Rutinas: crearlas por prompt y seguir sus ejecuciones

La sección Rutinas de Tu Equipo de IA: describir en una frase lo que quieres que pase solo, confirmar la configuración que propone la IA y ver cada ejecución con su resultado, el calendario de la semana y las que esperan tu aprobación.

Una rutina es una tarea que la IA hace sola, sin que nadie se la pida: el repaso de morosidad de los lunes, el informe de incidencias abiertas cada mañana, procesar cada lectura de contador en cuanto entra. La sección Rutinas es donde se crean y donde se ve cómo les va.

:::info Se está desplegando por despachos Esta sección se activa progresivamente. Si al pulsar Nueva Automatización te aparece el formulario clásico con los campos Nombre, Modelo y Trigger, tu despacho todavía usa la versión anterior: sigue las guías de Rutinas programadas y Rutinas por evento. :::

Entrar en la sección

En Tu Equipo de IA, pulsa Nueva Automatización en el panel de la izquierda. Se abre la sección Rutinas: arriba la caja para crear una, debajo la lista de las que ya existen y, en la pestaña Calendario, la semana con lo que se ejecutó y lo que viene.

La pestaña Rutinas del propio panel izquierdo (el tercer icono, junto a Compartidas y Propias) agrupa las rutinas en Por revisar, Activas y En pausa. Pulsar una abre su detalle, no un chat: los hilos de cada ejecución están dentro.

Crear una rutina

1. Descríbela en una frase

En la caja Crea tu automatización escribe lo que quieres que pase solo, como se lo dirías a una persona:

Cada lunes a las 10
, revisa las juntas de las próximas 3 semanas y avísame de lo que falte.

Cuando se cree una incidencia de fontanería, pide presupuesto a los proveedores de la zona.

Pulsa Continuar.

2. Confirma lo que va a crear

La IA no guarda nada todavía: te muestra Esto es lo que voy a crear con cada dato como una ficha que puedes tocar para corregirla.

Ficha	Qué decide
Se ejecuta	Programada (a una hora) o Por evento (cuando pasa algo en Ciudadela).
Cada / El día / A las	La frecuencia (cada hora, cada día, cada semana o cada mes), el día de la semana o del mes, y la hora. La hora es la de Madrid.
Cuando	En las rutinas por evento, el disparador: se crea una tarea, se convoca una junta, se lee un contador… Solo aparecen los eventos que existen de verdad; si tu frase pide uno que no existe, la IA te lo dice en vez de crear una rutina que nunca se dispara.
Guarda en	Hilo nuevo en cada ejecución (para informes: mira los datos de hoy y no arrastra nada) o Mismo hilo (para seguimientos, que crecen y gastan más).
Qué tareas la disparan	Solo en las rutinas sobre tareas: seis fichas (Cartera, Comunidades, Tipo, Categoría, Prioridad, Canal) que acotan qué tareas la lanzan. Sin elegir nada, entra cualquiera. Debajo, la frase que lo resume: «Se ejecutará cuando se cree una tarea de tipo incidencia, que entre por WhatsApp…».
Usa	Las habilidades fijadas, una o varias. Fijarlas hace que cada ejecución siga el mismo procedimiento; sin fijarlas, la IA decide cada vez.

Debajo están las Instrucciones, el texto que la IA recibe en cada ejecución, y en Avanzado el modelo y el esfuerzo de razonamiento. A la derecha verás la primera ejecución prevista.

:::tip Filtra las tareas antes de gastar créditos Una rutina sobre «se crea una tarea» sin filtros se ejecuta con todas las tareas del despacho. Si tienes una rutina de triaje por oficina o por canal, dile qué tareas son suyas: dentro de una ficha basta con que se cumpla uno de los valores (Email o WhatsApp); entre fichas se tienen que cumplir todas (de la cartera Madrid y urgente). Así cada tarea dispara solo la rutina que le corresponde, y dos rutinas no escriben a la vez sobre el mismo ticket. :::

Pulsa Guardar rutina.

3. Al guardar no se ejecuta nada

Se abre el detalle de la rutina con el aviso Rutina guardada y la fecha de su próxima ejecución. No ha corrido todavía. Si quieres verla funcionar ya, pulsa Probar ahora.

:::tip La primera ejecución pide permiso La primera vez que una rutina va a escribir o enviar algo (crear una tarea, mandar un email…) se detiene y te pide aprobación antes de hacerlo. Verás la ejecución como Esperando tu aprobación; al abrirla puedes Aprobar, Rechazar o editar lo que propone. Una vez aprobada, las siguientes ejecuciones corren solas. :::

El detalle de una rutina

Arriba, el estado (Activa, En pausa, Esperando tu aprobación, Su último run falló, Pausada tras 3 fallos, Archivada), cuándo se ejecuta y cuál es la próxima ejecución.

Estado: el interruptor pausa o reactiva la rutina sin perder su historial. Si hay una ejecución en curso, termina. Probar ahora la lanza en el momento.
Instrucciones: pulsa Editar para cambiar el texto que recibe la IA y Guardar cambios.
Avanzado: muestra el horario (para las programadas), la habilidad fijada, el modelo, el esfuerzo de razonamiento y el vecino de servicio (por su nombre) con el que escribe cuando no hay nadie delante. Mientras editas las instrucciones, el horario, las habilidades, el modelo y el esfuerzo se convierten en fichas que puedes tocar para cambiarlos — igual que al crearla — y se guardan con el mismo Guardar cambios.
Ejecuciones: cada una con la fecha, un resumen de lo que hizo (o el motivo del fallo) y lo que duró y gastó. Cada ejecución abre su propio hilo, donde puedes leer todo lo que hizo la IA.

Cuando algo falla

Si una rutina falla tres veces seguidas, se pausa sola y el detalle explica la causa: seguiría fallando y gastando créditos. Arregla el motivo y pulsa Reactivar. Reactivar o pausar a mano cuenta como que ya lo has visto: la rutina deja de aparecer en Por revisar aunque su última ejecución siga siendo un fallo.

Archivar

En el menú ⋯ del detalle, Archivar rutina hace que deje de ejecutarse y salga de la lista, pero su historial sigue consultable en el filtro Archivadas. Desarchivar la devuelve a la lista en pausa; tú decides cuándo activarla.

La lista y el calendario

Los filtros de la lista son Todas, Por revisar (esperando aprobación, con un fallo sin revisar o pausadas por fallos), Activas, En pausa y Archivadas. Cada fila muestra cuándo corre, cómo fue la última vez y la próxima ejecución, con el interruptor para pausarla.

La pestaña Calendario pinta la semana: las ejecuciones pasadas con su resultado (ejecutada, esperando aprobación, falló) y las futuras programadas. Pulsa una ejecución para abrir su hilo o una futura para abrir la rutina.

Errores frecuentes

«La he creado y no ha hecho nada» — es lo esperado: al guardar no se ejecuta nada. Mira la próxima ejecución en el detalle o pulsa Probar ahora.
«Se ha quedado en Esperando tu aprobación» — es su primera ejecución y quiere escribir o enviar algo. Abre la ejecución y decide.
«Se ha pausado sola» — ha fallado tres veces seguidas; el detalle dice por qué.
«Dice que su último run falló, pero la IA contestó» — la rutina terminó, pero una de sus acciones no se completó; el detalle dice cuál (por ejemplo, «No se ha podido añadir el comentario»). Hazla tú: relanzar la rutina repetiría también las acciones que sí salieron. Esto no cuenta para la pausa tras tres fallos.
«Cada día me manda lo mismo» — está en Mismo hilo y arrastra la respuesta anterior. Pásala a Hilo nuevo.