solicita presupuesto (consulta Cómo solicitar y comparar presupuestos).
4. Al firmar contrato, el proveedor pasa automáticamente a Activos.

:::tip Curado a nivel oficina La lista de recomendados se gestiona normalmente a nivel oficina (portfolio), no por comunidad. Si tu despacho ha trabajado con un proveedor que te gusta, añádelo al directorio de la oficina y márcalo como recomendado para que aparezca en todas las comunidades del portfolio. :::

Pestaña Prohibidos

Lista de proveedores expresamente vetados por la junta para esta comunidad. Sirve para evitar que un administrador (nuevo o sustituto) contrate sin querer a alguien con quien la comunidad ha tenido mala experiencia.

Mismas columnas que Recomendados

La estructura es idéntica a Recomendados: Proveedor / Teléfono / # de Emergencia / Email / Notas / Servicios / Provincias / Certificado / Portal / Acciones.

Botón Agregar Prohibidos

Arriba a la derecha. Te lleva al directorio de la oficina para marcar un proveedor como prohibido en esta comunidad.

Cuándo añadir a Prohibidos

• Acuerdo formal de la junta vetando a un proveedor (queda recogido en el acta).
• Mala experiencia grave: trabajo defectuoso reiterado, conflicto, abandono de obra.
• Conflicto de interés: el proveedor es familiar de un propietario, etc.

Documenta siempre el motivo en Notas para que un futuro administrador entienda la decisión.

Qué pasa al añadir a Prohibidos

• El proveedor sigue existiendo en el directorio de la oficina (no se borra).
• En otras comunidades del portfolio sigue siendo seleccionable normalmente.
• En esta comunidad, al intentar crearlo como contrato activo o solicitarle presupuesto, debería aparecer un aviso o quedar bloqueado.

:::caution La prohibición es por comunidad, no global Si quieres prohibir un proveedor en todas las comunidades del portfolio (caso extremo), márcalo como inactivo a nivel oficina. Eso lo retira del directorio para todas. :::

Buenas prácticas

Higiene anual

Cada enero dedica 30 minutos a:

1. Revisar Inactivos y borrar duplicados claros.
2. Revisar Recomendados y eliminar los que ya no aplican (proveedores que cerraron, cambios de zona).
3. Revisar Prohibidos y verificar que el motivo sigue vigente.

Comparte la lista con la junta

En la junta ordinaria, incluye un punto del orden del día sobre el catálogo de proveedores:

• Aprobación de los proveedores activos.
• Validación de la lista de recomendados.
• Confirmación de los prohibidos.

Así la junta queda informada y los acuerdos quedan en acta.

Mueve un Prohibido a Inactivo si la junta lo desbloquea

Si una nueva junta revoca el veto a un proveedor, muévelo a Inactivos (o directamente a Activos si vais a contratarlo). Mantén el histórico en Notas para documentar el cambio de decisión.

Errores frecuentes

• Un proveedor sigue apareciendo en Activos pero rescindiste su contrato hace 6 meses: edítalo y cambia su estado a Inactivo. Si está sin estado, la plataforma asume activo.
• No puedes añadir a Prohibidos a un proveedor que no está en el directorio: créalo primero en Recursos de la oficina, luego ponlo como Prohibido.
• Un proveedor Recomendado no aparece al solicitar presupuesto: revisa los filtros de la ventana. La categoría del servicio del proveedor debe coincidir con el servicio de la incidencia.
• Aparece un duplicado en Recomendados que añadió otro admin: contacta al administrador original antes de borrar, podría tener motivo.

Vídeo de la Academia

Ver también

• Cómo consultar el catálogo de proveedores
• Cómo crear un nuevo contrato con proveedor
• Cómo solicitar y comparar presupuestos
• Cómo modificar la oficina (portfolio) - directorio global de proveedores.