Cómo contabilizar una devolución de recibo (N19)

Cuando el banco devuelve un recibo SEPA, el movimiento aparece en tu cuenta bancaria como un cargo negativo y la deuda del vecino vuelve a quedar abierta. Esta guía explica cómo procesar la devolución en Ciudadela y qué decisiones tomar.

Por qué llega una devolución

Los motivos más habituales de devolución, codificados según el estándar SEPA:

El motivo aparece en el concepto del movimiento bancario (p. ej. "Devolucion SEPA cuota marzo 2B - Ana Gomez (motivo MS03 no fondos)").

Paso 1. Identificar la devolución en Movimientos

Menú lateral → Cuentas → Movimientos

URL: /admin/community/{id}/accounts/movements/main

Filtra por la pestaña Devoluciones (N) en la barra de etiquetas. Verás solo los movimientos negativos que el banco ha marcado como devolución.

Cada fila muestra:

• Fecha de la devolución.
• Cuentas (etiqueta): apunta a la propiedad afectada (ej. 2B).
• Conceptos: descripción enviada por el banco con el motivo SEPA.
• Importe: negativo (sale de tu banco).
• Saldo posterior.

Paso 2. Abrir el asiento contable

Pulsa sobre la fila del movimiento -- las celdas por separado no responden. Se abre la ventana Editar movimiento con el asiento contable a doble entrada:

Lectura:

• Banco al haber (crédito): dinero que sale de tu cuenta bancaria.
• Cuenta del vecino (430xxx) al debe: la deuda vuelve a aparecer en la cuenta personal del propietario.

El sistema lo monta automáticamente cuando reconoce el formato SEPA del concepto.

Paso 3. Confirmar o ajustar el asiento

Revisa que:

• La cuenta del banco sea la correcta (puede haber varias si la comunidad opera con más de un banco).
• La cuenta de propiedad (430000xxx YY) corresponda a la propiedad real - si el banco no la identifica bien, ajustalo manualmente.
• El importe coincida con el devuelto (si hay diferencia, anótalo en Notas).

Pulsa Guardar Cambios.

Paso 4. Decidir qué hacer con el moroso

Una vez contabilizada la devolución, el recibo está otra vez impagado. Tres caminos:

Camino A. Reintento inmediato

Si crees que el motivo es transitorio (un descuido del vecino, una llamada y ya), incluye el recibo en la próxima remesa y notifica al vecino para que tenga saldo el día del cargo.

Consulta Cómo crear una remesa para cobrar recibos domiciliados.

Camino B. Reclamación amistosa

Manda un email o WhatsApp explicando que el recibo se ha devuelto y dándole 7-15 días para pagar por transferencia o por adelantado en la siguiente remesa.

Desde Ingresos, filtra los recibos del vecino, márcalos y pulsa Notificar Seleccionados. La plataforma envía la notificación con plantilla.

Si la propiedad ya tiene un impago abierto, puedes avisar de la devolución sin salir de Movimientos:

1. En la línea de la cuenta del vecino (430…) del movimiento devuelto, pasa el ratón (o pulsa) sobre el icono rojo del impago.
2. En la tarjeta del impago, pulsa Notificar.
3. Se abre el correo con la plantilla "Notificación de devolución de recibo". El destinatario se rellena solo con el email del pagador del último recibo devuelto, que puede no ser el propietario. Si el pagador no tiene email, el campo queda vacío y puedes escribirlo tú. Revisa el correo, edítalo si hace falta y pulsa Enviar.

El correo se guarda en el hilo del impago que ya existe: no se crea un impago nuevo. Si la propiedad aún no tiene impago, la tarjeta muestra Crear impago en su lugar.

Camino C. Escalado a burofax y judicial

Si el vecino acumula varias devoluciones o no responde a las amistosas, escala:

1. Abre una incidencia con ámbito Propiedad sobre la propiedad del moroso.
2. Usa la sub-pestaña Burofax para enviar requerimiento certificado.
3. Tras el burofax sin respuesta, la junta puede aprobar iniciar monitorio.

