Comisiones a proveedores: configurar el % y facturar sus facturas

Una comisión a proveedor es el porcentaje que un proveedor devuelve al despacho sobre lo que ha facturado a las comunidades que administras. Ciudadela ya conoce esas facturas (las que registras en cada comunidad) y sabe cuáles están pagadas, así que solo tiene que aplicarles el %, agruparlas y emitir un recibo al proveedor en el libro del despacho.

La comisión se gana cuando la comunidad paga la factura, no cuando el proveedor la emite: una factura pendiente de pago todavía no genera comisión.

Todo se hace desde Facturación, en la pestaña Comisiones, que aparece después de Eventos, Planes y Suscripciones. La pestaña solo existe si tu despacho tiene activo el módulo de facturación a terceros. Las comisiones se facturan solo desde esta pestaña: las facturas de los proveedores no aparecen en la vista Eventos.

:::note Solo se cobra comisión sobre facturas pagadas Una factura del proveedor genera comisión cuando la comunidad la ha pagado entera. Mientras esté sin pagar, o pagada solo en parte, aparece como Por pagar y no se puede facturar. El estado de pago se recalcula en segundo plano: después de conciliar el pago de una factura pueden pasar unos minutos hasta que deje de verse como Por pagar. :::

Paso 1. Encontrar al proveedor

La pestaña muestra todos los proveedores de Ciudadela, no solo los que ya trabajan con tus comunidades, con los mismos filtros que el buscador de proveedores:

• Buscar proveedor: por nombre o NIF.
• Ubicación: los proveedores cuya zona de cobertura llega a 30 km de la dirección que elijas.
• Certificado: solo los proveedores que tu despacho ha marcado como certificados.
• Servicio 24 horas, Servicios y Provincias.
• Todos / Con facturación / Sin facturación: los que ya tienen una comisión configurada en tu despacho, o los que todavía no. Cada opción muestra cuántos proveedores hay con el resto de filtros.

Limpiar quita todos los filtros. Los filtros se guardan en la dirección de la página, así que puedes compartir una búsqueda con un enlace.

Arriba, en la cabecera de la pestaña, eliges el rango de fechas; por defecto es el mes en curso. El rango se aplica a la fecha de la factura, y todas las cifras de las tarjetas y los botones de facturar trabajan solo con las facturas de ese rango. Puede abarcar como máximo un año: si eliges un rango más largo, la pantalla te avisa y no muestra cifras ni deja facturar hasta que lo acortes.

Cada proveedor aparece en una tarjeta con su NIF, el número de comunidades tuyas a las que ha facturado, sus servicios y provincias, y su situación de facturación en el rango:

• Con facturación: el % de comisión y lo que tiene pendiente de facturar (el importe de la comisión y cuántas facturas pagadas lo componen), o Al día si no tiene nada pendiente. También cuenta las facturas por pagar (la comunidad aún no las ha pagado enteras), las que no tienen comisión y las que ya están facturadas.
• Sin facturación: cuántas de sus facturas no tienen comisión, o Sin facturas registradas.

Si el proveedor tiene facturas pagadas y sin facturar de meses anteriores al rango (hasta un año atrás), la tarjeta te avisa de cuántas son: amplía el rango hacia atrás para verlas y facturarlas.

Paso 2. Configurar la comisión

En un proveedor Sin facturación, pulsa Configurar comisión, escribe el % y pulsa Guardar. Mientras no guardes, la tarjeta lo marca como Sin guardar y puedes Descartar el cambio. El mismo campo sirve después para cambiar el %.

Con la flecha de la tarjeta se despliegan las Excepciones por comunidad. Sirven para pactos distintos con una comunidad en particular (por ejemplo, un 10 % general y un 5 % para la comunidad grande con la que negociaste otro precio). Con Añadir excepción eliges la comunidad y su %; cada fila se puede eliminar cuando el pacto deje de aplicar.

Al facturar, cada factura toma el % así:

Una factura de una comunidad sin excepción, de un proveedor que solo tiene excepciones, no se factura: aparece como Sin comisión hasta que le pongas un % general o una excepción para esa comunidad.

El botón de la papelera, Quitar comisión, borra el % general y todas las excepciones del proveedor. Lo que ya se facturó no cambia.

Si un proveedor todavía no está dado de alta en tu contabilidad, sus botones aparecen desactivados: no tiene facturas registradas a las que aplicar una comisión.

