Cómo gestionar transferencias desconocidas y movimientos sin identificar

Un ingreso (o gasto) llega a la cuenta de la comunidad sin información suficiente para vincularlo a un vecino, proveedor o concepto. Esta guía explica el protocolo para investigar, mantener en suspenso y resolver.

Por qué pasa

• Bizum sin concepto: la app no obliga a poner descripción.
• Transferencia con concepto vacío o incomprensible ("PAGO", "ASUNTO").
• Ingreso en efectivo en ventanilla sin que nadie te avise.
• Domiciliación errónea del banco a otra comunidad.
• Transferencia de un familiar del vecino (con nombre distinto).
• Comisión bancaria o cargo del banco sin notificación previa.

Paso 1. Identificar el movimiento como "sin clasificar"

Menú lateral → Cuentas → Movimientos

Filtra por Sin contabilizar y revisa los movimientos sin pareja clara:

• Conceptos como "INGRESO", "TRANSF", "BIZUM" sin nombre.
• Importes que no coinciden con ninguna cuota ni factura.
• Emisores con nombres que no aparecen en el directorio.

Al pulsar la fila se abre el asiento, que es donde vas a cambiar la cuenta:

Paso 2. Investigar el origen

Antes de tocar el asiento, investiga:

Para ingresos desconocidos

1. Pide al banco el detalle completo del movimiento (IBAN del emisor, nombre completo, BIC). El banco siempre tiene esta info aunque no aparezca en la app.
2. Busca el nombre del emisor en el directorio de vecinos (Vecinos → buscar). Puede ser un familiar (cónyuge, hijo) del titular de una propiedad.
3. Cruza la cantidad con los recibos abiertos. Si coincide con un recibo concreto del vecino X, probablemente sea él.
4. Pregunta a los vecinos que tienen pagos pendientes si han transferido y no aparece.

Para gastos / cargos desconocidos

1. Comprueba si es una comisión bancaria (impuesto AJD, comisión de mantenimiento, comisión SEPA). Suele aparecer en el extracto con código específico.
2. Comprueba si es un cargo SEPA recibido (algún proveedor con autorización de cargo).
3. Si no encuentras explicación, reclama al banco: pide aclaración formal por escrito y guarda la respuesta.

Paso 3. Si encuentras al emisor

Una vez identificado, procede como cualquier ingreso normal:

• Si tiene recibo pendiente que cuadra: contabilízalo y casa con el recibo.
• Si no tiene recibo pero es vecino conocido: pre-asignación (consulta Cómo conciliar un ingreso sin recibo asociado).
• Si paga más de lo que debe: saldo a favor (consulta Cómo gestionar un ingreso superior).

Paso 4. Si NO encuentras al emisor - usar la cuenta 555

Cuando la investigación no aclara nada en 15 días, contabiliza el movimiento contra la cuenta (555) Partidas pendientes que viene en el plan contable de Ciudadela por defecto.

Cómo hacerlo en la UI

1. Pulsa sobre el movimiento sin identificar.

2. En la ventana Editar movimiento, en la sección de líneas del asiento, borra la cuenta que el sistema sugirió (si sugirió alguna 430xxx erróneamente).

3. En el campo Cuenta del asiento, escribe 555. El autocompletado muestra varias opciones; la primera es (555) Partidas pendientes.

   

4. Selecciona esa cuenta.

5. En Descripción pon algo identificable: "Ingreso sin identificar - [fecha] - [importe]".

6. Confirma que el asiento queda equilibrado:

7. Guardar Cambios.

El dinero está contabilizado (no falsea el balance) pero no se aplica a ningún vecino. Queda en suspenso en la cuenta 555 hasta que se resuelva.

:::tip La cuenta (555) Partidas pendientes ya existe en el plan Puede no existir en tu comunidad: hoy solo una minoría de los clientes contables la tiene en su plan. Si al teclear "555" el autocompletado no devuelve nada, créala en Contabilidad → Plan de cuentas (o pídelo a quien lleve la contabilidad del despacho) antes de seguir con esta guía. :::

Opción B. Devolver al emisor

Si conoces el IBAN del emisor pero no su intención:

1. Llama al emisor (si tienes el teléfono por algún registro) y pregunta.
2. Si no respondes en 30 días, prepara una transferencia de devolución al mismo IBAN.
3. Concepto: "Devolución ingreso recibido el [fecha] - importe [X €]. No ha sido posible identificar el destino."
4. Conserva el comprobante de devolución.

