El buzón AAPP: notificaciones de la administración

Qué son las notificaciones electrónicas de las administraciones públicas, cómo dar de alta el certificado digital y el buzón de una comunidad, y cómo Ciudadela lleva la cuenta atrás de los 10 días de cada notificación.

AAPP son las siglas de administraciones públicas: la Agencia Tributaria, la Seguridad Social, el ayuntamiento, la Dirección General de Tráfico… Todas ellas se comunican con las comunidades de propietarios por vía electrónica: en lugar de una carta certificada, dejan la notificación en un buzón oficial en internet, y la comunidad tiene que entrar a recogerla con su certificado digital.

El buzón AAPP de Ciudadela es la pantalla donde se ven esas notificaciones, con lo que importa de cada una a primera vista: quién la envía, de qué trata, si lleva importe y cuántos días quedan para acceder a ella.

:::caution El plazo es de 10 días naturales La ley da a la comunidad 10 días naturales desde que la administración pone la notificación a su disposición. Si nadie accede en ese plazo, la notificación se da por rechazada y el procedimiento sigue adelante como si se hubiera leído: el requerimiento vence, la sanción se confirma, el plazo de alegaciones se pierde. Los días son naturales: cuentan sábados, domingos y festivos. :::

Ciudadela te ayuda a no dejar pasar ese plazo: enseña la cuenta atrás en cada notificación, avisa por correo cuando se acerca el vencimiento y marca en rojo la comunidad en sus comprobaciones. Lo que no hace es leer la notificación por ti: entrar en la sede electrónica y ver su contenido sigue siendo cosa del despacho.

Dónde está

Hay dos sitios:

Menú lateral → Normativa → Buzón AAPP muestra las notificaciones de todas tus comunidades, con tres contadores arriba: Pendientes de acceder, Vencen en 3 días o menos y Vencidas sin acceder (las comunicaciones cuentan como pendientes, pero nunca como a punto de vencer ni vencidas: no tienen plazo). Es la lista de trabajo del despacho.

https://mi.ciudadela.eu/admin/aapp-notifications

Ficha de la comunidad → Buzón AAPP muestra lo mismo para una sola comunidad, más las dos tarjetas con las que se pone en marcha: el certificado digital y el buzón oficial. En el menú de la comunidad, el número que acompaña a la entrada es cuántas notificaciones tiene pendientes.

Paso 1. El certificado digital de la comunidad

Para recoger notificaciones hace falta el certificado digital de la comunidad (el de representante de entidad sin personalidad jurídica, el mismo que se usa para presentar impuestos). La tarjeta Certificado digital de la comunidad admite dos caminos:

Botón	Cuándo usarlo
Subir certificado	La comunidad ya tiene certificado. Vale la parte pública (`.cer`, `.crt` o `.pem`) o el fichero completo `.p12` / `.pfx` con su contraseña. Ciudadela lee de él el titular, quién lo emitió, el número de serie y la fecha de caducidad.
Solicitar emisión	La comunidad no tiene certificado. Ciudadela pide uno nuevo a una autoridad de certificación; el presidente tendrá que hacer una vídeo-identificación con su documento de identidad. Ver Pedir un certificado nuevo.

:::tip Por defecto, la clave privada nunca sale de tu ordenador Si subes un .p12 o .pfx, Ciudadela te pide su contraseña y abre el fichero en tu navegador para quedarse solo con la parte pública del certificado. Ni la contraseña ni la clave privada se envían a Ciudadela ni se guardan en ningún sitio. Si la contraseña no es correcta, te lo dirá en el momento y podrás volver a intentarlo. La excepción es la custodia, que se explica a continuación y que tienes que autorizar expresamente. :::

Traer un certificado que ya tienes (custodia)

Para que Ciudadela consulte el buzón oficial por ti (Paso 2) no basta con la parte pública: hay que firmar cada consulta a DEHú con la clave privada del certificado. Por eso, al subir un .p12 o .pfx, la ventana de la contraseña ofrece dos opciones:

Opción	Qué pasa con el fichero	Para qué sirve
Extraer y subir (la casilla sin marcar)	Se abre en tu navegador y solo llega a Ciudadela la parte pública. La tarjeta lo indica con Sólo la parte pública está en Ciudadela.	Tener el certificado fichado: titular, caducidad, avisos de renovación y la cartera de certificados. El buzón oficial no se puede consultar automáticamente con él.
Subir y custodiar (marcando Autorizo a Ciudadela…)	El fichero completo y su contraseña viajan cifrados a Ciudadela, que se queda con la clave privada cifrada y la usa solo para firmar las consultas al buzón oficial. La tarjeta muestra la etiqueta Clave custodiada por Ciudadela, la fecha de la autorización y el último uso.	Que Ciudadela recoja las notificaciones de la comunidad en DEHú todos los días, sin que nadie del despacho tenga que entrar con el certificado en la mano.

Al marcar la casilla se despliega el texto de la autorización, que conviene leer: como titular del certificado autorizas a Ciudadela a conservar la clave y a usarla únicamente para consultar y gestionar las notificaciones electrónicas de la comunidad en DEHú y las sedes relacionadas. Ciudadela no entrega la clave a terceros ni la usa para otra cosa, y tú sigues siendo el titular y el responsable del certificado ante la autoridad que lo emitió.

La custodia funciona hasta que el certificado caduca: cuando caduque, habrá que subir el nuevo (y autorizar de nuevo la custodia) o pedir una emisión. Y se puede retirar en cualquier momento con el botón Retirar la clave de la tarjeta: Ciudadela destruye la clave, deja de consultar el buzón con ese certificado y la parte pública sigue fichada como hasta entonces. Si la contraseña no es correcta, la ventana te lo dice y puedes volver a intentarlo, igual que en la opción de solo extraer.

Pedir un certificado nuevo (vídeo-identificación)

Si la comunidad no tiene certificado, Solicitar emisión pide uno nuevo a Uanataca, la autoridad de certificación con la que trabaja Ciudadela. El titular será el presidente de la comunidad (o el vecino que elijas al pedirlo): hace falta que tenga correo y móvil en su ficha, porque Uanataca le escribe y le envía un código por SMS. La clave del certificado se queda en la nube de Uanataca; en Ciudadela solo llega la parte pública, como con Extraer y subir.

Si la emisión todavía no está disponible para tu despacho, la tarjeta lo dice en lugar del botón Solicitar emisión; mientras tanto, si la comunidad ya tiene certificado, puedes subirlo como en Traer un certificado que ya tienes.

La tarjeta muestra en qué paso va la solicitud, quién tiene que hacer algo y los botones que tocan en cada momento:

Paso	Qué pasa	Qué puedes hacer
Solicitud	Ciudadela crea la solicitud en Uanataca con el correo y el móvil del presidente.	Nada: es inmediato.
Vídeo-identificación	El presidente recibe un correo de Uanataca con un enlace. Desde el móvil, con su DNI a mano, graba un vídeo corto en el que enseña el documento y su cara. Tarda unos minutos.	La tarjeta muestra el mismo enlace por si prefieres pasárselo tú (Copiar enlace / Abrir enlace). Si no le llegó el correo, Reenviar email; si el enlace caducó o el vídeo quedó a medias, Generar nuevo enlace. Cancelar solicitud para desistir.
Revisión de Uanataca	Un operador de Uanataca comprueba el vídeo y el documento. Suele llevar horas en horario laboral.	Esperar. Comprobar estado consulta a Uanataca en ese momento; Ciudadela lo hace sola cada hora.
Aprobación del operador	Identidad verificada: falta acreditar que esa persona representa a la comunidad. El despacho adjunta el acta de la junta en la que se nombró al presidente (PDF, hasta 10 MB) y escribe en una línea qué documento es. Con eso, la solicitud pasa al operador de registro de Ciudadela (la persona formada por Uanataca), que coteja la identidad verificada, el acta y los datos de la comunidad, y firma la aprobación con sus credenciales.	Adjuntar acta de nombramiento. Después, la tarjeta dice «Enviado al operador de registro de Ciudadela para su aprobación» y no hay que hacer nada más; si el operador rechaza la solicitud, verás el motivo en la tarjeta.
Generación del certificado	El presidente recibe otro correo de Uanataca para generar el certificado: acepta el contrato, introduce el código que le llega por SMS y elige un PIN. Ese PIN es suyo y no se puede recuperar; conviene que lo apunte.	Reenviar email si no lo encuentra. Comprobar estado cuando lo haya hecho.
Emitido	El certificado aparece en la tarjeta como Vigente, con su titular y su fecha de caducidad.	Seguir con el Paso 2.

