Cómo se generan las tareas de tipo Ticket
De dónde salen los tickets: email, WhatsApp y alta manual, y qué hacer con ellos al llegar.
No hace falta crear los tickets a mano: la mayoría entran solos. Entender por dónde llegan explica por qué la bandeja de entrada se llena y qué se espera de ti con cada uno.
De dónde sale un ticket
| Origen | Cómo llega |
|---|---|
| Email entrante | Un vecino o un proveedor escribe al buzón de la oficina y Ciudadela crea el ticket con el mensaje dentro. Si el remitente es un contacto de la oficina (vecino o proveedor) dado de alta con ese email, aparece en Reportado por. |
| Email saliente | Un correo que sale desde Ciudadela también abre su ticket, para que la conversación quede registrada. |
| WhatsApp entrante | Un mensaje al número de la oficina. |
| WhatsApp saliente | Igual que el email: queda registrado. |
| Manual | Pulsando Nueva Tarea. El campo Tipo viene por defecto en Ticket. |
El correo que tu proveedor marca como spam no abre ticket
Si el mensaje llega a la carpeta de Spam o Correo no deseado del buzón, Ciudadela lo registra pero no crea ticket: la bandeja no se llena de publicidad. Lo decide tu proveedor de correo, no Ciudadela, así que si algo legítimo acaba ahí, márcalo como «no es spam» en tu gestor de correo para que la próxima vez entre.
Que el tipo por defecto sea Ticket no es casualidad: el sistema asume que lo que acabas de crear todavía no está clasificado.
Qué hacer con un ticket que llega
- Léelo y clasifícalo. Si es un problema, pásalo a incidencia; si es una obra, a proyecto; si es una deuda, a impago. Ver cómo pasar un ticket a incidencia o proyecto.
- Asígnalo. Un ticket sin responsable no está en la vista de nadie.
- Responde al vecino desde la propia tarea, para que la conversación no se parta en dos sitios.
:::tip El triaje automático de Lyra Cuando el ticket entra por un canal automatizado, el agente de IA Lyra lo lee, le pone título, clasifica el tema y le asigna prioridad. Los tickets triados por Lyra llevan su distintivo. Si la prioridad no te cuadra, cámbiala a mano: la IA propone, tú decides. :::
Errores frecuentes
- Tratar la bandeja de tickets como un archivo: no lo es. Es una cola, y las colas se vacían.
- Responder por fuera de Ciudadela: si contestas desde tu correo personal, el ticket se queda sin la respuesta y el siguiente que lo abra no sabe qué se dijo.
Vídeo
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