La secretaría de IA: el agente que atiende el teléfono

La secretaría de IA es un agente de voz que atiende las llamadas que entran en la oficina: identifica al vecino que llama y puede abrir una incidencia por su cuenta, sin que nadie coja el teléfono.

Se configura por número de teléfono, no por comunidad.

Dónde se configura

La configuración vive junto al resto de ajustes del número, en uno de estos dos sitios:

• Llamadas IA → Números. Despliega la oficina y pulsa Configurar en el número que quieras.
• Centralita → Números de teléfono, si tienes la centralita activada. Al pulsar un número se abre su panel lateral, que además avisa si sales con cambios sin guardar.

Los dos abren las mismas secciones sobre el mismo número, así que da igual por cuál entres.

:::note Antes estaba en la oficina Hasta ahora había una pestaña Secretaría IA dentro de cada oficina. Se retiró porque mostraba todos los números de la oficina —también las líneas personales y el número de redirección— y ofrecía sobre ellos ajustes que solo tienen sentido en un número de secretaría. La configuración no se ha perdido: está en los dos sitios de arriba, por número. :::

Qué necesita para funcionar

Un número de teléfono conectado al agente. Conectarlo no es autoservicio: es una configuración que se hace desde Ciudadela. Si te interesa que el agente atienda llamadas, identifique al vecino y abra incidencias automáticamente, pídelo por el canal de soporte habitual.

Si tu cuenta todavía no tiene Llamadas IA contratado, en Llamadas IA verás la presentación del producto y los planes en lugar de las pestañas de configuración.

Qué se puede ajustar cuando está activo

Sobre cada número de secretaría:

• El nombre con el que se presenta: el genérico de la oficina y el nombre propio de la asistente.
• El conocimiento y las instrucciones del agente (el prompt) y cómo transfiere las llamadas.
• El horario en el que atiende, con su zona horaria.
• El modo inteligente, para las llamadas que requieren más contexto.

Escuchar lo que habló con el gestor

Con la transferencia asistida, la secretaría le cuenta al gestor de qué va la llamada antes de pasársela, mientras el vecino espera en línea. Esa conversación se graba aparte de la llamada del vecino. Con la transferencia directa no hay conversación previa: todo queda en la grabación de la llamada.

Para escucharla, abre la tarea, entra en la pestaña Llamadas IA y pulsa el ojo de la llamada.

En Grabación, debajo de la grabación de la llamada, aparece Conversación con el gestor, con su propio botón de descarga. Si respondió más de un gestor, hay una por cada uno, con el nombre del destino. Como el resto de la ficha, aparece cuando termina la llamada.

Ver también

• Oficinas: qué son y qué se configura en cada una
• Cómo modificar la oficina del despacho