:::caution Los ciclos automáticos cobran lo que se copió, no lo que pone aquí Estos porcentajes mandan siempre al facturar desde esta pestaña. Un plan de facturación recurrente no los consulta en cada ciclo: los copia una sola vez, al crearlo desde el asistente (ver «Convertirlo en una facturación recurrente»). Si después cambias una excepción aquí, el plan seguirá cobrando el valor copiado hasta que lo ajustes en la suscripción. :::

Paso 3. Facturar

No hay que registrar ni sincronizar nada antes: Ciudadela lee directamente las facturas que el proveedor ha emitido a tus comunidades en el rango elegido. Tienes tres formas de facturar la comisión, según cuántos proveedores quieras incluir:

• Facturar todos (N), arriba a la derecha: todos los proveedores que muestran los filtros con comisión configurada y algo pendiente en el rango, no solo los de la página que estás viendo. Si hay algún filtro activo, el botón dice Facturar todos los filtrados (N).
• Facturar seleccionados (N): marca las tarjetas de los proveedores que quieras y pulsa el botón de la barra de selección. La casilla de la cabecera selecciona todos los proveedores filtrados.
• Facturar, dentro de Facturas del proveedor: para facturar solo algunas facturas de un proveedor (ver más abajo).

Antes de facturar, un diálogo lista cada proveedor con sus facturas pendientes y su comisión, el total, y cuántos proveedores se omiten porque no tienen comisión o no tienen nada pendiente. En ese mismo diálogo eliges la Cuenta de ingreso del libro del despacho, el IVA y la fecha.

Al confirmar se emite un recibo por proveedor, cada uno con sus facturas pagadas y pendientes del rango, y esas facturas pasan a Facturada. Si alguno no se puede facturar (por ejemplo, porque sus facturas ya las cobra una suscripción), los demás se facturan igualmente y un aviso te dice cuál falló y por qué.

Facturas de un proveedor

Con Ver facturas en la tarjeta de un proveedor se abre Facturas del proveedor: la lista de las facturas que ha emitido a tus comunidades en el rango, con su fecha, comunidad, referencia, base imponible, la comisión que le corresponde y su estado. Arriba tienes un filtro por estado que muestra cuántas facturas hay en cada uno, para ir directo a las que te interesan.

Marca facturas Pendientes y pulsa Facturar (N) para emitir un recibo solo con ellas. El diálogo pide la cuenta de ingreso, el IVA y la fecha, y permite un % para este cobro que sustituye al configurado solo en ese recibo. Si alguna de las facturas ha cambiado mientras tanto (ya se facturó, la reclamó una suscripción o dejó de constar como pagada), Ciudadela no emite nada y te pide actualizar la lista: así no se factura dos veces la misma factura.

Anular un recibo de comisión

En una factura Facturada, la referencia del recibo enlaza con él. Mientras ese recibo esté Por pagar, puedes pulsar Anular recibo: se anula el recibo entero, no solo esa factura, y todas las facturas que incluía vuelven a Pendiente, listas para facturarse de nuevo. Una vez que el proveedor ha pagado el recibo (la factura aparece como Cobrada) ya no se puede anular desde aquí.

Si una factura deja de estar pagada

Puede pasar si se devuelve el pago, se deshace la conciliación o se cancela la factura.

• Si su comisión aún no se había facturado, la factura vuelve a Por pagar y no se factura, ni desde aquí ni desde una suscripción. Cuando la comunidad la vuelva a pagar, se podrá facturar de nuevo.
• Si la comisión ya se había facturado, Ciudadela no la deshace sola, porque deshacerla anula el recibo entero. Mientras el recibo siga Por pagar, anúlalo con Anular recibo: la factura devuelta queda Por pagar y las demás vuelven a Pendiente para facturarlas otra vez.

:::tip Factura por periodos cerrados Lo cómodo es facturar mes a mes, con el rango puesto en el mes que cierras, una vez las comunidades han pagado las facturas de ese mes. Así cada recibo se corresponde con un periodo y el proveedor lo cuadra sin preguntar. Si una factura se paga más tarde, el aviso de meses anteriores de la tarjeta te la recordará. :::

Qué muestra el recibo

Al abrir un recibo de facturación, debajo de cada concepto aparece de dónde sale su importe:

• Comisiones sobre facturas del proveedor: una fila por factura, con su referencia, la comunidad a la que se emitió, su fecha, la base imponible, el % aplicado y la comisión resultante. Es lo que permite al proveedor cuadrar el recibo con sus propias facturas.
• Cualquier otro evento (emails, burofaxes, juntas, cuotas fijas…): una fila por tipo de evento con la cantidad y el precio unitario, sin listar cada evento uno a uno.

