Dar de alta comunidades y propiedades con IA o con CSV

Dar de alta una comunidad a mano —con sus dieciséis propiedades, sus propietarios y sus coeficientes— es un rato largo. Ciudadela tiene tres vías, y la que conviene depende de en qué formato tengas los datos.

El formulario está en Cómo crear una nueva comunidad. Esta guía es de las otras dos.

La plantilla CSV

Paso 1. Descargar la plantilla

En el listado de comunidades está el botón que la descarga:

Comunidades CSV baja la plantilla con las columnas que Ciudadela espera. Se rellena en Excel o en Google Sheets y se vuelve a subir.

Para las propiedades y los propietarios, la plantilla y la subida están dentro de la comunidad, en Propiedades:

Importar CSV abre el selector de ficheros de tu ordenador y sube el que elijas.

:::caution Rellena la plantilla, no la reinventes La plantilla trae las columnas en el orden que Ciudadela espera. Si añades columnas, las quitas o cambias su nombre, la importación falla o —peor— mete los datos en el campo equivocado. Empieza siempre del fichero descargado. :::

:::tip Los coeficientes tienen que sumar 100 Es el error que más se repite en las importaciones. Antes de subir el CSV, suma la columna del coeficiente en la hoja de cálculo: si no da 100, el reparto de cuotas saldrá descuadrado desde el primer día. Cómo se comprueba después está en El plan de cuentas de la comunidad. :::

:::caution Un IBAN, un vecino Un IBAN solo puede estar en un vecino de tu despacho. Un mismo vecino sí puede tener varios IBAN, y puede repetir el suyo en todas sus propiedades; lo que no puede es aparecer un IBAN en dos vecinos distintos, ni en un vecino y en una comunidad o un proveedor. Si dos filas del CSV llevan el mismo IBAN porque son la misma persona, pon el mismo DNI (o el mismo email o teléfono) en las dos filas: es como Ciudadela sabe que es una sola. Con datos distintos la segunda fila sale con error y el import no se lanza hasta corregirla. Vale igual para la importación con IA. :::

Con IA, a partir de los documentos que tengas

Esta es la vía para cuando los datos no están en la plantilla: un PDF del administrador anterior, un Excel con columnas distintas, un listado en Word.

Paso 1. Abrir el chat de la IA

Menú lateral → IA, y adjunta los documentos con el clip de la caja de texto. Puedes soltar varios de golpe —el listado de propietarios, la hoja de cuentas bancarias, los coeficientes— y la IA los cruza en una sola importación. Después dile qué quieres:

Importa las propiedades y propietarios de este listado en la comunidad Avenida de España 5.

Hay una habilidad de Ciudadela hecha para esto, Importar comunidades y propiedades, que sabe leer CSV, XLSX y PDF. Aparece entre las sugerencias del chat y en el marketplace de habilidades. Cómo funcionan las habilidades está en Las habilidades.

Paso 2. Comprobar que se han subido todos

Cada documento se queda como una etiqueta encima de la caja de texto. Mientras sube muestra un indicador de progreso; si no lo consigue —el límite por fichero son 10 MB— la etiqueta se queda marcada en rojo en vez de desaparecer.

:::caution El fichero que no sube, la IA no lo ve Un documento en rojo no llega al chat. Si el que falta es justo el listado de unidades, la importación saldrá incompleta con toda la apariencia de haber ido bien. Repasa las etiquetas antes de enviar, y si un fichero pesa de más súbelo aparte: partido, o sin las páginas de contabilidad, que no hacen falta. :::

Paso 3. Leer con qué documentos va a trabajar

Antes de extraer nada, la IA abre todos los documentos, mira qué hay dentro de cada uno y te cuenta su plan en una línea. Algo así:

Voy con 3 de los 6 archivos: el listado de propietarios, las cuentas bancarias y los coeficientes. Dejo fuera el libro diario y los repartos, que son contabilidad.

