Todo lo que se puede hacer dentro de una tarea

La ficha de una tarea es donde se trabaja de verdad: no es una pantalla de consulta, es el sitio desde el que se escribe al vecino, se pide presupuesto al proveedor y se deja constancia de todo. Vale igual para un ticket, una incidencia, un proyecto, una inspección o un impago.

Paso 1. Abrir la tarea

Tres formas de llegar:

• Menú de la comunidad → Tareas, y pulsar la fila.
• Mis Tareas o cualquiera de tus vistas guardadas.
• Desde una junta celebrada, con el botón Ver Tareas, que enseña las tareas que salieron de sus acuerdos.

https://mi.ciudadela.eu/admin/community/{id}/tasks

Paso 2. Lo que se cambia desde la cabecera

Los desplegables de la cabecera son los que más se usan en el día a día:

Paso 3. Las personas y las entidades

Todos estos campos funcionan igual: el + abre un buscador y eliges. Y todos empiezan vacíos, con un «Sin…» que dice qué falta.

Asignar un responsable

Asignado es el responsable: quien tiene que resolverla y a quien le aparece en Mis Tareas. Se elige con el + y se quita con la ✕ de su etiqueta.

:::caution Asignado y Colaborador no son lo mismo El Asignado es el dueño de la tarea, uno solo, y es quien la ve en su lista de pendientes. Los Colaboradores ayudan pero no son responsables. Una tarea sin asignado no aparece en la lista de nadie: es la forma más habitual de que algo se quede sin hacer. :::

Quién reporta y quién va en copia

Reportado por es de quién viene el aviso. Rellenarlo tiene una consecuencia práctica: al responder en la tarea, esa persona recibe la respuesta.

CCs son los que reciben copia sin ser los destinatarios: el presidente cuando la incidencia le afecta, el vecino de al lado en una humedad que viene de arriba.

:::tip Pon al presidente en CCs, no como reportador Si el presidente te avisa de algo que le han contado, quien reporta es el vecino afectado y el presidente va en CCs. Así las respuestas llegan a quien tiene el problema y el presidente se queda informado. :::

Paso 4. Los datos propios del tipo de tarea

Debajo, cada tipo de tarea tiene lo suyo. Una inspección trae su resultado (favorable o desfavorable), la fecha de realización, la fecha límite, la tipología y un hueco para subir el acta. Un impago trae el desglose de la deuda y su propio recorrido de pasos. Un proyecto, sus presupuestos.

Paso 5. La descripción y los archivos adjuntos

La Descripción se cambia con Editar. Y debajo, Archivos adjuntos: ahí van las fotos de la avería, el informe del técnico, la factura del proveedor.

Las fotos y los PDF se pueden ver sin descargarlos: pulse sobre el archivo y se abre en una ventana dentro de la propia tarea, desde la que también puede Descargar el archivo. Al pasar el ratón por encima del archivo aparecen dos iconos: el ojo (Previsualizar) y la flecha (Descargar), por si quiere bajarlo directamente. Los demás formatos (Word, Excel, correos…) se siguen descargando al pulsar sobre ellos. En la app del móvil los archivos se abren con el visor del teléfono.

:::tip Los adjuntos de la tarea son el expediente Todo lo que suba aquí queda con la tarea, y es lo que se consulta meses después cuando el seguro o un vecino pregunta. Es mejor sitio que el correo de nadie. :::

Paso 6. Los mensajes: comentar y escribir al vecino

Es la parte de abajo y hace dos cosas distintas:

Los filtros de arriba —Llamadas, Email, Whatsapp, Fechas revisión— dejan quedarte con un canal, y el desplegable Comentarios con un tipo. El interruptor Actualizaciones muestra u oculta los cambios automáticos, que si no tapan la conversación.

:::caution Un comentario es interno; un mensaje sale Es la confusión que más caro sale. Antes de escribir algo que no quieres que lea el vecino, comprueba que estás pulsando Comentar y no Enviar Nuevo Mensaje. :::

Un comentario marcado como Privado y sus archivos adjuntos solo los ve el equipo que gestiona la tarea: los administradores del despacho y quien tenga en su rol el permiso Editar incidencias en esa comunidad. Dentro de Ciudadela, los vecinos y los proveedores no ven el comentario ni sus adjuntos. La excepción es Brokalia: un comentario privado con la mención @brokalia se le envía (ver abajo).

Enviar un comentario a Brokalia

Si escribes @brokalia en un comentario de la tarea, ese comentario se envía a Brokalia junto con sus adjuntos. Dónde llega depende de la tarea:

• Si la tarea tiene un siniestro abierto con Brokalia (pestaña Siniestros), llega como una nota del siniestro.
• Si la tarea es un proyecto de la categoría Póliza de Seguro, llega como una nota del proyecto en Brokalia. Ese proyecto se abre automáticamente al crear la tarea con esa categoría y el tipo proyecto.

La casilla Enviar a Brokalia, junto al botón Comentar, aparece cuando la tarea tiene un siniestro abierto con Brokalia o un proyecto de póliza con Brokalia en curso (no cancelado). Marcarla hace lo mismo que escribir @brokalia, sin que tengas que añadir la mención a mano.

Un comentario marcado como Privado también se envía a Brokalia si lleva la mención o la casilla marcada.