:::caution Antes de devolver, consulta a la junta Una devolución de cantidades significativas (> 500 €) debería tener el visto bueno del presidente o de la junta para evitar reclamaciones posteriores. :::

Opción C. Aplicar tras prescribir el plazo

Si pasan 5 años (plazo general de prescripción civil) sin que aparezca dueño, el saldo puede pasar a ingresos extraordinarios de la comunidad previo acuerdo de junta:

1. Llévalo a junta ordinaria como punto del orden del día.
2. La junta aprueba destino (típicamente: aumentar fondo de reserva, financiar una obra concreta).
3. Mueve el saldo contable de (555) a (778) Ingresos excepcionales.

Paso 5. Mantener el registro de investigación

Para cada movimiento sin identificar, anota en el campo Notas:

• Fecha de aparición.
• Acciones realizadas (llamada al banco, búsqueda en vecinos, etc.).
• Resultado de cada acción.
• Próximos pasos.

Así, el siguiente administrador que retome el caso sabe qué se ha probado.

Casos especiales

Bizum recibido de un teléfono desconocido

Bizum identifica al emisor por número de teléfono, no por nombre. A veces aparece el nombre del titular, otras solo el número:

1. Busca el teléfono en las fichas de vecinos.
2. Si coincide con algún vecino, contacta para confirmar.
3. Si no coincide con nadie, contacta al número del Bizum directamente.

Ingreso en efectivo en ventanilla del banco

Alguien ingresó en mano en el banco con nombre del banco:

1. El banco solo te da el DNI del que ingresó (a veces) y el importe.
2. Si reconoces el DNI, casa.
3. Si no, anuncia en el portal del vecino: "Hemos recibido 200 € en efectivo el [fecha]. Si has sido tú, contacta con la administración.". Espera 30 días.

Cargo del banco que el banco no explica

Si el banco te cobra una comisión inesperada y no responde a tu reclamación en plazo:

1. Contabiliza el cargo contra gastos bancarios con nota "Cargo bancario sin identificar - reclamado al banco el [fecha]".
2. Si después el banco devuelve el cargo, contabiliza el reembolso restando del gasto.
3. Si no devuelve, lleva el problema a la junta para decidir cambio de banco si es recurrente.

Buenas prácticas

Investiga en frío, no en caliente

Cuando aparece un movimiento desconocido, no te precipites a marcarlo como impagable o sospechoso. Dale 15-30 días de investigación tranquila. La mayoría se resuelven al hablar con el banco o el vecino.

Mantén una lista activa

Filtra periódicamente los movimientos contabilizados contra (555) y revísala mensualmente. Te enseña qué casos llevan tiempo abiertos.

Comunica abiertamente al cierre del ejercicio

Si al cerrar el ejercicio quedan importes sin identificar, inclúyelos en el informe a la junta con detalle:

• Importes en (555) con fecha y descripción.
• Acciones realizadas.
• Recomendación (devolver / aplicar / esperar).

La junta decide. Sin transparencia, podrías parecer que ocultas algo.

No mezcles con tu saldo de tesorería

Los importes en (555) no son tesorería disponible de la comunidad. Aunque estén en la cuenta bancaria, no los uses para pagar gastos. Si lo haces, en caso de devolución te quedas sin liquidez.

Errores frecuentes

• Anotaste el ingreso a un vecino al azar para "casarlo": el verdadero emisor reclama y descubres que fue mal aplicado. Nunca contabilices sin certeza.
• Olvidaste investigar y pasó un año: el ingreso lleva en (555) sin resolver. Reanuda investigación.
• Devolviste sin consultar a la junta: el emisor era el cónyuge de un vecino y quería pagar a la comunidad. Quedas como administrador problemático. Consulta siempre antes de devolver importes significativos.
• Mezclaste cuenta puente con tesorería: los gastos del mes superan el saldo real porque incluiste partidas en (555) como disponibles. Lleva contabilidad limpia.

Ver también

• Cómo reconciliar movimientos bancarios
• Cómo conciliar un ingreso sin recibo asociado (pre-asignación)
• Cómo gestionar un ingreso superior (saldo a favor)
• Cómo cerrar ejercicio y liquidar resultado 129 - tratamiento de saldos sin identificar al cierre.