Si el vídeo no se completó o el documento no se pudo leer, el paso Vídeo-identificación se muestra en rojo con el motivo, y el presidente puede repetirlo con el mismo enlace o con uno nuevo. Si Uanataca rechaza la solicitud o alguien la cancela, la tarjeta lo dice con el motivo y se puede pedir otra emisión.

:::tip Nadie del despacho tiene que estar con el presidente Todo lo que hace el presidente lo hace desde su móvil y con los correos que le manda Uanataca. Del despacho sólo depende adjuntar el acta; la aprobación la hace el operador de registro de Ciudadela. Mientras tanto, la tarjeta se actualiza sola. :::

Junto a la fecha de caducidad hay una etiqueta con los días que le quedan al certificado. Un certificado Caducado o Revocado no sirve para recoger notificaciones: hay que subir uno nuevo o pedir otra emisión.

Paso 2. Activar el buzón

Con un certificado vigente, el botón Activar buzón de la tarjeta Buzón oficial se habilita. Al pulsarlo, Ciudadela deja la comunidad lista para consultar su buzón oficial y, a partir de ese momento, lo consulta varias veces al día por si la administración ha dejado algo nuevo. Si el certificado se subió con la clave (ver Traer un certificado que ya tienes), la primera consulta se hace en ese mismo momento: el buzón pasa a Activo y las notificaciones que ya estuvieran depositadas aparecen en la lista sin esperar. La tarjeta muestra cuándo se activó y cuándo fue la última consulta; si la última consulta falló, lo dice ahí mismo. Con DEHú, la consulta sólo funciona cuando la comunidad está dada de alta como gran destinatario (ver más abajo): hasta entonces la tarjeta queda en Pendiente.

El botón Comprobar ahora consulta el buzón en ese mismo momento (como mucho una vez por minuto): sirve para no esperar a la siguiente pasada después de hacer el alta en DEHú, o para traer una notificación que acaba de llegar.

Sin certificado vigente el botón queda deshabilitado y explica por qué al pasar el ratón por encima.

Alta en DEHú como gran destinatario

DEHú (el buzón único de la Administración) sólo deja consultar por sistema las notificaciones de las comunidades dadas de alta como "gran destinatario". Ese alta es un trámite manual, se hace una vez por comunidad y no depende de Ciudadela: se solicita ante la Secretaría General de Administración Digital con el certificado de la comunidad, y suele tardar unos días.

Mientras la comunidad no esté dada de alta, la tarjeta Buzón oficial queda en Pendiente y muestra el aviso "DEHú todavía no reconoce a esta comunidad como gran destinatario". No hace falta volver a pulsar Activar buzón: Ciudadela lo vuelve a comprobar cada día (o en el momento, con Comprobar ahora) y, en cuanto DEHú responda, el buzón pasa a Activo solo. Entre tanto, las notificaciones que subas en PDF o que lleguen al correo del despacho sí aparecen en la cartera.

Si DEHú deja de reconocer a una comunidad que ya estaba activa (por ejemplo, porque se revocó el certificado con el que se dio de alta), el buzón vuelve a Pendiente con el mismo aviso hasta que se renueve el alta.

La cartera de certificados

En Normativa → Buzón AAPP, la pestaña Certificados muestra todas las comunidades del despacho en una sola tabla: qué certificado tiene cada una (vigente hasta cuándo, caduca en N días, sin certificado), si hay una emisión en curso, el estado del buzón y cuántas notificaciones tiene pendientes. Los cuatro contadores de arriba (sin certificado, caducan en 30 días, emisiones en curso, buzones activos) y el filtro Mostrar sirven para atacar primero lo urgente.

