Para administradores

Manual operativo del despacho: alta y edición de comunidades, facturación a vecinos, contabilidad y banco, modelos fiscales, juntas, proveedores y comunicación.

El panel del despacho

Todo el trabajo se organiza en dos niveles: tu despacho se divide en oficinas (también llamadas carteras o portfolios) y cada oficina agrupa sus comunidades. Desde el panel accedes a cualquiera de ellas sin cambiar de sesión, y cada comunidad lleva su propio ejercicio contable, sus vecinos, sus proveedores y sus incidencias.

• Cómo modificar la oficina (portfolio) del despacho
• Cómo crear una nueva comunidad

El menú lateral

El menú de la izquierda se puede fijar o plegar con el botón de la esquina superior (Fijar menú lateral / Dejar de fijar menú lateral). Fijado queda siempre desplegado; plegado se reduce a una columna de iconos —los títulos de cada sección siguen a la vista— que se despliega sola al pasar el ratón por encima o al entrar en ella con el tabulador, y vuelve a plegarse en cuanto sales. La elección se recuerda entre sesiones. Encima del menú está el interruptor Menú ↔ IA, que también existe dentro de una comunidad: IA abre Tu Equipo de IA con esa comunidad como contexto —su tarjeta se queda arriba del panel— y Menú te devuelve a ella. El menú plegable se va activando por despachos: si no ves el botón de fijar, tu menú todavía es el anterior.

Gestión de oficina y comunidades

Alta y edición de oficinas (portfolios) y comunidades, ficha vecino, presidente, propiedades, configuración de cliente, métodos de pago y notas.

• Cómo crear una nueva comunidad — Guía paso a paso para dar de alta una Comunidad de Propietarios (CP) en Ciudadela: datos identificativos, dirección, política de aprobación de presupuestos y documentación obligatoria.
• Cómo dar de alta a un presidente de la comunidad — Guía paso a paso para añadir un presidente (o cualquier cargo del órgano de gobierno) a una Comunidad de Propietarios desde el panel de administración.
• Cómo editar una comunidad
• Cómo modificar la configuración de cliente de la comunidad — Cómo ajustar los interruptores y parámetros de la pestaña Configuración de Cliente de una Comunidad de Propietarios: automatización de cuotas, consolidación SEPA, IVA, consumos (agua/ACS/calefacción), VeriFactu y régimen fiscal.
• Cómo añadir un método de pago en la comunidad y asignarlo
• Cómo modificar la oficina (portfolio) del despacho
• Cómo escribir notas de la comunidad
• Cómo cambiar la titularidad de una propiedad — Cómo cambiar el propietario, inquilino o representante de una propiedad en Ciudadela, y cómo actualizar la asignación de pagos para que los nuevos recibos vayan al pagador correcto.
• Cómo consultar y editar la ficha de un vecino — Cómo abrir la ficha de un vecino (propietario o inquilino), revisar todos sus datos (DNI, dirección, propiedades, recibos, suscripciones, cuentas responsables) y editar campos como contacto, dirección, documento de identidad o método de pago.

Facturación

Cobro a vecinos: cuotas, derramas, remesas SEPA N19, devoluciones y cierre de ejercicio.

• Cómo crear una cuota en la comunidad — Cómo dar de alta una nueva cuota (ordinaria, derrama o ajuste) en una Comunidad de Propietarios desde Finanzas Ciudadela → Cuotas y Presupuestos → Cuotas.
• Cómo crear una remesa para cobrar recibos domiciliados — Guía paso a paso para seleccionar recibos pendientes domiciliados y generar una remesa SEPA (cuaderno 19) lista para presentar al banco.
• Cómo devolver o anular recibos — Cómo gestionar las devoluciones de recibos en Ciudadela: importar fichero N19 de retorno del banco, anular recibos manualmente, cancelar varios a la vez con Editar Recibos, y entender el impacto contable de cada operación.
• Cómo crear una derrama (cuota extraordinaria) — Cómo emitir una derrama en Ciudadela: cuota extraordinaria con importe total, reparto por coeficiente o por tipo de propiedad, periodicidad mensual/anual, y generación automática de recibos por propiedad.

Contabilidad

Subir facturas con OCR, pagar facturas, reconciliar movimientos bancarios, Modelo 347 y casuística contable del día a día.

