Oficinas: qué son y qué se configura en cada una
Qué es una oficina (portfolio) en Ciudadela, cómo se accede a ella y qué hay en sus pestañas.
Una oficina —portfolio en la URL— es la unidad organizativa por encima de la comunidad. Agrupa las fincas que gestiona un mismo equipo y guarda la configuración que comparten: los canales de comunicación, los agentes de IA y los ajustes que se aplican en bloque a todas sus comunidades.
Si el despacho tiene una sola oficina, casi no la tocarás. Si tiene varias —por ciudad, por marca o por equipo—, es donde se decide qué hace cada una.
Paso 1. Llegar a las oficinas
Comunidades → pestaña Oficinas, o directamente:
https://mi.ciudadela.eu/admin/portfolios
Desde ahí se entra a una oficina concreta, cuya URL de edición es
/admin/portfolio/{id}/edit.
Paso 2. Las pestañas de una oficina
| Pestaña | Qué se configura |
|---|---|
| Editar | La identidad de la oficina: nombre, nombre comercial, teléfono y los buzones de notificaciones y de facturas (OCR). |
| Agentes | Los agentes de IA que trabajan para esta oficina. |
| Canales | Por dónde sale y entra la comunicación: email, WhatsApp… |
| Configuración De Comunidades | Los ajustes que se aplican a todas las comunidades de la oficina de una vez. |
Ver el detalle de cada una en cómo modificar la oficina del despacho.
El agente de voz que atiende el teléfono ya no se configura desde la oficina, sino por número: ver la secretaría de IA.
:::caution Lo que se toca aquí afecta a muchas fincas a la vez Configuración De Comunidades aplica el cambio a todas las comunidades seleccionadas. Activar algo como el cobro automático sobre veinte fincas de golpe puede generar miles de cargos al día siguiente, y no hay "deshacer último cambio masivo". Comprueba dos veces qué tienes seleccionado. :::
Crear una oficina nueva
Dar de alta una oficina es una operación de puesta en marcha del despacho, no del día a día: define un ámbito nuevo con sus canales, sus agentes y sus comunidades. El vídeo de abajo recorre el alta completa.
:::note Aquí no se documenta paso a paso El formulario de alta de una oficina no se ha reproducido para esta guía, así que no se describen sus campos uno por uno: lo que hay es el vídeo, que sí lo recorre. Si vas a crear una oficina, míralo antes. :::
Eliminar una oficina
Eliminar una oficina lo hace el equipo de Ciudadela, no el despacho: si necesitas cerrar una, escríbenos a soporte. Por eso el botón de eliminar (la papelera de cada fila en Oficinas) solo aparece a nuestro equipo.
Al eliminarla:
- Las comunidades y sus tareas no se borran: pasan a otra oficina del mismo despacho, que se elige en el momento. Si es la única oficina del despacho y tiene comunidades, no se puede eliminar.
- Sus canales de email y teléfono se mueven o se eliminan, según se elija para todos a la vez. Si se mueven, pasan a la oficina de destino con su bot (si el destino ya tiene ese mismo buzón, no se duplica). Si se eliminan, los buzones de email se desconectan y dejan de enviar y recibir correo.
- Los canales de WhatsApp y los números de la centralita hay que moverlos antes. Mientras la oficina tenga un canal de WhatsApp activo o un número de la centralita, no se puede eliminar: seguirían recibiendo mensajes y llamadas para una oficina que ya no existe.
- Los gestores que administran alguna de sus comunidades pasan con ellas a la oficina de destino. Los que solo están en la oficina se mueven también o se quitan, según se elija; al quitarlos, los que no tengan otra oficina, comunidad ni junta se eliminan.
- No se puede deshacer. El logo de la oficina desaparece con ella.
Vídeo: introducción a oficinas
Ver también
La ficha de una comunidad: cómo entrar y qué hay dentro
Cómo acceder a una comunidad, qué hacen sus seis pestañas y qué botones tiene la cabecera.
La secretaría de IA: el agente que atiende el teléfono
Qué hace el agente de voz de una oficina, qué necesita para funcionar, dónde se configura y dónde escuchar lo que habló con el gestor al transferir.