Devengo o caja: preguntas frecuentes

Por qué Ciudadela contabiliza siempre por devengo, en qué se diferencia del criterio de caja y cómo presentar a la junta unas cuentas que se entienden igual de bien que las de caja.

Ciudadela contabiliza siempre por devengo, tanto los ingresos como los gastos. Esta página explica qué significa, en qué se diferencia del criterio de caja y qué hacer si estás acostumbrado a presentar las cuentas a la junta por caja.

Qué es el devengo y qué es la caja

Criterio de caja: se contabiliza según el extracto del banco. Lo que se paga es gasto y lo que se cobra es ingreso.
Principio de devengo: se contabiliza cuando se produce el hecho económico, se cobre o se pague cuando sea. Es lo que pide el Plan General Contable (PGC) para dar una imagen fiel de la comunidad.

La idea clave es que ingreso no es cobro y gasto no es pago:

El ingreso nace al emitir el recibo al vecino. El cobro, cuando el vecino paga.
El gasto nace cuando se produce el hecho económico: la limpieza de enero es un gasto de enero. El pago, cuando el dinero sale del banco, que puede ser semanas o meses después.

En qué se nota la diferencia

	Caja	Devengo (Ciudadela)
Cuándo se registra el ingreso	Al cobrar	Al emitir el recibo
Cuándo se registra el gasto	Al pagar	Al recibir y validar la factura
Deuda de cada vecino	Se lleva aparte, si se lleva	Siempre al día, recibo a recibo
Facturas pendientes de pago	No aparecen	Aparecen como deuda con proveedores
Cierre y modelos fiscales (347, 111, 190)	Hay que reconstruir los datos	Salen de las facturas registradas
Errores (recibo impagado, cargo en otra comunidad)	Se detectan tarde o nunca	Se detectan al conciliar
Qué ve la junta	El saldo del banco	Tesorería, deudas y obligaciones pendientes

Dos ejemplos con asientos

Cada asiento tiene un debe y un haber, y los dos lados siempre cuadran. Gastos y activos aumentan por el debe; ingresos, pasivos y patrimonio, por el haber.

Un gasto: la limpieza de enero se factura el 31 de enero y se paga el 2 de febrero.

Fecha	Qué pasa	Debe	Haber
31 ene	Llega la factura de limpieza	629 Limpieza: 100 €	400 Proveedor: 100 €
2 feb	Se paga al proveedor	400 Proveedor: 100 €	572 Banco: 100 €

A 31 de enero la comunidad debe 100 € al proveedor y así consta en sus cuentas. Por caja, esa deuda no aparecería en ningún sitio.

Un ingreso: la cuota de enero se emite el día 1 y el vecino la paga por domiciliación el día 5.

Fecha	Qué pasa	Debe	Haber
1 ene	Se emite el recibo	430 Vecino: 100 €	705 Cuotas: 100 €
5 ene	El vecino paga	572 Banco: 100 €	430 Vecino: 100 €

Al cierre del ejercicio se ve el efecto: si la factura de limpieza de diciembre llega a final de mes y se paga en enero, el informe de cierre por devengo muestra que se deben 100 € al proveedor. Por caja, esa deuda no existe en las cuentas, y con muchas facturas así la comunidad se encuentra con gastos que no esperaba y derramas que nadie previó.

Preguntas frecuentes

¿Puedo llevar una comunidad por caja en Ciudadela?

No. Ciudadela trabaja con criterio de devengo en ingresos y en gastos, y no tiene un modo caja. Lo que sí puedes hacer es presentar a la junta un informe que se entiende igual de bien que uno de caja: mira ¿Hay alguna alternativa…?.

¿La Ley de Propiedad Horizontal obliga a seguir el Plan General Contable?

No, pero el PGC es lo que da una imagen fiel de la comunidad. Con un plan de cuentas común, las cuentas de todas tus comunidades son comparables y fáciles de defender ante la junta o un auditor. Ver el plan de cuentas de la comunidad.

¿Puede el estado de cuentas para la junta cuadrar con el saldo del banco, sin que las cuotas emitidas y no cobradas aparezcan como ingreso?

