Cómo crear una nómina

Las comunidades con empleado propio (conserje, portero, personal de limpieza) pagan una nómina cada mes. En Ciudadela la nómina no es una factura: tiene su propia pantalla, su propio formulario y genera un asiento contable distinto, con las cuentas de sueldos, Seguridad Social e IRPF ya repartidas.

Esta guía cubre el ciclo entero: crear la nómina, entender los importes que pide y pagarla.

Qué hace Ciudadela cuando creas una nómina

Al pulsar Crear pasan tres cosas de golpe:

1. Se registra la nómina y se le asocia el PDF que hayas adjuntado.
2. Se genera un asiento contable con el gasto de sueldo, la Seguridad Social a cargo de la empresa y del trabajador, el IRPF y lo que queda pendiente de pagar al empleado.
3. Si el empleado no tenía cuenta contable propia, Ciudadela se la crea: una subcuenta del grupo 465 llamada Nómina + nombre del empleado.

A partir de ahí la nómina queda pendiente de pago y se paga desde la misma pantalla, igual que una factura.

Antes de empezar

:::danger La cuenta 6400xx que elijas necesita su gemela 642xx Ciudadela deduce la cuenta de Seguridad Social a cargo de la empresa cambiando el 640 por 642 en el código que elegiste: 640001 Conserje → 642001 Seguridad Social - Conserje. Si esa gemela no existe en el plan, cae en la cuenta genérica 642, y desde los ejercicios que empiezan en 2026 el sistema no admite asientos contra cuentas de gasto de 3 o 4 dígitos. El resultado es este error al pulsar Crear:

No se pueden contabilizar cuentas de gastos o ingresos con código de longitud menor o igual a 4. Cuentas inválidas: 642 (Seguridad Social)

No es un problema de tu nómina: es que a esa cuenta de sueldos le falta la pareja. Crea la 642 con el mismo sufijo en el plan de cuentas y vuelve a intentarlo. Las cuentas del plan por defecto (640001 Conserje, 640002 Portero...) ya vienen emparejadas; las que crea alguien a mano, no siempre. :::

:::note Las cuentas de contrapartida no las eliges tú Solo eliges la cuenta de gasto 6400xx. Ciudadela deduce el resto: la de Seguridad Social a cargo de la empresa (642xxx, con el mismo sufijo que la cuenta elegida), la de la Seguridad Social acreedora (476001, o 476 si la comunidad no la tiene desglosada), la de retenciones de IRPF (4751) y, si hay retribución en especie, la 6401xx y la 4752. :::

Paso 1. Abrir la pantalla de Nóminas

Finanzas Ciudadela → Gastos → Nóminas

URL directa:

https://mi.ciudadela.eu/admin/community/{id}/payroll

La tabla tiene seis columnas - Id · Contacto · Fecha · Total · Estado · Acciones - y dos botones arriba a la derecha:

• Nueva Nómina: abre el formulario de creación.
• Generar Transferencia: crea la orden de pago SEPA de las nóminas que marques con la casilla. Está desactivado mientras no marques ninguna fila.

:::note La columna Total sale en negativo El listado lee el importe de la línea de gasto del asiento, que va al debe, así que una nómina de 968,75 € aparece como -968,75 €. No es un error ni una nómina en negativo: es el gasto visto desde la cuenta 640. :::

Paso 2. Rellenar el formulario

Pulsa Nueva Nómina. El formulario cabe en una pantalla y no tiene pasos.

:::caution La fecha hay que elegirla en el calendario, aunque el campo ya muestre una Al abrir el formulario, Fecha del ingreso aparece rellena con la fecha de hoy. Ese valor es solo visual: el formulario está vacío hasta que abres el calendario y pulsas un día. Si lo dejas como está y pulsas Crear, el campo se pone en rojo con "Ingrese la fecha" y no se envía nada. Escribir la fecha a mano dentro del campo tampoco cuenta. :::

La regla de cuadre

Los importes no son independientes. La Cantidad Total tiene que ser exactamente la suma de todo lo que sale de ella:

Cantidad Total = A percibir + IRPF + Descuento Concepto en Especie
                 + IRPF Descuento en Especie + Aportación de del empleado

La Aportación de la empresa y la Regularización quedan fuera de esta suma.

Ejemplo de una nómina corriente sin retribución en especie:

Comprobación: 1.254,75 + 150,00 + 0 + 0 + 95,25 = 1.500,00.

:::caution Si no cuadra, la nómina no se crea El error es literal y trae los dos números: "La cuota de seguridad social pagada por el trabajador no coincide con el cálculo. Esperado: X, recibido: Y".

