Mensajes de voz de la centralita (redirección por reglas)

Cuando un vecino llama a un número de oficina con redirección por reglas, la centralita va probando con los gestores que indican tus reglas, uno tras otro. Mientras tanto, quien llama no oye solo el tono: una voz, la misma de la secretaria virtual, le va contando qué está pasando. Esta guía explica qué dice esa voz en cada momento y cómo poner tus propios mensajes.

Qué oye quien llama

Lo primero que oye quien llama es el aviso legal del número (por ejemplo, que la llamada se graba). Tiene su propio apartado en el panel del número: consulta Aviso legal de las llamadas. Después, la llamada pasa por hasta cuatro momentos, y en cada uno suena una frase:

Entre una frase y otra suena un tono de espera. Si un gestor contesta, la voz se retira al instante.

El mensaje Al descolgar es la excepción: se oye entero, igual que el aviso legal que suena antes. Hasta que no termina, la llamada no empieza a sonar en el teléfono de ningún gestor, así que nadie puede descolgarla a media frase. Mientras tanto la centralita ya está decidiendo a quién llamar, de modo que en cuanto acaba el mensaje empieza a timbrar, sin espera añadida. La espera tiene un límite, para que nadie se quede sin atender: si la voz tarda en arrancar, o si el aviso legal y «Al descolgar» son los dos muy largos, el teléfono puede empezar a sonar antes de que terminen.

Estos mensajes solo suenan en los números en modo Redirección por reglas. En una línea personal con desvío «Si no contestas», el vecino sigue oyendo el tono de llamada de siempre.

Cambiar los mensajes

1. En el menú del despacho entra en Centralita y abre la pestaña Números de teléfono.
2. En la tabla de números localiza el número de oficina y pulsa Configurar.
3. En el panel del número busca el apartado Mensajes de voz, debajo de las reglas de redirección y del aviso legal. Verás un campo por cada momento, con el mensaje por defecto en gris.
4. Escribe tu texto en los campos que quieras cambiar. Los que dejes vacíos siguen usando el mensaje por defecto.
5. Pulsa Guardar mensajes. El cambio se aplica a la siguiente llamada que entre por ese número.

La misma configuración está disponible desde Llamadas IA → Números, en la ficha del número.

Escuchar un mensaje antes de guardarlo

Cada campo tiene un botón Escuchar: genera el audio con la misma voz que oirá quien llama y lo reproduce en tu navegador. Si el campo está vacío, escucharás el mensaje por defecto. Puedes escuchar tantas veces como necesites mientras ajustas el texto; hay un límite de escuchas por minuto para toda la cuenta.

Mensaje de fuera de horario

En los números de oficina con redirección por reglas, el horario de atención manda sobre todo lo demás. Cuando alguien llama fuera del horario del número:

1. Suena el aviso legal del número.
2. Suena el mensaje de fuera de horario.
3. La llamada se cuelga sola.

No suena ningún gestor, no pasa a la secretaria virtual y no se oye ninguno de los otros mensajes de voz. Si el número no tiene mensaje de fuera de horario, no suena nada, ni el aviso legal: la llamada se cuelga al momento. Si el mensaje no se puede reproducir (por ejemplo, por un fallo del servicio de voz), la llamada se cuelga igualmente.

El horario que cuenta es el del propio número, el que configuras en Días y horarios de atención del mismo panel:

• Con horario, el mensaje se aplica fuera de ese horario; dentro, la llamada sigue las reglas de redirección de siempre.
• Sin horario (o con todos los días sin franjas), el número no está nunca abierto: el mensaje se aplica a todas las llamadas. Si además no tiene mensaje, todas sus llamadas se cuelgan al momento. El panel te avisa en rojo.

Cada llamada fuera de horario crea un ticket ya cerrado, titulado «Llamada fuera de horario» con el número de quien llamó, que queda como registro de la llamada y dice si el mensaje llegó a sonar. En el registro de llamadas y en el panel aparece como perdida, porque no la atendió nadie.

Para escribir el mensaje:

1. Abre el panel del número de oficina (Centralita → Números de teléfono → Configurar).
2. En el apartado Fuera de horario, escribe tu texto en Mensaje de fuera de horario, por ejemplo tu horario y un teléfono de emergencias.
3. Pulsa Escuchar para oírlo y después Guardar mensaje. El cambio se aplica a la siguiente llamada.

Para que no suene nada fuera de horario, deja el campo vacío y guarda.

Para que un teléfono se lea cifra a cifra, escríbelo con espacios: «9 1 9 4 9 3 0 0 0». Si lo escribes junto, la voz puede leerlo como una cantidad.

Consejos para escribir los mensajes

• Corto y claro. Cada mensaje admite como máximo 200 caracteres; los mensajes de una o dos frases se entienden mejor por teléfono.
• Cuidado con la longitud de «Al descolgar». Nadie puede coger la llamada hasta que acaba, así que cada palabra de más es tiempo que el vecino espera antes de que suene el primer teléfono. Un mensaje de 200 caracteres son unos 15 segundos.
• Cuidado con el mensaje «Al pasar a la secretaria virtual». La secretaria espera a que termine la frase antes de entrar: cuanto más largo sea, más tarda en atender.
• Escribe como se pronuncia. La voz lee el texto tal cual: evita abreviaturas, siglas poco comunes o símbolos. Los saltos de línea se leen como pausas breves.
• Sin variables. El texto no admite campos que se rellenen solos (como el nombre de la oficina); escribe el nombre directamente si quieres que lo diga.

Casos especiales

• El botón Escuchar aparece desactivado. La escucha previa no está disponible en tu entorno. Puedes guardar los mensajes igualmente; se oirán en la siguiente llamada.
• Aparece un aviso de que los mensajes están desactivados. En ese entorno quien llama oye el tono de llamada en lugar de la voz. Los mensajes se guardan y se aplicarán cuando se activen.
• Quiero volver al mensaje por defecto. Borra el texto del campo y guarda.
• Aparece un aviso de que el mensaje de fuera de horario está desactivado. En ese entorno el número funciona como hasta ahora fuera de horario, y un número sin horario atiende a cualquier hora. El mensaje se guarda y se aplicará cuando se active.