Cómo transferir una factura a otra comunidad
Cómo mover una factura, con su asiento, a otra comunidad de la misma administración: el caso de las subcomunidades (garaje, piscina, ascensor) que comparten CIF con la comunidad principal.
Algunas comunidades se llevan en varias contabilidades: viviendas por un lado y garaje, piscina o ascensor por otro. Todas comparten el CIF real de la comunidad, así que el proveedor factura a ese CIF y el OCR registra la factura en la comunidad principal. Si el gasto es del garaje, la factura tiene que acabar en la contabilidad del garaje.
Transferir factura mueve la factura a la otra comunidad sin volver a pasar por el OCR. No hay que anularla, volver a subir el PDF ni rehacer la contabilidad a mano.
Qué se mueve
- La factura: es la misma, con el mismo proveedor, número, fecha, importes, IRPF, forma de pago y la incidencia vinculada, si la tiene.
- El asiento: el de la comunidad de origen se da de baja y se crea uno nuevo en el ejercicio contable de la comunidad destino, con su propia numeración.
- Las cuentas de gasto: las del plan general se mantienen. Las cuentas propias de la comunidad de origen se sustituyen por la cuenta con el mismo código en la comunidad destino.
- El documento del OCR: pasa al buzón de la comunidad destino.
Requisitos
| Requisito | Por qué |
|---|---|
| La factura está Por pagar | Si ya tiene pago, remesa o conciliación, primero hay que deshacerlo. |
| El asiento no está punteado | Quita el punteo antes; la transferencia no lo copia. |
| La comunidad destino tiene ejercicio abierto en la fecha de la factura | El asiento nuevo se crea en ese ejercicio, y la fecha debe ser posterior a su fecha de cuadre. |
| La comunidad destino es de la misma administración | No se pueden mover facturas entre administraciones. |
| En la comunidad destino no hay otra factura del mismo proveedor y número | Sería un duplicado. |
| Tienes permiso de edición en las dos comunidades | Se quita contabilidad de una y se añade a la otra. |
Si una cuenta de gasto propia de la comunidad de origen no existe en la comunidad destino, Ciudadela te dice qué código falta. Créala en el plan de cuentas de la comunidad destino y vuelve a intentarlo.
Paso a paso
-
En la comunidad de origen, ve a Contabilidad → Facturas.
-
En la fila de la factura, pulsa el icono Transferir factura (dos flechas en diagonal). Si está en gris, pasa el ratón por encima: la factura no está Por pagar.
-
En Comunidad destino, busca y elige la comunidad. Cada opción muestra el nombre y el número de cliente, para distinguir comunidades con el mismo nombre. La comunidad de origen no aparece.
-
Pulsa Transferir.
La factura desaparece de la lista de la comunidad de origen y aparece en la de la comunidad destino, con su asiento en el libro diario de esa comunidad.
:::caution La comunidad no se cambia desde Editar Al editar una factura que ya existe, el campo Comunidad está bloqueado. Cambiarla desde ahí dejaría la factura en una comunidad y el gasto en la contabilidad de la otra. Usa siempre Transferir factura. :::