Cuotas, recibos y remesas: cómo encaja todo
Los tres conceptos con los que se cobra a una comunidad y en qué orden van: la cuota dice cuánto paga cada uno, el recibo es el cobro concreto y la remesa el fichero que va al banco.
Casi todas las dudas de facturación vienen de mezclar tres cosas que en Ciudadela son distintas. Merece la pena tenerlas claras antes de tocar nada, porque cada una vive en su pantalla.
Los tres conceptos
| Concepto | Qué es | Dónde vive |
|---|---|---|
| Cuota | La regla de cobro: cuánto paga cada propiedad, cada cuánto y desde cuándo. Se define una vez y se queda ahí. | Facturación → Cuotas |
| Recibo | El cobro concreto de un mes a una propiedad. Sale de la cuota. | Facturación → Ingresos |
| Remesa | El fichero que se manda al banco con todos los recibos domiciliados de golpe. | Facturación → Remesas |
Y el orden siempre es el mismo:
Cuota → Recibos → Remesa → El banco cobra:::tip La cuota no cobra nada Crear una cuota no mueve un euro: solo deja escrita la regla. El dinero empieza a moverse cuando se generan los recibos y, para los domiciliados, cuando la remesa llega al banco. Es la confusión más habitual: «he creado la cuota y el vecino no ha pagado». :::
Paso 1. La cuota
En Facturación → Cuotas están las de la comunidad. Cada fila trae el concepto y su cuenta contable, la periodicidad, el estado, las fechas de inicio y fin, los días antes de facturar y cuántos recibos ha generado ya.
Las tres pestañas de arriba:
- Activas — las que están cobrando ahora.
- Todas — incluidas las terminadas.
- Cuota Por Propiedad — el mismo dato al revés: cuánto paga cada propiedad sumando todas sus cuotas.
Una comunidad normal tiene la cuota ordinaria y, cuando toca, una derrama. Las derramas se crean igual que una cuota; lo tienes en Cómo crear una derrama.
Paso 2. Los recibos
Los recibos se sacan de la cuota con el botón Generar Recibos del encabezado:
Aparecen en Facturación → Ingresos, y de ahí en adelante cada uno tiene su vida: se cobra, se devuelve, se concilia. Lo tienes en De la cuota a los recibos.
Un recibo cobra al vecino, así que va siempre contra una cuenta de ingreso (7…) de la
comunidad, también cuando el importe es negativo (una cesión). Ciudadela no deja crear un recibo ni
una cuota contra una cuenta de gasto (6…); si hay que reconocer un gasto, se registra con un asiento
aparte.
Paso 3. La remesa
Con los recibos emitidos, la remesa agrupa los que están domiciliados y genera el fichero SEPA que se sube al banco. Está en Cómo crear una remesa para cobrar recibos domiciliados.
Los recibos que no están domiciliados no van en la remesa: esos los paga el vecino por transferencia y se concilian cuando entra el dinero.
Qué pasa cuando algo va mal
| Situación | Dónde se arregla |
|---|---|
| El banco devuelve un recibo | Contabilizar una devolución (N19) |
| Un vecino paga menos de lo que debe | Conciliar un ingreso parcial |
| Un vecino paga más de lo que debe | Gestionar un ingreso superior al recibo |
| Hay que anular un recibo | Devolver o anular recibos |
Vídeo de la Academia
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Las tres vías para dar de alta una comunidad y sus propiedades: el formulario, la plantilla CSV y pedírselo a la IA con los documentos que ya tienes.
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