Esperado es lo que Ciudadela ha deducido restando (Total menos A percibir, IRPF y los dos conceptos en especie); recibido es lo que escribiste en Aportación de del empleado. La diferencia entre ambos te dice qué importe está mal copiado de la nómina del gestor. El fallo más habitual es meter en Cantidad Total el bruto sin la parte del trabajador, o meter la cuota de la empresa en el campo del empleado. :::

Paso 3. Crear y comprobar el asiento

Pulsa Crear. Aparece el mensaje "Nómina creada correctamente" y vuelves al listado, donde la nueva fila sale la primera.

Con los números del ejemplo, el asiento que se genera es este:

Las líneas de retribución en especie (6401xx y 4752) solo aparecen si pusiste importes en esos campos, y la regularización añade dos líneas más entre la cuenta del empleado y la de gasto. Las líneas con importe 0 no se escriben.

Comprobar el asiento en el libro contable

Finanzas Ciudadela → Contabilidad → Libro contable, pestaña Diario. Busca por concepto (Nómina o el nombre del empleado) y despliega la fila con la flecha de la izquierda:

El asiento cuadra por 1.965,00 €, no por 1.500: al coste bruto se le suma la cuota de la empresa, que es gasto adicional. Fíjate en la cuenta 4650000003, con el nombre del empleado: la creó Ciudadela sola al registrar su primera nómina, y es la que dice cuánto se le debe.

Más sobre esta pantalla en El libro contable.

:::note El IRPF de las nóminas alimenta el Modelo 111 Las retenciones que registras aquí son las que salen luego en el Modelo 111 como rendimientos del trabajo. Si un mes el 111 no cuadra, revisa primero que todas las nóminas del trimestre estén creadas y con su IRPF. :::

Paso 4. Pagar la nómina

La nómina recién creada queda en estado Por pagar (columna Estado del listado): contablemente ya es un gasto, pero el dinero no ha salido. Hay dos caminos para sacarlo, los mismos que para una factura.

Para pagar varias nóminas a la vez (lo normal a fin de mes), marca sus casillas en el listado y pulsa Generar Transferencia. Ciudadela crea una orden SEPA N34 con todas ellas, que aparece en Gastos → Transferencias lista para descargar y subir a la banca electrónica. El mensaje de confirmación es "La norma 34 se creó de forma correcta".

Cuando el movimiento bancario entra y se reconcilia, la nómina pasa a Cobrado, pasando por Pagado parcialmente si el importe cuadra solo en parte. El detalle de cada estado está en Cómo reconciliar movimientos bancarios.

:::caution El listado y el detalle llaman distinto al mismo estado En la columna Estado del listado, una nómina sin pagar sale como Por pagar; al abrir Detalle de Nómina con el icono del ojo, ese mismo estado aparece como Por cobrar. Es la misma situación con dos rótulos. :::

Nóminas del despacho

La misma pantalla existe para los empleados de la administración de fincas, fuera de una comunidad concreta:

https://mi.ciudadela.eu/admin/despacho/{id}/payroll

El formulario y las reglas son idénticos; cambia la contabilidad sobre la que se asienta, que es la del despacho.

Errores frecuentes

• "La cuota de seguridad social pagada por el trabajador no coincide con el cálculo": la regla de cuadre del paso 2. Compara el Esperado con lo que escribiste en Aportación de del empleado.
• Pulso Crear y el campo de fecha se pone en rojo con "Ingrese la fecha": la fecha que ves al abrir el formulario no cuenta como elegida. Abre el calendario y pulsa el día.
• "No se pueden contabilizar cuentas de gastos o ingresos con código de longitud menor o igual a 4. Cuentas inválidas: 642": a la cuenta de sueldos que elegiste le falta su gemela 642 con el mismo sufijo. Créala en el plan de cuentas o elige otra cuenta que sí la tenga.
• El desplegable de Cuenta sale vacío: el ejercicio contable no tiene ninguna cuenta que empiece por 6400. Créala desde el plan de cuentas antes de volver.
• No hay ejercicio contable activo para esa fecha: la fecha del ingreso cae fuera de cualquier ejercicio abierto. Ajusta la fecha o abre el ejercicio.
• El vecino recién creado no aparece en el desplegable: al crearlo desde el botón + se enlaza su contacto contable en segundo plano. Si sale el aviso "Enlazando contacto del vecino. Inténtalo de nuevo en unos segundos", espera unos segundos y vuelve a pulsar Crear.
• Dupliqué la nómina: cancela la sobrante con el icono ✗ de su fila. Si ya generaste la transferencia, cancélala también en Gastos → Transferencias antes de subirla al banco.
• Generar Transferencia está desactivado: no hay ninguna fila marcada. La casilla está en la primera columna de la tabla.

Ver también

• Cómo pagar facturas (transferencias SEPA N34)
• Cómo reconciliar movimientos bancarios
• Cómo crear un ejercicio contable
• El plan de cuentas de la comunidad - para crear la cuenta 6400xx, o la 642xx que le falta
• El libro contable: diario, mayor y asientos recurrentes