El plan de cuentas de la comunidad
Cómo se lee el árbol de Cuentas Contables, cómo crear una cuenta hija, cómo desglosar el fondo de reserva o un préstamo propiedad por propiedad y cómo asignar una cuenta a un grupo de reparto.
El plan de cuentas es el esqueleto de la contabilidad de la finca: cada gasto, cada ingreso y cada saldo se apunta contra una cuenta. Ciudadela crea un plan por defecto al abrir el ejercicio, y esta pantalla es donde se consulta y se amplía.
Paso 1. Abrir Cuentas Contables
Finanzas Ciudadela → Contabilidad → Cuentas Contables.
https://mi.ciudadela.eu/admin/community/{id}/accounts/diagnostic/plan
Paso 2. Leer el árbol
Las cuentas se agrupan por su primer dígito, con el número de cuentas del grupo entre paréntesis:
| Grupo | Nombre | Qué contiene |
|---|---|---|
| 1 | Financiación | Fondos y reservas de la comunidad. |
| 4 | Acreedores y Deudores | Las cuentas de los vecinos (430…) y de los proveedores (400…). |
| 5 | Cuentas financieras | Los bancos (572…) y las partidas pendientes. |
| 6 | Gastos | Todo lo que se gasta, por concepto. |
| 7 | Ingresos | Cuotas y otros ingresos. |
Cada fila trae Débito, Crédito y Saldo, y la flecha de la izquierda despliega las cuentas de dentro. Arriba hay dos controles: un buscador por código o nombre —la forma rápida de llegar a una cuenta concreta— y el interruptor Solo cuentas con saldo, que deja fuera las que no se han usado.
Paso 3. Las acciones de cada fila
Al pasar el ratón por una fila aparecen sus acciones a la derecha:
| Icono | Etiqueta real | Qué hace |
|---|---|---|
| ✏️ lápiz | Editar grupo de reparto de la cuenta N | Asigna el grupo de reparto (Paso 4). |
| 👁 ojo | Ver libro contable | Abre el libro contable filtrado por esa cuenta. |
| ☰+ | Crear cuenta hija de N | Crea una cuenta dentro de esa (Paso 5). |
| 📄+ | Crear cuentas para las propiedades en N | Crea de golpe una cuenta por cada propiedad de la comunidad (Paso 6). Solo aparece en los grupos que se desglosan por propiedad: 112 Fondos de reserva, 520 Deudas a corto plazo y 170 Deudas a largo plazo. |
Paso 4. Asignar una cuenta a un grupo de reparto
La columna Grupo de reparto dice cómo se reparte esa cuenta entre las propiedades. Las cuentas de gasto e ingreso sin asignar salen con Sin asignar en ámbar.
- Pasa el ratón por la fila y pulsa el lápiz (Editar grupo de reparto).
- Se despliega la lista de modos de reparto:
| Modo | Cómo reparte |
|---|---|
| Sin asignar | No reparte. Es el estado que hay que corregir. |
| Reparto por coeficiente (CPU) | Según el coeficiente de participación de cada propiedad. Es el reparto estándar. |
| Reparto por tipo de propiedad | Según el tipo (vivienda, garaje, local…). |
| Solo viviendas (igual %) | Solo entre las viviendas, a partes iguales. |
| Solo garajes (igual %) | Solo entre los garajes, a partes iguales. |
| Solo locales comerciales (igual %) | Solo entre los locales, a partes iguales. |
- Elige el modo y queda guardado en la fila.
:::caution Una cuenta de gasto sin grupo no se puede repartir El ámbar de Sin asignar es un aviso con consecuencias: al calcular la cuota desde el presupuesto, esa cuenta no sabe entre quién repartirse. Revisa esta columna antes de facturar por presupuesto. :::
Paso 5. Crear una cuenta nueva
Las cuentas se crean dentro de otra: eliges el grupo o la cuenta padre y creas una hija, de modo que hereda su sitio en el plan.
- Pasa el ratón por la fila del grupo o la cuenta que será el padre.
- Pulsa el icono ☰+ (Crear cuenta hija de N).
- Se abre Nueva cuenta hija:
La ventana confirma el padre —"Se creará como cuenta hija de 6 - Gastos"— y pide una sola cosa: el nombre de la cuenta hija. El código lo asigna Ciudadela siguiendo la numeración del padre.
- Escribe el nombre y pulsa Crear.
- Vuelve a la fila nueva y asígnale su grupo de reparto (Paso 4). Es el olvido más habitual.
El icono ☰+ no aparece en las cuentas que Ciudadela crea desde otro flujo: las de proveedor (4, 40, 400 y 4000…, que nacen al dar de alta el proveedor) y las bancarias (572…, que nacen al añadir una forma de pago bancaria). Para una cuenta del grupo 4, despliégalo y crea la hija en su subgrupo (46, 47, 475…).
El caso de una cuenta para una cuota
Una cuota necesita su propia cuenta de ingreso para que los recibos se apunten contra ella. Se crea igual, como cuenta hija del grupo 7 Ingresos, y después se le asigna el grupo de reparto que corresponda al reparto de esa cuota.
Paso 6. Una cuenta por propiedad: fondo de reserva y préstamos
Hay saldos que no se llevan en una sola cuenta, sino desglosados propiedad por propiedad: lo que cada vecino tiene aportado al fondo de reserva, o lo que le queda por pagar de un préstamo de obra. Para no crearlas una a una, el grupo tiene su propia acción.
- Busca el grupo por su código y pasa el ratón por su fila. Está disponible en tres:
| Grupo | Qué desglosa |
|---|---|
| 112 Fondos de reserva | La aportación de cada propiedad al fondo. |
| 520 Deudas a corto plazo con entidades de crédito | La parte de cada propiedad en la deuda a corto plazo. |
| 170 Deudas a largo plazo con entidades de crédito | La parte de cada propiedad en la deuda a largo plazo. |
- Pulsa el icono 📄+ (Crear cuentas para las propiedades en N).
- La ventana confirma el grupo que se usará como padre. Pulsa Crear cuentas.
Ciudadela crea una cuenta hija por propiedad, con el código que le toca dentro del grupo, y avisa de
cuántas ha creado. El nombre de cada una es el nombre del grupo padre seguido del de la
propiedad, así que en el grupo 520 salen como
Deudas a corto plazo con entidades de crédito - 1º Dcha. El nombre del grupo no se puede cambiar
—es del plan estándar—, pero cada cuenta creada sí: doble click sobre su nombre en la fila.
La acción no duplica lo que ya existe: una propiedad que ya tiene su cuenta en ese grupo se queda como está, así que se puede volver a lanzar cuando entran propiedades nuevas. Si no crea ninguna, es que todas la tenían ya.
Errores frecuentes
- Crear la cuenta y olvidar el grupo de reparto: se queda en Sin asignar y descuadra el reparto de la siguiente cuota.
- Crear la cuenta en el grupo equivocado: una cuenta de ingreso colgada de 6 Gastos falsea el resultado del ejercicio. Comprueba el padre que confirma la ventana antes de crear.
- Dar por vacía una cuenta porque no aparece: comprueba si tienes puesto Solo cuentas con saldo.
- Buscar el desglose por propiedad en la cuenta del préstamo: la acción 📄+ vive en el grupo
(520, 170), no en la cuenta concreta del préstamo (
5200000001,1700000003). Esas cuentas ya ocupan el máximo de dígitos del plan y no admiten cuentas dentro; el desglose se crea en el grupo, al lado del préstamo.
Ver también
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Cuándo hace falta subir el extracto bancario manualmente, qué requisito tiene la comunidad y dónde se suelta el fichero.