Cambiar los importes de las cuotas del despacho

La pestaña Importes de las cuotas del despacho: ver todas las cuotas activas por comunidad, cambiar el importe en la propia tabla y guardar. Ciudadela cierra la cuota anterior y crea una nueva desde el próximo recibo sin emitir.

Abre el menú de tu avatar y pulsa Módulo de despacho: en Inicio configuras la organización y la contabilidad, y el menú lateral tiene las secciones de contabilidad. En Finanzas Ciudadela → Cuotas, la pestaña Importes muestra en una sola tabla todo lo que cobras hoy a cada comunidad: una fila por comunidad y cuota, con su periodicidad, su vigencia, el importe, el IVA, el IRPF y el total de cada recibo.

Es la forma rápida de actualizar honorarios: cambias el importe en la tabla, guardas y los próximos recibos salen con el importe nuevo.

Filtrar la tabla

Cuota: filtra por concepto (por ejemplo, Honorarios de administración), con su cuenta contable y el número de comunidades que lo tienen. Déjalo vacío para ver todas.
Buscar comunidad: filtra por el nombre de la comunidad o del concepto.

Cambiar importes

Pulsa Editar importes: la columna Importe pasa a tener un campo en cada fila editable (las cuotas con varias líneas y las semanales o quincenales siguen sin campo, ver más abajo). Hasta entonces la tabla es de solo lectura.
Escribe el importe nuevo en la columna Importe de cada fila que quieras cambiar. La fila se marca y el importe anterior aparece tachado. Puedes cambiar filas de varias páginas antes de guardar.
Arriba, junto a los filtros, aparece la barra de cambios pendientes. En Aplicar desde eliges desde qué fecha vale el importe nuevo (por defecto, mañana).
Pulsa Revisar y guardar. La ventana de revisión muestra cada cambio con el importe de antes, el de después y la fecha exacta desde la que se aplica.
Pulsa Guardar 1 cuota (o Guardar N cuotas, según cuántas hayas cambiado). Al terminar verás cuántas cuotas se han guardado y, si alguna ha fallado, el motivo. Las que fallan siguen en la tabla con el importe que escribiste para que puedas reintentarlo.

Descartar deshace todos los cambios que no has guardado. Dejar de editar vuelve a la tabla de solo lectura; mientras tengas cambios sin guardar no se puede pulsar: guárdalos o descártalos antes.

Comunidades sin cuota

La tabla incluye también las comunidades con las que el despacho tiene contrato y que todavía no tienen una cuota de ese concepto: aparecen a 0 € con Sin cuota. Si les pones un importe, al guardar se crea la cuota copiando la configuración del concepto (cuenta, periodicidad, IVA y días antes de facturar) y empieza en su próximo recibo a partir de «Aplicar desde». Si el concepto lleva IRPF, la cuota nueva retiene el mismo porcentaje sobre su importe.

Para reactivar una cuota que diste de baja, ponle un importe:

Si todavía no ha llegado su último día, sigue en la tabla con su fila: se crea una cuota nueva desde su próximo recibo, con su mismo día de facturación, y la antigua se queda cerrada.
Si su último día ya pasó, la tabla solo muestra cuotas activas, así que esa comunidad aparece como Sin cuota. La cuota nueva se crea como en cualquier comunidad sin cuota, con la configuración del concepto, así que su día de facturación puede no ser el que tenía la antigua.

Dar de baja una cuota

Pon 0 en el importe de la fila. La fila se marca en rojo con Se cancelará la cuota y, al guardar, la cuota termina el día antes de su próximo recibo sin emitir: no se crea ninguna cuota nueva y esa comunidad deja de recibir recibos de ese concepto. Si lo que pones a 0 es un importe programado que aún no ha empezado, se elimina ese importe programado.

Qué pasa por detrás

Una cuota no cambia de importe: al guardar, Ciudadela cierra la cuota actual el día antes de su próximo recibo sin emitir y crea una cuota nueva igual (mismo concepto, cuenta, periodicidad, IVA y días antes de facturar) con el importe nuevo.

El IRPF se guarda como un importe en euros, así que se recalcula con el mismo porcentaje sobre el importe nuevo: una cuota de 100 € con 15 € de IRPF pasa a 30 € de IRPF si la subes a 200 €. La fila y la ventana de revisión muestran el IRPF de antes y el nuevo.
La cuota nueva empieza en la fecha del primer recibo pendiente a partir de «Aplicar desde», así que conserva el día y el periodo de facturación. Una cuota trimestral de enero, abril, julio y octubre sigue siéndolo aunque elijas aplicar desde noviembre: el importe nuevo entra en enero.
Los recibos ya emitidos no cambian. Si el recibo del mes siguiente ya se generó por adelantado, el importe nuevo empieza en el siguiente.
La tabla muestra una fila por comunidad y concepto. Mientras el importe nuevo no ha empezado, la fila enseña el importe nuevo con la etiqueta Nuevo importe desde… y el importe anterior debajo. Puedes volver a cambiarlo: como aún no ha empezado y no tiene recibos, se sustituye por el importe nuevo con la misma fecha de inicio.

Cuotas que no se pueden cambiar aquí

El importe se muestra sin campo para escribir, y al pasar el ratón por encima se explica el motivo, cuando la cuota:

tiene varias líneas: cámbiala desde la pestaña Activas;
es semanal o quincenal.

Si una cuota termina antes de su próximo recibo y le pones un importe, se crea una cuota nueva desde ese recibo, como al reactivarla. Si le pones 0, la revisión la marca y no se guarda: ya no le quedan recibos por emitir.