Compensaciones, abonos y pagos en efectivo

Esta guía cubre tres operaciones contables menos frecuentes pero recurrentes en la administración de comunidades: compensar saldos, registrar pagos en efectivo y emitir abonos a proveedores.

Compensaciones entre cuentas del mismo vecino

Cuando un vecino tiene a la vez un saldo a favor y un recibo pendiente:

• Saldo a favor: 50 € (de un pago superior anterior).
• Recibo pendiente: 200 € (cuota del mes).

La compensación es automática en muchos casos, pero a veces hay que forzarla.

Cuándo se compensa solo

• El vecino paga el resto (150 €): el ingreso cubre los 150 € restantes y el saldo a favor se reduce a 0.
• Se emite un nuevo recibo: el sistema compensa antes de cobrar la diferencia.

Cuándo hay que forzarlo

Si el vecino tiene saldos abiertos en distintas cuentas (cuota mensual + derrama, vivienda + garaje, etc.) y no se compensan solos:

1. Abre la ficha del vecino o Patrimonio.
2. Localiza las cuentas con saldo (430000xxx).
3. Crea un asiento de compensación:

4. Guardar.

Cómo añadir más líneas al asiento desde Movimientos

El botón + (Agregar item) es el que añade cada línea nueva al asiento:

Si compensas desde la ventana Editar movimiento (al pulsar sobre una fila en Movimientos), las dos líneas iniciales (banco + contrapartida) muchas veces no bastan. Por ejemplo: un ingreso de 200 € que se reparte entre cuota (150 €) y derrama (50 €).

En la ventana verás el botón + ("Agregar item") a la derecha de las líneas existentes. Al pulsarlo:

• Aparece una nueva fila con los campos Cuenta, Descripción, Débito, Crédito vacíos.
• A la derecha de la nueva fila se muestra un botón − que sirve para eliminarla si te equivocas.
• Puedes añadir tantas líneas como necesites siempre que Débito total = Crédito total (asiento cuadrado).

Esto es lo que se usa cuando un mismo movimiento de banco compensa varios saldos o cuentas del mismo vecino o entre vecinos diferentes.

Comunicar la compensación

Avisa al vecino:

"Hola Ana. Tenías 50 € a favor y un plazo de derrama de 50 € pendiente. Hemos compensado los dos saldos y ahora estás al día. Saludos."

Pagos en efectivo de vecinos

Algunos vecinos pagan en mano al administrador (típico en comunidades pequeñas y con personas mayores).

Protocolo recomendado

1. Recoge el efectivo en presencia del vecino (mejor con otro testigo).
2. Firma un recibo de caja (papel) con: fecha, importe, motivo, propiedad, firma del vecino y firma tuya.
3. Ingresa el efectivo en el banco de la comunidad en máximo 48 horas. Nunca lo mantengas en tu cartera personal.
4. Conserva el comprobante del ingreso bancario.

Contabilización

Cuando aparece el ingreso en Movimientos:

El ingreso se localiza en Movimientos, filtrando por Sin contabilizar:

La descripción debe indicar "pago en efectivo" y la fecha del recibo de caja, no la fecha del ingreso bancario. Así si el vecino reclama, la trazabilidad cuadra.

Cobro en la administración con una caja propia

Si el vecino paga el recibo en la propia administración y el efectivo se queda en una caja (en lugar de ingresarse enseguida en el banco), el cobro se registra contra una cuenta de caja. El proceso tiene tres pasos:

1. Crea la cuenta de caja (solo la primera vez).
2. Registra el cobro con un asiento manual que lleve el dinero a la caja.
3. Reconcilia ese movimiento de caja contra el recibo.

1. Crear la cuenta de caja

Si la comunidad aún no tiene una caja (por ejemplo Caja administración), créala en el plan de cuentas como cuenta hija de la 570 Caja:

1. Abre Contabilidad → Cuentas Contables y localiza la cuenta 570.
2. Pulsa el icono ☰+ (Crear cuenta hija de 570).
3. Escribe el nombre (por ejemplo Caja administración) y pulsa Crear. Ciudadela le asigna el código (5700001, 5700002...).

La cuenta se crea una sola vez y sirve para todos los cobros posteriores en efectivo.

2. Crear el asiento manual

Registra el cobro como un asiento a doble entrada: debe en la caja y haber en la cuenta que recoge la deuda del propietario.

• La contrapartida es normalmente la cuenta del propietario (430…). Si todavía no sabes a qué propietario o recibo corresponde el cobro, puedes llevarlo a 555 Partidas pendientes de aplicación y reclasificarlo después.
• Como en cualquier asiento, Débito total = Crédito total.
• Indica en la descripción "pago en efectivo" y la fecha del recibo de caja, igual que en el caso anterior.

3. Reconciliar el movimiento con el recibo

Una vez creado el asiento, el movimiento aparece en el apartado de Movimientos de esa caja. Ábrelo y reconcilíalo contra el recibo concreto que ha pagado el vecino, como harías con un ingreso bancario (consulta Cómo reconciliar movimientos bancarios). El recibo pasa a cobrado.

