Cómo añadir varias cuentas de gasto a una factura
Qué hacer cuando una sola factura cubre conceptos distintos que deben ir a cuentas contables diferentes.
Un proveedor te manda una factura por el mantenimiento del ascensor y, en la misma, la reparación de una puerta. Contablemente son dos cosas: mantenimiento y reparaciones. Si lo metes todo en una cuenta, el presupuesto del año que viene se calcula mal.
La solución no es partir la factura, es darle varias líneas de gasto.
Cuándo hace falta
- Una factura con conceptos de naturaleza distinta (mantenimiento + reparación, suministro + alta de contador).
- Una factura con tipos de IVA distintos por línea.
- Un gasto que se reparte entre grupos de reparto diferentes: por ejemplo, algo que pagan solo los locales y algo que paga toda la comunidad.
Paso 1. Abrir el detalle de la factura
En Finanzas Ciudadela → Gastos → Facturas, pulsa el icono ojo (Ver archivo) de la fila. Se abre el Detalle de facturas, con el PDF a la izquierda y los datos a la derecha.
Paso 2. Pulsar Editar
El botón Editar (rojo, arriba a la derecha) es lo que permite tocar las líneas. Sin él, el bloque solo se consulta.
Paso 3. Repartir el importe en líneas
El bloque Cuenta de gasto admite más de una línea:
Cada línea lleva:
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Cuenta de gasto | La cuenta contable a la que va ese concepto. |
| Concepto | La descripción libre de esa línea. |
| Importe total | La base, sin IVA. |
| I.V.A. (%) | El tipo de esa línea. |
Debajo, el desglose recalcula: Subtotal sin IVA, una línea de IVA del [concepto] por cada línea de gasto, el TOTAL EUR y el IMPORTE A PAGAR.
Paso 4. Comprobar el total antes de guardar
Debajo de las líneas, el desglose recalcula solo. Comprueba que el IMPORTE A PAGAR coincide con el total del PDF al céntimo, y guarda.
:::tip Comprueba el total, no las líneas Es fácil equivocarse al repartir una base entre dos líneas. El control que no falla es el IMPORTE A PAGAR: si coincide con el total del PDF, el reparto está bien hecho. :::
Errores frecuentes
- Meterlo todo en una cuenta "para no complicarse": el gasto queda mal clasificado y el presupuesto del año siguiente hereda el error.
- Partir la factura en dos facturas: entonces el número de factura se duplica y el proveedor no lo reconoce en su contabilidad.
- Repartir la base pero dejar un único IVA: si los tipos son distintos, cada línea lleva el suyo.
Ver también
Cómo transferir una factura a otra comunidad
Cómo mover una factura, con su asiento, a otra comunidad de la misma administración: el caso de las subcomunidades (garaje, piscina, ascensor) que comparten CIF con la comunidad principal.
Cómo contabilizar un movimiento del banco contra una cuenta de gasto
El asiento más habitual de la conciliación: pasar un cargo del banco (572) a la cuenta de gasto que le corresponde (6xx).