Desde cada fila, Gestionar abre la sección Buzón AAPP de esa comunidad, donde se sube o se solicita el certificado y se activa el buzón; desde allí, Volver a la cartera de certificados devuelve a esta tabla. Con DEHú, el administrador ya no revisa comunidad por comunidad con un certificado en la mano: las llaves de todas están aquí.

Paso 3. Leer las notificaciones

Subir una notificación en PDF

Mientras el buzón oficial no esté activado (o para una notificación que llegó por otra vía), el despacho puede registrarla a mano: descarga el PDF de la notificación desde la sede electrónica y pulsa Subir notificación (PDF), en el Buzón AAPP de la comunidad o en la lista del despacho (ahí Ciudadela pregunta primero a qué comunidad pertenece). Solo se admite un PDF de hasta 10 MB. Ciudadela lee el documento, reconoce el organismo, el tipo, el importe y la fecha de puesta a disposición, y a partir de esa fecha arranca la cuenta atrás de 10 días. Si no consigue leer la fecha, la notificación queda registrada con la fecha de subida y conviene revisarla en el detalle.

Avisos de DEHú que llegan al correo del despacho

Cuando DEHú deja una notificación o una comunicación a nombre de una comunidad, manda un aviso de cortesía por correo («Aviso de cortesía de una nueva notificación electrónica») a la dirección que la comunidad tenga indicada en DEHú. Si esa dirección es el correo del despacho conectado a Ciudadela y ese correo es de Google (Gmail o Google Workspace), la notificación aparece sola en el Buzón AAPP, sin subir nada y sin que el buzón oficial esté activado:

Se registran las notificaciones electrónicas, con la fecha de vencimiento que trae el propio aviso, y las comunicaciones electrónicas, con el tipo Comunicación y sin plazo (ver abajo).
La comunidad se reconoce por su CIF. Si ninguna comunidad del despacho tiene ese CIF, el aviso no se registra; si lo comparten varias (un edificio y su garaje), la notificación queda Sin comunidad para que la asignes tú.
No se registran los avisos de notificaciones o comunicaciones postales (llegan en papel y su plazo corre desde la entrega), los de personas físicas ni los de notificaciones ya vencidas.
Ciudadela solo registra un aviso si el servidor de correo confirma que lo envió DEHú; un correo que se haga pasar por DEHú no crea nada.
Por ahora solo con correos de Google. Si el correo del despacho es de Outlook o Microsoft 365, o está conectado por IMAP, el aviso llega como cualquier otro correo pero no se registra solo: sube el PDF de la notificación o activa el buzón oficial de la comunidad.
Por ahora solo en los despachos en los que Ciudadela ya activó el Buzón AAPP. En el resto, el aviso llega como cualquier otro correo y no se registra solo.

:::caution No pulses el enlace directo del aviso El aviso trae un enlace directo a la notificación en DEHú. Abrirlo comparece la notificación: a partir de ese momento corre el plazo para contestar. La notificación del Buzón AAPP no lo guarda ni lo sigue, pero el correo original, que sigue apareciendo en la vista de correo como cualquier otro, sí lo trae: no lo pulses tampoco ahí. Entra en DEHú solo cuando el despacho decida acceder. :::

Cada fila de la lista es una notificación:

Columna	Qué dice
Comunidad	A qué comunidad va dirigida. Solo en la lista del despacho.
Organismo	Quién la envía: la Agencia Tributaria, la Tesorería de la Seguridad Social, un ayuntamiento…
Tipo	De qué se trata: requerimiento, liquidación, sanción, embargo o comunicación.
Importe	El importe que reclama, si lo hay.
Puesta a disposición	El día en que la administración la dejó en el buzón. Desde ahí cuentan los 10 días.
Plazo	La cuenta atrás: Quedan N días, Vence hoy o Vencida hace N días. Ámbar a partir de 3 días o menos, rojo cuando vence hoy o ya ha vencido. Una comunicación muestra Sin plazo.
Estado	Pendiente hasta que alguien accede a ella; Accedida después.

