Cómo conectar los bancos a Ciudadela
Conectar las cuentas de la comunidad por GoCardless o Afterbanks para que los movimientos entren solos, y comprobar después qué conexiones siguen vivas.
Conectar el banco es lo que hace que los movimientos entren en Ciudadela solos, sin bajar el N43 a mano cada semana. Se hace una vez por usuario de banca (con una sola conexión entran todas las cuentas que ese usuario ve) y desde ese momento la conciliación deja de empezar con una descarga.
Hay dos vías y conviven: GoCardless y Afterbanks. Cuál usar depende del banco.
Paso 1. Abrir la conexión
Menú lateral → Herramientas → Conexión a bancos, y elige la vía:
- GoCardless
- Afterbanks
- Normas 19 — no es una conexión: es donde se gestionan los ficheros de devoluciones.
Paso 2. Conectar por GoCardless
https://mi.ciudadela.eu/admin/gocardless
| Elemento | Qué es |
|---|---|
| Institución | El banco al que te vas a conectar. |
| Permitir seleccionar cuentas | Si lo marcas, en el proceso del banco eliges qué cuentas compartes; si no, entran todas las de ese acceso. Si lo marcas, elige todas las de tus comunidades (ver Una conexión por usuario de banca). |
| Crear Enlace De Conexión | Genera el enlace que lleva al banco a autorizar la conexión. |
El desplegable de instituciones lista los bancos disponibles con su BIC:
Una conexión por usuario de banca
Cada enlace es una autorización del banco para un usuario de banca, y trae todas las cuentas que ese usuario ve. No hace falta un enlace por comunidad: cada cuenta se asigna sola a su comunidad por el IBAN, siempre que la comunidad tenga ese IBAN dado de alta como método de pago.
:::caution Una conexión nueva puede anular la anterior de ese usuario El estándar europeo de banca abierta (NextGenPSD2) prevé que, cuando un usuario de banca autoriza un consentimiento nuevo, el anterior caduque en ese mismo momento. No todos los bancos lo aplican, pero bancos como Caja Rural sí, siempre: da igual que la conexión nueva sea para otra comunidad, que la hagas en otra pestaña o semanas después. Solo sigue funcionando la última, y las cuentas que no incluya dejan de traer movimientos. :::
Como no se puede saber de antemano qué hace cada banco, en cualquier banco:
- 🔑 Conecta todas las cuentas de ese usuario de una vez. Si lleva varias comunidades, un solo enlace sin marcar Permitir seleccionar cuentas.
- ☑️ Si marcas Permitir seleccionar cuentas, elige todas las de tus comunidades. Sirve para dejar fuera cuentas que no son de comunidades; las que no marques se quedan sin movimientos.
- ➕ Para añadir una cuenta más adelante, vuelve a conectar incluyendo todas: las que ya tenías y la nueva.
- 👥 Si las comunidades usan usuarios de banca distintos, una conexión por cada usuario.
- ⏳ Un enlace que se crea pero no se completa en el banco no anula nada: solo cuenta la autorización.
:::caution Caja Rural: por GoCardless, una comunidad por usuario de banca En las cajas del Grupo Caja Rural (las que usan Ruralvía, como Caja Rural de Asturias), el banco pide elegir un solo contrato en cada autorización y solo mantiene viva una autorización por usuario de banca. Por GoCardless, por tanto, solo puede quedar conectada una comunidad por cada usuario de banca. Si varias comunidades comparten el mismo usuario en una Caja Rural, conéctalas por Afterbanks (ver Paso 3), que descarga todos los contratos del usuario, y pide al banco que active la descarga de ficheros Norma 43 en cada contrato. :::
:::caution La autorización la hace el titular del acceso, no tú Crear Enlace De Conexión genera un enlace que hay que abrir y autorizar con las credenciales de banca. Si esas credenciales son de la comunidad, no las pidas por correo ni las metas tú: manda el enlace a quien tenga la firma y que lo autorice él. :::
Paso 3. Conectar por Afterbanks
https://mi.ciudadela.eu/admin/afterbanks
Es el mismo planteamiento con menos pasos: eliges el Banco (servicio) y sigues el proceso. El enlace Ver conexiones actuales enseña lo que ya está conectado por esta vía.