• Cómo crear el ejercicio contable de la comunidad
• Cómo subir facturas con OCR y validarlas — Cómo subir facturas de proveedores al Buzón OCR de Ciudadela, validar la extracción automática de datos, crear facturas manualmente y mover la factura al circuito de pago. Incluye los tipos de documentos aceptados, la cola de facturas pendientes, edición de columnas y exportación.
• Cómo pagar facturas (transferencias SEPA N34) — Cómo procesar el pago de facturas pendientes en Ciudadela: pago individual con Zer0, transferencia manual SEPA N34, generación de transferencia desde varias facturas y cómo marcar una factura como pagada cuando ya pagaste por fuera del sistema.
• Cómo reconciliar movimientos bancarios — Cómo cuadrar los movimientos bancarios con facturas, cuotas y asientos contables en Ciudadela. Incluye filtros Sin contabilizar / Devoluciones, la ventana Editar movimiento, asientos puente, puntear movimientos, edición masiva y la Fecha de Cuadre.
• Cómo cerrar un ejercicio contable y liquidar la 129 — Cómo cerrar el ejercicio contable anual en Ciudadela: comprobaciones previas, liquidar el saldo de la cuenta 129 (Resultado del Ejercicio) contra las cuentas 120/121, ejecutar el Cierre de balance y marcar el ejercicio como cerrado eligiendo Fecha de cierre.
• Cómo contabilizar una devolución de recibo (N19) — Cuando el banco te devuelve un cobro SEPA, cómo identificarlo, qué hacer con la deuda del vecino, cómo notificarle y cómo registrarlo correctamente en la contabilidad.
• Cómo conciliar un ingreso parcial (vecino paga menos que el recibo) — El vecino paga 80 € cuando el recibo es de 100 €. Cómo dejarlo parcialmente cobrado, qué hacer con la deuda residual y cómo se enlaza con el siguiente recibo.
• Cómo gestionar un ingreso superior al recibo (saldo a favor) — El vecino paga 250 € cuando el recibo era de 200 €. Cómo registrar el saldo a favor, compensarlo con próximos recibos o devolver el exceso.
• Cómo conciliar un ingreso sin recibo asociado (pre-asignación) — El vecino paga antes de que emitas el recibo, o adelanta varios meses. Cómo registrar el ingreso, mantenerlo en pre-asignación y casarlo cuando llegue el recibo correspondiente.
• Cómo conciliar un ingreso de varios recibos a la vez — El vecino paga 3 mensualidades juntas, o cuota más derrama en una sola transferencia. Cómo desglosar el ingreso y casarlo con los recibos correctos.
• Cómo gestionar transferencias desconocidas y movimientos sin identificar — Llega un ingreso o gasto sin concepto claro o sin emisor identificado. Cómo investigar, cuándo dejarlo en suspenso, y cómo devolverlo si no aparece dueño.
• Compensaciones, abonos y pagos en efectivo — Casos contables menos frecuentes: compensar deudas con saldos a favor, registrar pagos en mano de vecinos, emitir abonos a proveedores y reflejar correctamente la operación.

Modelos fiscales

Declaraciones fiscales que prepara la comunidad desde Impuestos: Modelo 111 (retenciones), Modelo 303 (IVA) y Modelo 347 (operaciones con terceros).

• Cómo funcionan los modelos de impuestos en Ciudadela — Dónde se preparan los modelos fiscales de una comunidad (111, 303 y 347), cómo se crea una declaración, qué significa cada tipo de presentación, cómo se sigue su estado y cómo ver de un vistazo qué falta en todas las comunidades.
• Cómo preparar el Modelo 111 (retenciones de IRPF) — Genera el Modelo 111 trimestral de la comunidad: revisa las retenciones de nóminas y de profesionales del trimestre, excluye las que no tocan, descarga el fichero .txt para la AEAT y márcalo como presentado.
• Cómo preparar el Modelo 303 (autoliquidación de IVA) — Genera el Modelo 303 trimestral de una comunidad con actividad sujeta a IVA: elige el tipo de declaración según el resultado, revisa el IVA repercutido y soportado, excluye líneas y descarga el fichero .txt para la AEAT.
• Cómo preparar el Modelo 347 (operaciones con terceros) — Genera el Modelo 347 anual de la comunidad con el asistente de Impuestos: revisa las facturas de cada proveedor que supera 3.005,06 €, excluye las que no tocan, corrige los avisos y descarga el fichero .txt para la AEAT.
• Cómo revisar los proveedores del Modelo 347 en Proveedores con movimientos — Antes de generar el Modelo 347, comprueba en Proveedores con movimientos qué proveedores superan los 3.005,06 € del ejercicio anterior, detecta los que no tienen contrato ni factura registrada y regularízalos.
• Cómo subir manualmente un modelo presentado fuera de la comunidad — Si un modelo fiscal no se generó desde la pantalla de Impuestos de la comunidad (lo presentó la asesoría o es anterior al alta), sube su justificante, el informe o el justificante de pago para que el historial de la comunidad esté completo.
• Cómo ver qué modelos fiscales faltan por subir en tus comunidades — La vista global de Modelos Fiscales muestra, comunidad a comunidad, qué modelos están presentados y cuáles faltan. Filtra por contable y por Pendientes de subir o Ya subidos para organizar la campaña.

Herramienta de Juntas

Convocatoria, orden del día, asistencia, votos, redacción y publicación del acta.

