Cómo conciliar un ingreso de varios recibos a la vez

Un solo ingreso puede cubrir varios recibos a la vez: el vecino paga 3 meses atrasados, junta cuota corriente y derrama, o paga su parte y la de su garaje a la vez. Esta guía explica cómo desglosar el ingreso correctamente.

Cuándo pasa

• Vecino regularizando morosidad: paga las cuotas atrasadas para ponerse al día.
• Cuota + Derrama en una sola transferencia.
• Cuota + Recargo acumulado.
• Una persona paga por dos propiedades (vecino con piso + garaje + trastero).
• Liquidación cuando se vende la propiedad: el comprador paga lo pendiente del vendedor para que el notario certifique al día.

Paso 1. Identificar el ingreso y los recibos involucrados

Menú lateral → Cuentas → Movimientos

Localiza el ingreso múltiple. Antes de tocar el asiento, identifica todos los recibos pendientes del vecino o del grupo de propiedades:

1. Abre la ficha del vecino o las propiedades.
2. Lista los recibos pendientes con sus importes.
3. Confirma que la suma de los importes pendientes cuadra con el ingreso recibido.

Si cuadra exactamente, el reparto será limpio. Si no cuadra:

• Falta más por pagar (queda alguno pendiente).
• Sobra (combina con saldo a favor).
• O hay parcial (combina con ingreso parcial).

Paso 2. Asiento estándar - una línea + desglose en Notas

Pulsa sobre la fila del ingreso -- las celdas por separado no responden. Se abre la ventana Editar movimiento (captura más abajo). El patrón natural del sistema es una sola línea contra la cuenta del vecino, con el desglose explicado en el campo Notas:

Con esto:

• Los 230 € quedan aplicados a la cuenta del vecino.
• El sistema compensa automáticamente contra los recibos pendientes empezando por el más antiguo.
• El detalle de cuántos meses cubre queda en Notas para auditoría.

:::tip Caso real visto en una comunidad Hosteleria Madrid SL (Local Bajo Izquierda) transfirió 230 € el 18 de marzo de 2026 con concepto "FEB+MAR". El asiento creado fue: Caixabank débito 230 € / 430000013 Local Bajo Izq crédito 230 €, con la nota "Recupera atraso de febrero (115€ x 2)". Los dos recibos pendientes (febrero y marzo) se marcaron cobrados automáticamente. :::

Paso 3. (Variante) Asiento con una línea por recibo

Si necesitas trazabilidad explícita por recibo (auditorías, cierre de ejercicio, justificación a la junta), divide el asiento en varias líneas:

1. Pulsa el botón + de la ventana (su texto de ayuda es Agregar item) para añadir filas al asiento.

   

2. Una línea por recibo:

3. Verifica que débito = crédito (230 € = 115 + 115).
4. Guardar Cambios.

Esta variante deja rastro fila a fila pero requiere más clics. Úsala cuando la auditoría lo exija o cuando el desglose sea importante para el cliente.

Paso 4. Verificar la conciliación

Tras guardar, abre los recibos del vecino y comprueba que aparecen como cobrados:

1. Ingresos → buscar por nombre del vecino o propiedad.

2. Los recibos cubiertos por el pago pasan a la pestaña Recibos Pagados. Los que siguen abiertos muestran el estado Por pagar, y los que están en una remesa en curso, En proceso. (No existe ningún estado llamado Cobrado.)

3. Si alguno sigue pendiente, edita el asiento y corrige.

Casos especiales

Pago de cuotas de propiedades distintas del mismo titular

Carlos paga 280 € que cubren:

• 200 € de cuota de la vivienda 1A.
• 80 € del Garaje 1.

Como son dos cuentas de propiedad distintas, aquí sí necesitas dos líneas (no se puede meter todo a una sola):

Cada cuenta de propiedad refleja su parte y los dos recibos quedan cerrados.

Cuota corriente + Derrama (misma propiedad)

El vecino paga 350 € que cubren cuota mensual (200 €) y plazo de derrama (150 €) de la misma propiedad:

• Opción A (recomendada): una línea de 350 € a 430000xxx 2B con descripción "Cuota mayo + plazo 3/6 derrama 2B" y desglose en notas.
• Opción B (si quieres rastro): dos líneas, una por concepto.

Liquidación al vender propiedad

Cuando una propiedad se vende, el comprador suele exigir que todos los recibos pendientes estén pagados. El comprador (o el vendedor desde su nuevo saldo) transfiere la deuda completa antes de firmar:

1. Confirma con notaría / gestoría el importe exacto.
2. Recibe el ingreso.
3. Aplica el asiento a 430000xxx [propiedad] por el total. En Notas desglosa qué recibos cubre.
4. Emite certificado de estar al corriente firmado.
5. Cambia titularidad en la plataforma (consulta Cómo cambiar la titularidad de una propiedad).

Cuota + Recargo de devolución

Si el vecino paga 215 € que cubren:

• 200 € de cuota mensual.
• 15 € de recargo por devolución anterior.

El recargo no es deuda del vecino en su 430xxx, es un ingreso de la comunidad (ya cobrado al vecino). Por tanto la línea va contra una cuenta de ingresos extraordinarios:

Buenas prácticas

Pide siempre desglose al vecino

Cuando un vecino te avisa que va a pagar varios recibos juntos, pídele que en el concepto de la transferencia ponga el desglose:

"Cuotas marzo, abril, mayo Avenida España 5 - 2B"

Así no tienes que adivinar a qué se aplica el ingreso.

Empieza por el más antiguo

Por defecto, el sistema aplica el ingreso a los recibos más antiguos primero. Esto es correcto contable y legalmente (prioriza la deuda más vieja). No alteres este orden salvo motivo claro (el vecino te pidió específicamente pagar un mes concreto).

Documenta liquidaciones de venta

Cuando una venta de propiedad implica regularizar deuda, archiva en Documentos el certificado de estar al corriente que entregas a la notaría. Sirve como prueba en caso de discrepancia.

Vigila pagos atípicos

Un vecino que normalmente paga 200 € cada mes y de repente paga 800 €:

• Probable: regularización de morosidad o anticipo.
• Riesgo: error de tecleo del vecino (quería pagar 80 € de su garaje y puso 800).

Avisa al vecino antes de aplicar el ingreso para confirmar la intención.

Errores frecuentes

• Aplicaste todo a un solo recibo dejándolo sobre-pagado y los demás impagados: corrige editando el asiento y desglosando por recibo.
• Olvidaste el recargo o suplemento: el recibo de cuota queda cobrado, pero la deuda del recargo sigue. Edita el asiento y añade la línea contra 705xxx.
• El sistema compensó en orden equivocado: si el sistema aplicó al recibo más reciente y no al más antiguo, edita y reparte manualmente.
• Pagas garaje al vecino del piso (mismo titular pero cuentas separadas): el recibo del garaje queda pendiente. Desglosa por cuenta de propiedad.

Ver también

• Cómo reconciliar movimientos bancarios
• Cómo conciliar un ingreso parcial
• Cómo gestionar un ingreso superior (saldo a favor)
• Cómo conciliar un ingreso sin recibo asociado (pre-asignación)
• Cómo cambiar la titularidad de una propiedad - liquidaciones en venta.