El desplegable Estado deja ver solo las pendientes o solo las accedidas. En la lista del despacho, la casilla Sin comunidad enseña las notificaciones que Ciudadela no ha podido atribuir a ninguna comunidad (por ejemplo, un mismo CIF con varias comunidades): ábrelas y usa Asignar comunidad para decir a cuál pertenecen. Hasta que tengan comunidad no se pueden gestionar.

Al abrir una fila se ve el detalle: el resumen de la notificación, el documento si lo hay, y dos botones.

Marcar como accedida

Cuando el despacho ha entrado en la sede electrónica y ha leído la notificación, pulsa Marcar como accedida. La notificación pasa a Accedida, la cuenta atrás se detiene y deja de contar en las comprobaciones y los recordatorios.

Si la notificación llegó por el buzón oficial, ese botón es la comparecencia: Ciudadela comparece en DEHú en nombre de la comunidad, y a partir de ese momento corre el plazo legal para contestar. DEHú devuelve el documento de la notificación y el CSV del acuse, que quedan guardados en la propia notificación: el PDF se abre en el detalle y el CSV sirve como justificante de la comparecencia. Ciudadela lee ese PDF igual que uno subido a mano y completa lo que el buzón no decía (el tipo, el importe y el resumen del acto); lo que el buzón ya había informado, como el organismo, no se toca. Si el documento no se pudiera guardar o leer, la comparecencia sigue siendo válida y la notificación queda como Accedida igualmente.

Avisar al presidente

Avisar al presidente abre una vista previa del correo que va a recibir el presidente de la comunidad: destinatario, remitente (el correo del despacho), asunto y el texto completo. Ciudadela propone el mensaje a partir de la notificación: quién la envía y cuándo, un resumen de qué trata (el que la IA extrajo al leerla), el importe si lo hay, hasta qué día se puede acceder y que el despacho se encarga de gestionarla. El presidente no entra en Ciudadela, así que el correo no lleva enlaces: todo lo que necesita saber va en el texto. Puedes reescribirlo entero antes de enviarlo (y volver a la propuesta con Restaurar la propuesta). Nada sale hasta que pulsas Enviar email.

Se envía una sola vez por notificación: si ya se avisó, la vista previa lo indica y no deja enviar de nuevo. Hace falta que el presidente tenga un correo en su ficha; si no lo tiene, la vista previa lo dice.

Recordatorios y comprobaciones

No hace falta mirar la lista todos los días. Mientras una notificación siga Pendiente, Ciudadela:

Envía un recordatorio por correo al administrador de la comunidad cuando quedan 7 días, 3 días y 1 día para el vencimiento. Cada aviso llega una sola vez, aunque haya varias notificaciones: van agrupadas en un mismo correo.
Marca la comunidad en Comprobaciones. En la pestaña Comprobaciones de la ficha de la comunidad hay dos comprobaciones nuevas del área Legal:

Comprobación	Cuándo se pone en rojo
Certificado digital vigente	La comunidad no tiene certificado activo, o el que tiene caduca en menos de 30 días. Solo aplica a comunidades que tienen el buzón dado de alta o han tenido certificado.
Notificaciones de la administración sin abrir	Hay alguna notificación pendiente cuyo plazo vence en menos de 3 días.

Las dos enlazan al buzón AAPP de la comunidad para resolverlo desde ahí.

Las comunicaciones (tipo Comunicación) informan de algo pero no abren un plazo de acceso, así que no generan recordatorios ni ponen en rojo la comprobación, y en la lista y en el detalle se ven como Sin plazo. Siguen Pendientes hasta que alguien las marca como accedidas.

:::caution Los avisos ayudan, no sustituyen Los recordatorios y las comprobaciones dependen de que el certificado esté vigente, de que el buzón esté activo y de que la administración haya depositado la notificación donde Ciudadela la consulta. Sirven para que no se te pase nada, pero la responsabilidad de acceder a tiempo y de contestar sigue siendo del despacho y de la comunidad. :::