• Cómo convocar una junta de propietarios — Cómo organizar el ciclo completo de una junta en Ciudadela: desde la pre-junta con orden del día y convocatoria, hasta la junta celebrada y el acta publicada. Incluye votación digital, presencial / online / mixta, y firma del acta.
• Cómo escribir y editar el orden del día de una junta — Añade, edita y reordena los puntos del orden del día. Configura tipo de mayoría requerida, votación secreta, opciones de voto y texto de resolución que se mostrará en el acta. Incluye plantilla auto-poblada y generación con IA (Lyra).
• Cómo gestionar derechos de voto y delegaciones — Configura quién vota por cada propiedad, gestiona delegaciones de voto en representantes y revisa qué propietarios pierden el derecho a voto por morosidad antes de la junta.
• Cómo descargar, regenerar y enviar la convocatoria — Tres acciones del panel lateral en Pre Junta: cómo se genera el PDF de la convocatoria, cómo se reenvía cuando hay cambios y cómo se envía a los propietarios respetando los plazos de la LPH.
• Cómo marcar asistencia y delegaciones en la junta — Registra la asistencia de cada propietario o su representante, controla las personas ajenas (asesores, letrados) y vigila el quórum en tiempo real desde el panel de Asistencias.
• Cómo registrar los votos durante la junta — Activa la votación punto por punto, registra el voto de cada asistente y revisa los resultados con el cálculo automático del coeficiente y del quórum. La pantalla de sesión está pensada para proyectarse durante la reunión.
• Cómo redactar y subir el acta de la junta — Tras celebrarse la junta, redacta el acta con las resoluciones aprobadas, fija la hora de cierre, sube el documento firmado y prepáralo para la firma digital. Acciones en la etapa Junta Celebrada.
• Cómo firmar y publicar el acta de la junta — Solicita la firma digital del acta al presidente y al administrador, sube el documento firmado y publica el acta para que llegue a todos los vecinos. Acción que cierra la junta en la etapa Acta Publicada.

Normativa

Coordinación de Actividades Empresariales, protección de datos y notificaciones electrónicas de las administraciones: qué obliga a la comunidad, cómo se contrata o activa cada servicio y qué documentación genera.

• Introducción al CAE: qué es y cómo se ve en Ciudadela — Qué obligación cubre la Coordinación de Actividades Empresariales, y cómo leer la pantalla que dice en qué comunidades está activa y cuántos proveedores tienen la documentación al día.
• Cómo contratar el CAE para una comunidad — Activar el CAE en una comunidad, elegir plan con o sin SPA, abrir el expediente de cada proveedor y generar el informe provisorio mientras llega la evaluación de riesgos.
• Introducción a la LOPD — Qué obligación de protección de datos tiene una comunidad de propietarios y cómo leer la pantalla que dice en cuáles está contratada y en cuáles falta.
• Cómo contratar la LOPD de una comunidad — Rellenar el cuestionario de protección de datos de una comunidad —datos, perfil, empleados, tratamientos y medidas— y contratar el servicio.
• La documentación de LOPD de una comunidad — Dónde están los documentos que genera el servicio de LOPD, qué hay en cada grupo y cómo descargarlos todos de golpe para entregarlos en la junta.
• El buzón AAPP: notificaciones de la administración — Qué son las notificaciones electrónicas de las administraciones públicas, cómo dar de alta el certificado digital y el buzón de una comunidad, y cómo Ciudadela lleva la cuenta atrás de los 10 días de cada notificación.

Proveedores

Catálogo, contratos, recomendados/inactivos/prohibidos, cambios y bajas de proveedor.

• Cómo consultar el catálogo de proveedores de la comunidad — Listado de proveedores asignados a la comunidad: contratos activos, proveedores con movimientos económicos, inactivos, recomendados y prohibidos. Filtros, columnas y exportación.
• Cómo crear un nuevo contrato con proveedor — Alta de un contrato vinculando un proveedor del directorio con la comunidad: servicios prestados, fechas de inicio, fin, preaviso y firma, auto-renovación, notas y documento adjunto.
• Cómo gestionar proveedores Recomendados, Inactivos y Prohibidos — Las tres categorías especiales del catálogo de proveedores: la lista de recomendados por la oficina, el archivo de inactivos y los proveedores expresamente vetados por la junta.
• Cómo cambiar, renovar o dar de baja a un proveedor — Edita un contrato existente para renovarlo, actualizarlo o terminarlo. Cómo sustituir un proveedor cuando hay incidencias pendientes y cómo mantener el histórico al darlo de baja.

Comunicación e incidencias

Incidencias, comunicación masiva, noticias del portal del vecino y solicitud de presupuestos.

• Cómo gestionar incidencias de la comunidad — Cómo recibir, triar y resolver incidencias de propietarios en Ciudadela: cola de Abiertos/Pendiente/Cerrado, asignación a proveedor, llamadas IA automáticas, hilo de comunicación multicanal y flujo desde reporte hasta cierre.
• Cómo enviar comunicación masiva a los vecinos — Cómo enviar mensajes a todos o algunos vecinos de la comunidad por email, WhatsApp o correo postal en Ciudadela. Incluye plantillas, segmentación por propiedad, suscripciones del vecino y los 4 caminos para llegar al vecino.
• Cómo crear noticias en el portal del vecino — Cómo publicar una Noticia o Circular en la comunidad: editor de texto enriquecido con plantilla, adjuntos, vista previa en vivo, selector de canales de notificación y descarga del PDF resultante.
• Solicitar y comparar presupuestos — Cómo solicitar presupuesto a varios proveedores desde una incidencia, generar la plantilla con IA, comparar las ofertas y adjudicar.