No exactamente. Por devengo, las cuotas se contabilizan al emitirse, estén cobradas o pendientes. Aun así, el informe separa con claridad la tesorería (lo que hay en el banco) de las cuotas pendientes de cobro, así que la junta ve las dos cosas sin confundirlas.

¿Cuándo se genera la deuda del vecino? ¿Puedo controlar la morosidad por separado?

La deuda del vecino se genera al emitir el recibo. Así queda identificado, vecino a vecino y recibo a recibo, qué está cobrado y qué está pendiente. El libro mayor de la cuenta del vecino (430) muestra exactamente qué recibos debe, que es lo que piden bancos y juzgados en una reclamación. Ver el libro contable.

¿Puedo dejar una factura leída por el OCR sin contabilizar el gasto hasta que se pague?

No. Una vez revisada y validada, la factura contabiliza el gasto, esté pagada o pendiente de pago. Así quedan controladas todas las obligaciones de pago de la comunidad: las facturas sin pagar aparecen como deuda con el proveedor hasta que se paguen. Ver cómo subir facturas con OCR y cómo pagar facturas.

¿Y si tengo el cargo en el banco pero aún no ha llegado la factura?

Puedes contabilizar el cargo contra una cuenta de gasto previsible, lo que deja un asiento provisional, y vincularlo con la factura real cuando llegue. Ver reconciliar movimientos bancarios y contabilizar un cargo contra una cuenta de gasto.

¿Las comunidades presentan impuestos? ¿Afecta llevarlo por caja al cierre o a los modelos fiscales?

Sí presentan: el modelo 347 con los proveedores que superan el umbral, y el 111 y el 190 cuando hay retenciones (profesionales o empleados). Todos se alimentan de los datos de las facturas.

Si las facturas solo se contabilizaran al pagarse, no quedarían identificadas las recibidas y pendientes de pago. Eso complica el cierre del ejercicio y parte de la información fiscal, y no refleja las obligaciones pendientes de la comunidad. Por devengo se controlan tanto las facturas pagadas como las pendientes. Ver el modelo 347, el modelo 111 y cómo cerrar el ejercicio.

¿Detecta Ciudadela las devoluciones de recibos?

Sí. Las devoluciones llegan con el extracto del banco (Norma 43) y se contabilizan contra el recibo del vecino, que vuelve a quedar pendiente. Ver contabilizar la devolución de un recibo y comisiones de devolución.

¿El devengo no da más trabajo?

El trabajo ya existe: por caja se hace al cierre, cuando hay que reconstruir qué se debe y a quién. En Ciudadela el OCR lee las facturas, la conexión con el banco trae los movimientos y la conciliación los casa con su factura o su recibo, así que lo que queda es revisar las excepciones.

Si no puedo trabajar por caja, ¿hay alguna alternativa?

Sí, y es la que mejor encaja: la contabilidad se lleva internamente por devengo y a la junta se le presenta un informe sencillo de explicar, con la tesorería y las cuotas pendientes de cobro bien separadas. Los vecinos entienden la situación de la comunidad igual que con unas cuentas por caja, y además ven lo que se debe a proveedores. Ver informes de cuentas.

¿Quieres ver un ejemplo?

Si estás acostumbrado a presentar las cuentas por caja, pide a tu contacto en Ciudadela un ejemplo del informe para la junta y comprueba cómo quedaría con los datos de una de tus comunidades.

Glosario

Término	Qué significa
PGC	Plan General Contable: normas y codificación de cuentas que siguen las empresas, y Ciudadela.
Plan de cuentas	Lista codificada de cuentas contables (6 gastos, 7 ingresos, 4 deudores y acreedores, 57 bancos).
Devengo	Contabilizar cuando se produce el hecho económico, no cuando se cobra o se paga.
Caja	Contabilizar solo lo que entra y sale del banco.
Asiento	Registro contable con un debe y un haber que siempre cuadran.
Libro diario	Todos los asientos de la comunidad, en orden.
Libro mayor	Todos los apuntes de una cuenta concreta, por ejemplo la de un vecino.
Conciliación	Asociar cada movimiento del banco con su factura o su recibo.
Norma 43	Fichero estándar de extractos bancarios; permite la conexión automática con los bancos.
Norma 19	Fichero estándar para enviar al banco remesas de cobros o pagos.
Remesa	Agrupación de muchos cobros o pagos en un único envío al banco.