La contabilidad en Ciudadela: por dónde empezar
Mapa de la contabilidad de una comunidad: el ejercicio, el plan de cuentas, los movimientos del banco, las facturas y los informes.
La contabilidad de una comunidad en Ciudadela se apoya en cinco piezas. Entenderlas en orden ahorra mucho tiempo, porque cada una depende de la anterior.
1. El ejercicio contable
Todo cuelga de un ejercicio: el periodo sobre el que se contabiliza, normalmente el año natural. Sin un ejercicio activo, buena parte de la contabilidad no funciona — los presupuestos y los grupos de reparto ni se pueden abrir.
Se gestiona en Contabilidad → Ejercicios contables, donde cada ejercicio muestra su inicio, su fin, su resultado (la cuenta 129) y los botones para liquidarlo y cerrarlo.
Ver cómo crear el ejercicio contable y cómo cerrarlo y liquidar el resultado.
2. El plan de cuentas
Cada apunte va contra una cuenta. Ciudadela crea un plan por defecto al abrir el ejercicio, agrupado por el primer dígito: 1 financiación, 4 acreedores y deudores, 5 cuentas financieras, 6 gastos, 7 ingresos.
Ver el plan de cuentas de la comunidad.
3. Los movimientos del banco
El extracto entra por Normas 43 —automático si el banco está conectado, o subiendo el fichero a mano— y aparece en Cuentas → Movimientos.
Cada movimiento hay que contabilizarlo: decir contra qué cuenta va, o casarlo con la factura o el recibo que lo origina. Es la tarea que más tiempo consume y donde más errores se cuelan.
Ver cómo reconciliar movimientos bancarios y cómo contabilizar un cargo contra una cuenta de gasto.
4. Las facturas
Las facturas de proveedor entran por el Buzón OCR, que las lee y las deja en Facturas con sus datos ya extraídos. Desde ahí se validan, se corrigen y se pagan.
Ver cómo subir facturas con OCR y cómo pagar facturas.
5. Los informes
Lo que sale hacia fuera —la junta, el presidente, el archivo del ejercicio— se genera en Contabilidad → Informes, y cada informe queda guardado con quién lo hizo y cuándo.
Ver informes de cuentas.
El orden que ahorra problemas
- Ejercicio abierto y con sus fechas puestas.
- Plan de cuentas revisado, y las cuentas de gasto e ingreso con su grupo de reparto.
- Banco conectado o el N43 del periodo subido.
- Facturas al día en el buzón, para que la conciliación tenga con qué casar.
- Conciliar con disciplina, no acumular.
- Fecha de cuadre al cerrar el periodo, y el informe generado antes de la junta.
Ver también
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Dónde se ve lo que debe una propiedad, cómo sacar el certificado de deuda, cómo reclamarla con un impago o fraccionarla facturando sus asientos, y cómo ver todos los morosos de la comunidad a la vez.
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