El detalle también sale al pulsar Imprimir. El importe que manda es siempre el del recibo: el detalle explica cómo se llegó a él. Los recibos que no genera la facturación (cuotas de comunidad, por ejemplo) se ven igual que siempre.

Convertirlo en una facturación recurrente

Si el cobro se repite siempre igual, no hace falta hacerlo a mano cada mes. Desde la vista Eventos de facturación, selecciona los eventos que describen lo que quieres cobrar —o elige el tipo de evento y los filtros, si prefieres partir de ahí— y pulsa Crear facturación recurrente. Para la comisión de un proveedor, parte de Facturas del proveedor: marca facturas Sin comisión y pulsa el mismo botón. El asistente tiene cuatro pasos:

1. Destino: un plan nuevo, con su frecuencia, o un plan que ya existe.
2. Métricas y precios: una tarjeta por cada tipo de evento distinto que hayas seleccionado. Cada una lleva su precio, su IVA y su cuenta de ingreso, porque no todos los tipos se cobran igual: los que miden un importe se cobran como un porcentaje de ese importe, y el resto por unidad. Aquí decides también el alcance de cada métrica (ver abajo).
3. Suscriptores: los contactos de los eventos seleccionados, marcados por defecto. Cada uno se da de alta en el plan con su propia recurrencia, y puedes ponerle una excepción al precio de la métrica: su porcentaje propio si la métrica se cobra por porcentaje, o un precio propio o un descuento si se cobra por unidad (ver abajo). Puedes desmarcarlos todos: el plan se crea igual, sin suscripciones, y los das de alta cuando quieras desde la vista del plan.
4. Revisión: el resumen de todo antes de crearlo.

:::caution La fecha de inicio decide qué se cobra Un ciclo sólo factura eventos con fecha igual o posterior a la fecha de inicio de la suscripción, así que Ciudadela te propone la del evento más antiguo que hayas seleccionado. Si la mueves hacia adelante, el asistente te avisa de cuántos eventos quedan fuera: esos no los cobrará nunca este plan. :::

Qué acaba filtrando cada métrica

Las condiciones de una métrica se construyen en dos escalones:

1. Lo que hayas puesto en los filtros de la vista manda siempre. Si filtraste por comunidad, por modalidad de junta o por lo que sea, esa condición entra en la métrica sin preguntar.
2. Lo que digan los eventos seleccionados se te ofrece, no se aplica solo. Si todos los eventos que has marcado coinciden en un campo —por ejemplo, si todas las juntas son presenciales—, verás una etiqueta como «Modalidad: Presencial · 7» que puedes activar para que la métrica cobre sólo esas. Apagada, la métrica cobra todas. Esto es a propósito: seleccionar siete juntas presenciales no significa que quieras dejar de cobrar las virtuales del mes que viene.

Y cuando los eventos seleccionados son de varias comunidades, tienes un interruptor «Una métrica por comunidad»:

• Apagado: una sola métrica por tipo de evento, que cobra todas las comunidades.
• Encendido: una métrica por comunidad, cada una con su precio y su cuenta. Es lo que te permite cobrar distinto según la comunidad, y también lo que evita el conflicto de solapamiento cuando ya tienes un plan para otra comunidad.

El interruptor siempre viene apagado, con una comunidad y con quince: una métrica acotada cobra sólo su comunidad, así que si se acotara sola tendrías un plan que deja de facturar en cuanto le suscribas a alguien de otra comunidad, y nada en pantalla te lo diría. Enciéndelo cuando quieras precios distintos por comunidad; el propio interruptor te dice cuántas métricas creará.

Ojo con lo que decide cada cosa: la comunidad de una métrica decide qué eventos factura, no a qué precio. El precio de un suscriptor concreto se ajusta en su suscripción, con el precio propio o el descuento.

:::caution Eventos sin comunidad Algunos eventos no pertenecen a ninguna comunidad (los contadores del despacho, por ejemplo). Al partir por comunidad esos quedan fuera y el asistente te avisa de cuántos son. :::

Si los filtros se solapan con una métrica que ya está activa, Ciudadela rechaza la creación y el mensaje te dice qué métrica y qué plan están en conflicto, para que no acabes cobrando dos veces el mismo evento. Ajusta los filtros antes de crearla, o retoca el plan existente y vuelve a intentarlo. El alcance de una métrica se decide al crearla, en el paso 2 del asistente: la ficha del plan edita precios, IVA y cuentas, pero no toca los filtros. Lo mismo al dar de alta a un suscriptor: si ya factura ese tipo de evento en otro plan, se rechaza esa alta concreta y el asistente te lista qué suscriptores han quedado fuera y por qué, sin deshacer el plan ni las altas que sí funcionaron.