Documenta cada paso en el hilo de la incidencia para tener pruebas.

Paso 5. Suspender el derecho a voto en juntas

Según el art. 15.2 LPH, el propietario que tenga deuda vencida no satisfecha y haya sido fehacientemente requerido pierde el derecho a voto en juntas (pero conserva el derecho de asistencia y voz).

Para activarlo:

1. Tras el burofax sin respuesta, abre Gestionar votos desde una junta cercana.
2. Localiza la propiedad del moroso.
3. Edítala y desmarca las propiedades que pierden voto.

Consulta Cómo gestionar derechos de voto y delegaciones para el detalle.

Recargos por devolución

Muchas comunidades aprueban en estatutos o por acuerdo de junta un recargo por gastos de devolución (típicamente 5-10 € por cada recibo devuelto, para cubrir las comisiones bancarias y administrativas).

Para aplicarlo:

1. Crea una cuota extraordinaria de morosidad o un cargo manual en la cuenta del vecino.
2. Inclúyelo en el siguiente recibo.
3. Documenta el motivo (devolución del recibo X del mes Y).

:::caution Sin acuerdo de junta no aplicas recargo Si los estatutos o el reglamento interno no lo prevén, no puedes aplicar el recargo. Llévalo a la próxima junta para aprobación formal. :::

Cómo se ve el reintento del vecino en Movimientos

Cuando el vecino paga manualmente tras la devolución (Camino A o B), llega un nuevo movimiento positivo en la cuenta bancaria. Patrón típico observado:

Lectura:

• Banco al debe (entra dinero).
• Cuenta del vecino al haber (la deuda vuelve a cero, porque la devolución la había dejado con 69 € de deuda).

El recibo de marzo vuelve a quedar cobrado. La devolución y la regularización quedan como dos movimientos contables enlazados conceptualmente por la cuenta del vecino y el periodo.

:::tip Anota siempre la conexión en Notas Ponle en la nota una referencia explícita al movimiento devuelto ("Paga tras devolución del 30/03"). Si el siguiente administrador entra a auditar, lo entiende sin preguntar. :::

Buenas prácticas

Procesa las devoluciones la misma semana

No dejes acumular devoluciones. Cada semana, abre el filtro Devoluciones y procésalas una a una. Una devolución sin procesar significa una deuda invisible en el sistema.

Anota el motivo en notas

Aunque el concepto del banco ya trae el motivo SEPA, añade en el campo Notas del movimiento:

• Si has hablado con el vecino.
• Si te ha dicho que es un olvido o un problema serio.
• Si ya has notificado o no.

Así, el siguiente administrador que entre lo entiende rápido.

Diferencia entre devolución y impago no domiciliado

• Devolución (N19): el recibo se cobró por banco, llegó a la cuenta del vecino, y el vecino o su banco lo rechazaron. Genera el movimiento de devolución que ves aquí.
• Impago no domiciliado: el recibo nunca llegó al banco del vecino (porque no tenía domiciliación, o porque el vecino no tiene IBAN). Aparece como recibo pendiente en Ingresos, no como movimiento bancario.

Errores frecuentes

• El asiento queda mal porque el banco identificó otra propiedad: edita la ventana y cambia la cuenta de propiedad (430xxx) a la correcta. Si el concepto no es claro, busca al vecino por nombre en Vecinos.
• No aparece la devolución en el filtro: el banco a veces tarda 24-48 h en mandar el archivo de devoluciones. Reintenta sincronizar el banco al día siguiente.
• Devolución de un recibo de hace meses que ya no recuerdas: revisa el histórico de remesas. El concepto suele indicar la fecha original del recibo.
• Recargaste al vecino pero no estaba aprobado en junta: anula el cargo manual desde su cuenta y llévalo a la próxima junta.

Vídeo de la Academia

Ver también

• Cómo reconciliar movimientos bancarios
• Cómo devolver / anular recibos
• Cómo crear una remesa para cobrar recibos domiciliados
• Cómo gestionar derechos de voto y delegaciones - suspensión LPH 15.2.