Cómo modificar una factura ya subida
Cómo corregir los datos de una factura que el OCR leyó mal, y qué se puede tocar según su estado.
El OCR acierta la mayoría de las veces, pero no siempre: confunde la fecha de emisión con la de vencimiento, se equivoca de proveedor o asigna la cuenta de gasto que no toca. Todo eso se corrige desde el detalle de la factura.
Paso 1. Abrir el detalle
En Finanzas Ciudadela → Gastos → Facturas, pulsa el icono ojo (Ver archivo) de la fila.
La vista tiene dos mitades: a la izquierda el PDF original, a la derecha los datos extraídos. Esa disposición es la que hace útil la corrección: cotejas contra el documento sin abrirlo aparte.
:::tip Facturas sin documento El icono ojo también está en las facturas que no tienen archivo adjunto (por ejemplo, las que llegaron en una migración). En ese caso la mitad izquierda muestra Sin documento adjunto y los datos se editan igual. Junto al ojo aparece el icono Subir archivo para adjuntar el PDF cuando lo tengas. :::
Paso 2. Pulsar Editar
El botón Editar (rojo, arriba a la derecha) abre los campos para corregirlos. Los que más se tocan:
| Campo | Por qué se corrige |
|---|---|
| Fecha de la factura | El OCR confunde a veces emisión con vencimiento. |
| Número de la factura | Sirve para detectar duplicados: si está mal, el duplicado se cuela. |
| Proveedor | Comprueba que se ha enlazado al proveedor que ya existía y no ha creado uno nuevo. |
| Cuenta de gasto | Que cada concepto vaya a su cuenta. Jardinería y conserjería no son lo mismo. |
| I.V.A. (%) | Los porteros suelen ir al 0 % por exención; una jardinera al 21 %. |
| Importe total | Que cuadre con el PDF al céntimo. |
La Comunidad no se cambia desde aquí: en una factura que ya existe el campo está bloqueado. Para llevarla a otra comunidad (por ejemplo, del CIF de viviendas al garaje), usa Transferir factura.
Junto a Editar están Anterior y Siguiente, que recorren las facturas de la lista sin cerrar el detalle: si vas a revisar diez, es más rápido que entrar y salir.
:::caution Cuanto antes, mejor Corregir una factura que todavía está en Pendiente es solo editar unos campos. Si ya está pagada o conciliada, el cambio arrastra el asiento y la conciliación, y hay que revisar que todo siga cuadrando. Revisa al subir, no al cerrar el trimestre. :::
Errores frecuentes
- Corregir el importe y olvidar el IVA: si cambia la base, el desglose deja de cuadrar con el total.
- Cambiar el proveedor de una factura ya conciliada: el asiento apunta a la cuenta del proveedor anterior. Comprueba el asiento después.
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