De dónde sale el % de cada proveedor

Cuando el plan factura importes facturados por el proveedor, el paso 3 llega con los precios ya puestos: a cada proveedor le copia lo que tenga en la pestaña Comisiones. Con «Una métrica por comunidad» encendido copia, para cada comunidad, la excepción de esa comunidad y el % general cuando no la hay; con el interruptor apagado hay una sola métrica para todas, así que copia el % general. Bajo cada campo te dice de cuál de los dos salió.

Es una copia, no un enlace: a partir de ahí el precio vive en la suscripción. Cambiar más tarde una tarifa en Comisiones no mueve lo que cobra el plan —para eso edita la suscripción—, y si las comisiones no se pueden cargar el asistente te lo dice y no copia nada, en lugar de inventarse un porcentaje.

:::caution Un plan partido por comunidad sólo cobra las comunidades que existían al crearlo Cada métrica factura únicamente su comunidad. Si el proveedor empieza a facturar a una comunidad nueva, ninguna métrica la recoge y el plan no la cobrará: añade la métrica al crear un plan nuevo. :::

El precio propio de un suscriptor

Una suscripción puede llevar una excepción por métrica. Lo que puedes fijar depende de cómo cobra la métrica.

Una métrica que cobra un porcentaje

Las métricas de los eventos que miden un importe —lo facturado por el proveedor, sin ir más lejos— se cobran como un porcentaje de ese importe, y la excepción es ese porcentaje y nada más: el suscriptor paga el porcentaje que escribas en lugar del de la métrica. No hay descuento, porque el recibo imprime el porcentaje aplicado en la propia línea: un descuento encima diría una cosa y cobraría otra.

Para dejar de aplicar la excepción, retírala desde la ficha de la suscripción.

Una métrica que cobra por unidad

Aquí la excepción es una de las dos cosas, nunca las dos a la vez:

Puedes ponerla en tres sitios, y en los tres funciona igual: en el paso 3 del asistente, en el diálogo de confirmación del alta manual de suscripciones, y más tarde en la ficha de la suscripción, donde también puedes retirarla para volver al precio del plan.

:::caution Un precio propio se lleva por delante el descuento de la métrica Si la métrica tiene un 10 % de descuento y a un suscriptor le pones un precio propio, ese suscriptor paga exactamente el precio que has escrito: el 10 % no se le aplica encima. Si lo que quieres es justo ese 10 % sobre un precio distinto, cambia el precio de la métrica, no el del suscriptor. :::

Saber de un vistazo qué le pasó a cada evento

En la vista Eventos, la columna Plan dice en qué situación está cada evento. Las facturas de los proveedores (los eventos Factura del proveedor cobrada) no salen en esta lista: su situación se consulta factura a factura en Comisiones, en Facturas del proveedor.

Entre los eventos verás también los de tipo Cuota fija: no son consumos que haya registrado nadie, sino el cargo que el propio ciclo genera para las métricas de cuota fija de un plan. Nacen ya vinculados a su suscripción, así que no se pueden seleccionar ni cobrar a mano.

El botón Ver detalle de cada fila abre la ficha completa del evento, que es donde se responde "¿por qué se me ha cobrado esto?": cuándo ocurrió y de dónde salió, quién paga y con qué suscripción, el producto, la métrica y la cuenta de ingreso, los importes con su IVA y su descuento, el recibo y el asiento que generó, y el detalle propio del evento (la referencia de la factura, la modalidad de la junta, lo que corresponda a su tipo).

La pestaña Eventos de una suscripción concreta —la que se abre al pulsar una fila en Suscripciones— es esta misma lista acotada a esa suscripción: la columna Plan y el detalle del evento se leen exactamente igual.

Los eventos se vinculan en el momento de dar de alta la suscripción, sin esperar al primer ciclo: al terminar el asistente te dice cuántos ha vinculado. Sólo entran los que la métrica captura y cuya fecha sea igual o posterior a la fecha de inicio de la suscripción; los anteriores se quedan libres para siempre y sólo se pueden cobrar a mano.