:::note Los cobros en caja no salen en Patrimonio La columna Cobros realizados de Patrimonio solo reconoce cobros que mueven la cuenta del propietario (43) y un banco (572), así que los cobros en caja (570) no aparecen ahí. Consulta Columnas de Patrimonio. Cuando ingreses el efectivo en el banco, registra el traspaso entre la caja y el banco, no un nuevo cobro del vecino, para no cobrar el recibo dos veces. :::

Riesgos del efectivo

• No hay rastro electrónico del momento de entrega. Solo el recibo firmado.
• Tentación de no ingresar o ingresar tarde. Mala práctica grave.
• Discrepancia importe: si recibes 200 € pero el banco solo muestra 195 € tras comisión de ingreso, anota la comisión.

:::caution Limita el efectivo Por riesgo de mal uso y por trazabilidad, evita el efectivo siempre que sea posible. Promueve transferencia o Bizum entre vecinos mayores o desconfiados. :::

Abonos a proveedores

Un proveedor te factura de menos porque hubo un error, una rebaja negociada o una devolución de producto. Emite un abono (factura rectificativa con signo negativo).

Tipos de abono

Contabilización de un abono recibido

Si ya pagaste la factura original (1.000 €) y el proveedor te devuelve 100 € por una rectificación:

1. El abono entra como ingreso en tu cuenta bancaria con concepto del proveedor.
2. Pulsa el movimiento. Plantilla del asiento:

La factura original la encuentras en Gastos → Facturas, donde se comprueba en qué estado quedó:

3. Vincula el abono con la factura original para que en el histórico aparezca claro.

Si aún no has pagado la factura

Si el proveedor te emite el abono antes de pagar:

1. Sube la factura original (1.000 €).
2. Sube la factura rectificativa (-100 €) o el abono.
3. Paga 900 € (importe neto).
4. Las dos facturas quedan vinculadas en el histórico.

Casos especiales

Compensación de saldo entre vecinos

Aunque legalmente cada propietario es independiente, a veces dos vecinos se ponen de acuerdo (cesión voluntaria) para compensar saldos:

• El vecino 1A tiene 100 € a favor.
• El vecino 2B tiene 100 € de deuda.
• 1A le "cede" 2B su saldo.

Esto requiere acuerdo por escrito de ambos y, técnicamente, no es contablemente limpio (cada cuenta de propiedad es independiente). Mejor opción:

1. 1A solicita la devolución de los 100 €.
2. 2B paga sus 100 € (con transferencia que 1A le pasó).

Así cada cuenta queda limpia y la trazabilidad es clara.

Pago en efectivo a proveedor

Algunos proveedores pequeños (jardinero, fontanero ocasional) prefieren cobrar en efectivo:

1. Saca el efectivo del banco con cargo a la cuenta de la comunidad.
2. Págale al proveedor y consigue factura firmada con "Pagado en efectivo".
3. Sube la factura al Buzón OCR.
4. Concilia el cargo bancario (retirada de efectivo) con la factura.

:::caution Cuidado con la legalidad Los pagos en efectivo a empresas tienen un límite legal (en España, generalmente 1.000 €). Pasarse genera responsabilidad para la comunidad. Pide siempre factura. :::

Recibo de caja para anticipos del presidente

Si el presidente adelanta dinero de su bolsillo para una emergencia (compra urgente, multa de emergencia):

1. El presidente firma un recibo de caja que entrega.
2. La comunidad le reembolsa desde la cuenta corriente.
3. Contabilizas el reembolso como gasto (la categoría del gasto original).

Buenas prácticas

Mantén un libro auxiliar de caja

Si manejas efectivo con cierta frecuencia, lleva un libro auxiliar (Excel o cuaderno) con:

• Fecha, vecino/proveedor, importe, motivo, firma.
• Saldo de caja al final del día.

Concilia con tesorería bancaria cada semana.

Documenta cualquier compensación

Las compensaciones entre cuentas o vecinos siempre deben quedar documentadas: un email, una nota en la cuenta, una autorización firmada. Sin documentación, en una auditoría parece movimiento sospechoso.

Política clara con la junta

Lleva a la junta ordinaria una política escrita sobre:

• ¿Aceptamos efectivo? ¿Hasta qué importe?
• ¿Cómo se compensan saldos cruzados?
• ¿Qué pasa con saldos a favor antiguos al cierre?

Aprobado en acta, evitas conflictos futuros.

Errores frecuentes

• Compensación de saldos no comunicada al vecino: el vecino cree que sigue debiendo y reclama. Comunica siempre.
• Efectivo no ingresado en tiempo: el dinero se pierde, se cuestiona tu gestión. Ingresa en 48 h máximo.
• Abono de proveedor no vinculado a la factura original: histórico fragmentado, difícil de auditar. Vincúlalos siempre.
• Pago en efectivo sin factura: el gasto no es deducible y la junta puede objetarlo. Pide siempre factura.
• Mezclas tu dinero personal con efectivo de la comunidad: error gravísimo. Sepáralo siempre.

Ver también

• Cómo reconciliar movimientos bancarios
• Cómo gestionar un ingreso superior (saldo a favor)
• Cómo subir facturas con OCR
• Cómo pagar facturas
• Cómo devolver / anular recibos
• Cómo cerrar ejercicio y liquidar resultado 129