Ruralvía (Caja Rural)
Para las cajas del Grupo Caja Rural elige RuralVia (ruralvia_emp) y rellena siempre el campo Usuario Ruralvia, aunque el formulario lo marque como opcional. El NIF puede ser el mismo en varias cajas (por ejemplo, Caja Rural de Gijón y Caja Rural de Asturias), pero cada una tiene su propio usuario Ruralvía: ese campo es lo que permite que las dos conexiones convivan. Si ese NIF ya tiene alguna conexión con Usuario Ruralvia, Ciudadela no deja guardar otra sin él, para no duplicar ni sustituir una conexión existente.
Paso 4. Comprobar que las conexiones siguen vivas
Este es el paso que se olvida y el que provoca el «llevo tres semanas sin movimientos». Desde la pantalla de GoCardless, pulsa Ver Estado De Cuentas:
https://mi.ciudadela.eu/admin/gocardless/accounts
Una fila por cuenta conectada, con:
| Columna | Qué dice |
|---|---|
| ID | El identificador de la cuenta en GoCardless. |
| IBAN | La cuenta. |
| Dueño | La comunidad titular. |
| Estado | Si la autorización sigue válida o ha caducado. |
| Últ. vez revisado | Cuándo se comprobó por última vez. |
| Últ. transacción | El último movimiento que llegó. Es la columna que delata una conexión muerta. |
:::caution Las autorizaciones caducan Es una obligación de la normativa europea de pagos, no una limitación de Ciudadela: la autorización que da el banco dura un tiempo limitado y hay que renovarla. Ciudadela pide el máximo que permite cada banco, hasta un tope que fija Ciudadela (hoy, 360 días). En los bancos españoles eso suele dar 180 días; las conexiones más antiguas se crearon con 90 días. Se renueva igual que se creó: una conexión nueva por usuario de banca con todas sus cuentas, no una por cuenta caducada. Cuando caduca, el estado lo dice y los movimientos dejan de entrar en silencio — nadie avisa. Revisa esta pantalla cada mes y ordena por Últ. transacción: una cuenta cuyo último movimiento es de hace meses está desconectada. :::
:::tip La pantalla solo enseña tu cartera El aviso amarillo lo dice: «Se muestran solo las cuentas del tenant actual». Si llevas varias oficinas, hay que revisarla en cada una. :::
Mientras no haya conexión
Sin conexión bancaria la contabilidad funciona igual, pero el N43 se sube a mano: Cómo subir un fichero N43 a mano.
Errores frecuentes
- «No entran movimientos y la conexión aparece bien» — mira Últ. transacción, no el estado: una cuenta puede figurar conectada y llevar semanas sin traer nada.
- «Los archivos N43 de la cuenta …1234 fallan desde el …» — el aviso de Movimientos dice qué cuenta, desde qué día y cuántos ficheros llevan fallando sin que después entrara uno bueno. Mientras tanto no entran movimientos de esa cuenta. Si la causa es que el saldo del libro no cuadra con el del banco al empezar el extracto, la contabilidad de la cuenta no coincide con el banco antes de esa fecha: corrige los asientos de la cuenta y el siguiente fichero entrará solo. Si es un ejercicio cerrado, reábrelo o sube un extracto que empiece después del cierre. Si el archivo no se pudo procesar, comprueba que es un N43 de esa cuenta (no un PDF ni el de otro banco); si lo es y sigue fallando, contacta con soporte con el nombre de la comunidad y la fecha del aviso. Los detalles de cada fichero están en Normas 43.
- «El banco no está en la lista de instituciones» — prueba la otra vía: la cobertura de GoCardless y la de Afterbanks no son la misma.
- «He conectado y solo veo una de las tres cuentas» — se autorizó con Permitir seleccionar cuentas y en el banco se marcó solo una.
- «He conectado varias comunidades una a una y solo funciona la última» — cada conexión autorizada sustituyó a la anterior de ese usuario de banca (ver Una conexión por usuario de banca). En Ver Estado De Cuentas las anteriores aparecen con el acceso revocado o suspendido. Crea una única conexión con todas las cuentas y autorízala una vez.
- «Añadí una cuenta nueva y las demás dejaron de traer movimientos» — la conexión nueva solo incluía la cuenta nueva. Vuelve a conectar incluyendo todas.