Por eso, al suscribir contactos a un plan, Ciudadela te avisa si alguno tiene eventos Libres anteriores a la fecha de inicio que has elegido, con la fecha del más antiguo, y te ofrece Empezar el esa fecha. Si empiezas antes de hoy, la primera ejecución del ciclo cobra cada periodo atrasado en su propio recibo, cuota fija incluida. También te avisa, sólo a título informativo, de las facturas del proveedor del último año anterior al inicio que ya están pagadas y que nadie ha facturado: esas no las cobrará la suscripción, pero puedes facturarlas desde la pestaña Comisiones.

En una suscripción ya creada la fecha de inicio no se puede cambiar: si su detalle muestra eventos libres anteriores al inicio, cóbralos a mano o cancela la suscripción y vuelve a suscribir al contacto con una fecha anterior.

Sincronizar los eventos de una suscripción

En la pestaña Eventos de una suscripción activa, el botón Sincronizar eventos pone la suscripción al día sin cobrar nada:

1. Si el plan cobra una comisión sobre lo que factura el proveedor, trae como eventos las facturas pagadas que el proveedor ha emitido a tus comunidades desde la fecha de inicio de la suscripción hasta hoy. Las que la comunidad todavía no ha pagado entera se quedan fuera hasta que se paguen: cada factura entra en el primer ciclo después de que la comunidad la pague, aunque se emitiera meses antes.
2. Vincula a la suscripción los eventos Libres que capturan sus métricas, con el precio que tenga ese suscriptor.

Al terminar te dice cuántas facturas nuevas ha traído y cuántos eventos ha vinculado, o que no había nada nuevo. Puedes pulsarlo tantas veces como quieras: lo que ya estaba no se duplica. Los recibos los sigue generando el ciclo, o Ejecutar ciclo ahora.

Sigue la misma regla que al dar de alta: los eventos con fecha anterior a la fecha de inicio de la suscripción no se vinculan, y tampoco los que tienen una fecha posterior a hoy. Si una métrica del plan tiene un filtro que ya no es válido, la sincronización no hace nada y te avisa: corrige el filtro de la métrica y vuelve a intentarlo.

Qué pasa al dar de baja una suscripción o borrar un plan

Los eventos que esa suscripción había vinculado y todavía no ha facturado vuelven a quedar Libres, con su precio en blanco: puedes cobrarlos a mano o dejar que los reclame otro plan. Lo mismo ocurre al borrar una métrica de un plan, con los eventos que hubiera vinculado ella.

Los que ya se facturaron no se tocan nunca: siguen colgados de su recibo y siguen apareciendo en la lista aunque el plan ya no exista. En ese caso la columna Plan dice sólo Reclamado, porque el plan que los cobró ya no está ahí para enlazarlo.

Cobrar a mano cualquier otro evento

El cobro manual no es solo para las facturas de un proveedor, que se facturan desde Comisiones. Desde la vista Eventos puedes seleccionar cualquier evento pendiente —juntas cerradas, emails, burofaxes, buzoneos, WhatsApp— y pulsar Cobrar ahora para emitir su documento sin esperar a ningún ciclo.

La diferencia está en el precio. Una factura de proveedor lleva un importe en euros, así que se cobra como un porcentaje de ese importe. Los demás eventos se cuentan por unidades, así que el diálogo pide una cuenta de ingreso y un precio unitario: el importe es ese precio por la cantidad de cada evento. Antes de emitir verás la base, el IVA y el total que se van a facturar.

Dos reglas que conviene conocer:

• Todos los eventos de un cobro deben ser del mismo tipo y del mismo suscriptor. Un cobro genera un documento con una sola línea y un solo precio, así que mezclar tipos no tendría un importe único.
• Si una suscripción activa ya factura ese evento, Ciudadela rechaza el cobro y te dice a qué plan pertenece. El evento se cobrará en el próximo ciclo de esa suscripción; cobrarlo también a mano sería cobrarlo dos veces.

Cuando quien paga es una comunidad, el documento que se emite entra por el buzón OCR de esa comunidad como una factura más, igual que hace la facturación recurrente. Cuando quien paga es un proveedor, el recibo se queda en el libro del despacho.

Dónde se ve lo que cobra y paga el libro del despacho

Las remesas, facturas y transferencias del libro del despacho se consultan desde el módulo del despacho: Remesas, Facturas y Pagos SEPA. Las pantallas globales del panel de administración (Facturas, Transferencias N34, Remesas e Impagos → Deudores) muestran solo lo de las comunidades, así que ahí no aparecen.

Por el mismo motivo, una remesa o una transferencia del despacho no se puede agrupar con remesas o transferencias de comunidades.