Los clasifica por lo que llevan dentro, no por cómo se llamen: un libro diario se reconoce por sus cuatrocientas páginas de asientos aunque el fichero se llame movimientos 2026.pdf, y un fichero con «reparto» en el nombre que traiga una fila por vivienda con su coeficiente sí se usa. No hace falta que renombres nada antes de subirlo.

Aquí también te avisa si algún documento está escaneado —es imagen, no texto—: se lee igual, pero tarda bastante más, porque hay que interpretar cada página.

:::tip Este es el momento de corregirla Si deja fuera el documento que tenía el listado bueno, o coge uno que no toca, díselo en el mensaje siguiente: «el listado bueno es el segundo, el otro es del año pasado». Corregir el plan aquí cuesta un mensaje; corregirlo cuando ya ha importado cuesta repasar la comunidad entera. :::

Paso 4. Revisar la propuesta antes de confirmar

Cuando termina de leer, la IA todavía no ha creado nada: te enseña lo que ha entendido, fila a fila, para que lo confirmes tú.

Un CIF que ya está en Ciudadela

En propiedad horizontal es normal que varias comunidades compartan CIF: un edificio y su garaje, o las escaleras de una misma finca. Por eso un CIF repetido ya no detiene la importación — depende de quién lo tenga:

• Lo tiene otra comunidad distinta → aviso, nombrando cuál. La comunidad se crea igual. Si no es el caso del garaje ni el de las escaleras, revisa el CIF antes de confirmar.
• Es la misma comunidad, que ya estaba dada de alta → error, y esa fila no se crea. El error te dice cuál es —con su nombre y su identificador— para que puedas seleccionarla: si lo que querías era añadirle propiedades, vuelve a importarlas eligiendo esa comunidad. No se enganchan solas a la que ya existe.

Un IBAN que ya tiene otro vecino

Un IBAN solo puede estar en un vecino del despacho. Si la IA lee el mismo IBAN en dos propietarios distintos, o en uno que ya tiene otro vecino, una comunidad o un proveedor, esa fila sale con error y no se puede confirmar la comunidad hasta corregirla; el mensaje dice de quién es. Si en realidad son la misma persona, es que los documentos la traen con DNI distinto o sin DNI: corrígelo y vuelve a importar. La regla completa está en Un IBAN, un vecino.

Paso 5. Seguir el import

Los imports de IA no son instantáneos: se procesan en segundo plano y dejan su rastro en una pantalla propia.

Menú lateral → Historial de imports IA.

https://mi.ciudadela.eu/admin/ai-import-history

Enseña los últimos 50 imports del despacho. Y la propia pantalla aclara algo útil: el progreso se publica en tiempo real y se va acumulando aunque cierres la pestaña. Es decir, puedes lanzar el import, irte, y volver después a ver cómo fue. El botón Refrescar actualiza la lista.

:::caution Revisa lo que ha importado antes de facturar La IA interpreta documentos, y un listado mal escaneado o con notas al margen puede dar propietarios duplicados o coeficientes mal leídos. Antes de crear la primera cuota, entra en Propiedades y comprueba el número de propiedades, los propietarios y la suma de coeficientes. :::

Qué hacer después del alta

Con la comunidad y las propiedades dentro, el orden que suele seguirse es:

1. Revisar propiedades, propietarios y coeficientes en Propiedades.
2. Crear el ejercicio contable: Cómo crear el ejercicio contable.
3. Añadir el método de pago: Cómo añadir un método de pago.
4. Crear la cuota: Las siete formas de crear una cuota.

Vídeos de la Academia

Crear comunidades con IA:

Propiedades y propietarios con la plantilla CSV:

Propiedades y propietarios con IA:

Subir una comunidad completa con IA:

Ver también

• Cómo crear una nueva comunidad
• Las habilidades: enseñarle a trabajar como tu despacho
• La ficha de una propiedad: qué hay en cada pestaña
• El listado de comunidades del despacho