Los comentarios que no llevan @brokalia no se envían, y una dirección como @brokalia.com no cuenta como mención. Si la tarea no tiene ni siniestro abierto ni proyecto de póliza, Ciudadela muestra un aviso y el comentario no se crea: abre primero el siniestro desde la pestaña Siniestros. Las notas y los documentos que Brokalia añade vuelven a la tarea como comentarios privados.

Paso 7. Las pestañas: firma, presupuestos y el resto

Que la firma y el burofax salgan desde la tarea es la diferencia con hacerlo desde Herramientas: el documento queda enganchado al expediente, no suelto. Las dos pantallas están explicadas aparte en Cómo pedir la firma digital de un documento y Cómo enviar un burofax.

Para pedir y comparar presupuestos hay una guía propia: Solicitar y comparar presupuestos.

Relacionar y desvincular facturas

En la pestaña Facturas, el botón Relacionar factura busca una factura por número o proveedor y la asocia a la tarea. Para quitar una que se relacionó por error, pulsa el icono del eslabón roto (Desvincular factura) en la tarjeta de esa factura:

Confirma en el aviso que aparece:

La factura no se borra: sigue en el listado de facturas de la comunidad y puedes volver a relacionarla cuando quieras.

Qué dice la columna Estado de la pestaña Llamadas

Cada fila es una conversación entera, no un tramo: si la secretaría atendió y luego buscó gestor, eso es una fila, y los intentos de búsqueda están dentro, en la ficha de la llamada. La columna Tipo dice por dónde entró — SecretarIA o Centralita — y no cambia porque haya habido transferencia; eso lo cuenta el Estado.

Cada fila lleva una sola etiqueta, la que dice lo que importa. Si la secretaría pasó la llamada a un gestor, la fila dice cómo acabó el paso —Transferencia exitosa o Transferencia fallida—; si no, Atendida. En la centralita manda el sentido de la llamada: la que entró se lee Atendida o Perdida, y la que hicimos nosotros, Saliente o No conectada. Lo demás está en la ficha de la llamada.

El color dice qué te pide la fila. Verde, salió bien. Ámbar, queda algo por hacer: Transferencia fallida y Perdida, que se devuelven y ya. Rojo sólo para No conectada, que es la que deja la tarea parada hasta que alguien insista. Gris, Saliente: no afirma nada del otro lado. Celeste, la llamada sigue viva.

Atendida dice que la secretaría atendió la llamada, no que resolviera lo que pedía el vecino: eso lo cuenta el resumen de la ficha. La ficha repite la etiqueta de la fila y añade las demás: que la secretaría atendió la llamada antes de pasarla, y quién colgó —el llamante, el asistente o el gestor—.

La secretaría nunca aparece como Perdida: si entra una llamada, la coge. Una llamada suya que falló por nuestra parte —la sesión se cayó, o el asistente no llegó a decir nada— se queda sin etiqueta y muestra un guion, en la fila y en la ficha: no hay nada cierto que contar de ella.

Paso 8. Fusionar dos tareas que son la misma

Cuando el mismo asunto ha entrado dos veces (el vecino escribió por correo y además llamó), el menú de tres puntos de la cabecera permite unir las dos tareas en una: todo lo de una — comentarios, archivos, proveedores, CCs, propiedades, calificaciones — se traslada a la otra, y la que se absorbe se cierra con un aviso que enlaza a la que queda, para que cualquier enlace antiguo siga funcionando.

Las llamadas de la pestaña Llamadas también se trasladan: en la tarea que queda aparecen con la etiqueta Desde #N, que enlaza al ticket en el que se registraron, para que se sepa de dónde viene cada una.

La dirección depende del tipo de tarea desde la que abres el menú:

:::caution Una inspección o un impago nunca se cierran al fusionar Llevan datos propios (el acta y el resultado de la inspección, el desglose de la deuda) que se perderían si se absorbieran dentro de otra tarea. Por eso solo pueden recibir tickets: puedes lanzar la fusión desde la inspección, el impago o el informe financiero, o desde el ticket buscando la inspección, el impago o el informe financiero como destino. Una incidencia o un proyecto no se pueden fusionar en ellos. :::

Las dos tareas tienen que ser de la misma oficina y de la misma comunidad. Si buscas un ticket y no aparece, casi siempre es eso.

Errores frecuentes

• «Nadie ha visto la incidencia» — no tenía Asignado.
• «He escrito algo interno y le ha llegado al vecino» — se usó Enviar Nuevo Mensaje en vez de Comentar.
• «El vecino dice que no le llega nada» — mira Reportado por y CCs: si están vacíos, las respuestas no tienen destinatario.
• «La conversación está llena de líneas automáticas» — apaga el interruptor Actualizaciones.

Vídeos de la Academia

Asignar un responsable:

Incluir la persona que reporta:

Poner a alguien en copia:

Añadir un comentario:

Enviar un correo desde la tarea:

Adjuntar un documento:

Solicitar una firma:

Subir un presupuesto:

Ver también

• Incidencias y el resto de tareas del CRM
• Vistas de tareas: filtrar y guardar la vista que usas cada día
• Cómo pasar un ticket a incidencia o a proyecto
• Solicitar y comparar presupuestos