Cómo pedir la firma de la orden de domiciliación SEPA

Un vecino discute una cuota, su banco le devuelve el dinero y te pide la orden de domiciliación firmada: el papel donde ese propietario autoriza a su comunidad a cobrarle los recibos de su cuenta. El banco la llama mandato, pero es lo mismo. Hasta ahora ese papel no existía en ninguna parte. Ahora se pide desde Ciudadela, lo firma quien paga desde el móvil y se queda guardado en esa línea de la asignación de pagos, listo para enseñarlo el día que te lo reclamen.

Qué pasaba hasta ahora

Cada cobro domiciliado viaja al banco con dos datos de la orden: un código que identifica esa autorización, como el número de un contrato, y la fecha en que se firmó. El código tiene que ser siempre el mismo para esa cuenta.

Ciudadela rellenaba los dos con datos de relleno. El código lo sacaba del número de recibo, así que cambiaba en cada cuota. En la fecha de firma ponía siempre una fecha de seis meses atrás. No había ninguna orden firmada detrás, y sin esos dos datos el recibo no sale, así que se ponía lo que había.

Mientras nadie preguntaba, el cobro salía. El problema aparece con la devolución. Cuando un vecino discute un cargo o dice que nunca autorizó esa domiciliación, el banco le devuelve el dinero y le pide a la comunidad el papel firmado. Sin papel, la devolución se queda como está: la cuota sigue debiéndose, pero ya no la cobras por el banco, la reclamas por otro camino.

Los recibos ya cobrados no se pueden rehacer y no hay que tocarlos. Esto cambia solo los que salgan a partir de ahora.

Dos personas y un documento

Tú la pides. La firma quien paga. Entre una cosa y otra pasa tiempo, y ese tiempo es justo el punto: la orden de domiciliación no es un dato que se teclea, es una firma.

flowchart TD
    A["EL ADMINISTRADOR<br/>Pulsa Pedir firma en la asignación<br/>de pagos de la propiedad"] --> B["Ciudadela prepara la orden con el pagador<br/>de esa línea, su DNI, el IBAN, el piso<br/>y la comunidad que cobra"]
    B --> C["La columna marca Pendiente de firma<br/>y el documento sale al correo del pagador"]
    C --> D["EL PAGADOR<br/>Abre el enlace y firma desde el móvil<br/>o el ordenador cuando puede"]
    D --> E["Ciudadela lo detecta por su cuenta"]
    E --> F["La columna pasa sola a Firmada, con la fecha<br/>y un ojo para abrir el documento"]
    F --> G["Los recibos de esa cuenta salen al banco<br/>con el código y la fecha de esa orden"]
    G --> H["Si el vecino discute el cargo<br/>la comunidad enseña el documento firmado"]

1. Tú la pides

Abre la propiedad y ve a su pestaña Asignación De Pagos. Ahí está, línea a línea, quién paga qué de esa vivienda y con qué cuenta. Cada línea tiene ahora una columna Orden SEPA con un botón Pedir firma. Si la vivienda tiene cinco métodos de pago, tiene cinco líneas y cinco órdenes independientes.

Ciudadela prepara una hoja A4 con el logo de tu administración, el nombre y el DNI de quien figura como pagador en esa línea, su IBAN, el piso, la comunidad que cobra y el código que el banco le dio a esa comunidad para poder cobrar recibos.

Repasa antes el pagador y su DNI: el documento se rellena con lo que tengas guardado, y una orden con el titular mal puesto no te sirve en el banco.

2. Le toca a quien paga

El documento sale al correo de quien figura como pagador en esa línea —la columna Contacto—, que es quien va a firmar. Nunca a otra dirección escrita a mano.

Esto importa cuando el que paga no es el propietario. Si el agua la paga el inquilino, la orden de esa línea le llega al inquilino, que es el titular de la cuenta que se va a cargar. Si la cuota general la paga el propietario, le llega a él.

Abre el enlace y firma con el móvil desde donde esté, o desde el ordenador. No tiene que registrarse en nada. Queda registrado quién firma y en qué momento, y ese documento firmado es el que le enseñas al banco cuando te reclame la orden.

3. Mientras tanto, no tienes que hacer nada

La columna marca Pendiente de firma. Cuando el pagador firme, Ciudadela lo detecta por su cuenta y la columna pasa a Firmada sola: no hay nada que comprobar. Lo que no hace es avisarte, así que no esperes una notificación.

Si la pediste por error, o el vecino te dice que no le ha llegado el correo, pulsa Anular: el enlace que recibió deja de funcionar y puedes pedir la firma otra vez, con un enlace nuevo. No pulses Pedir firma dos veces esperando que salga otro correo, porque mientras haya una orden pendiente el botón no te deja.

flowchart LR
    A["Sin orden<br/>Puedes pulsar Pedir firma"] -->|"Pides la firma"| B["Pendiente de firma<br/>Puedes anularla mientras esperas"]
    B -->|"El pagador firma<br/>y Ciudadela lo detecta solo"| C["Firmada<br/>Fecha y ojo para ver el documento"]
    B -->|"La anulas<br/>el enlace que recibió deja de funcionar"| A
    C -->|"La anulas<br/>el documento firmado sigue guardado"| A

4. Ya está firmada

La columna pasa a Firmada, con la fecha y un icono de ojo que abre el documento. Se queda guardado en esa misma línea, en la cuenta bancaria de esa propiedad: el día que el banco te reclame la orden, la abres desde ahí. Ahí acaba tu trabajo.

5. Las remesas salen con los datos buenos

Desde ese momento, los recibos que cobres por esa cuenta salen al banco con el código y la fecha de esa orden concreta, y el código ya no cambia de una remesa a otra. No cambia nada del recibo del vecino: ni el importe, ni el concepto, ni la fecha de cargo.

Tener la orden firmada no impide que el banco te devuelva un recibo. Lo que cambia es que ahora, cuando te pida el papel, lo tienes.

flowchart TD
    A["Se prepara la remesa de cuotas"] --> B{"¿Esa cuenta tiene la orden<br/>firmada para esta vivienda?"}
    B -->|"Sí"| C["El recibo sale con el código y la fecha<br/>de la orden firmada"]
    B -->|"No"| D["El recibo sale igual que hasta ahora<br/>con los datos de relleno de siempre"]
    C --> E["Ante una devolución reclamas<br/>con el documento firmado delante"]
    D --> F["Ante una devolución sigues sin papel<br/>que enseñar"]

Cuándo hay que pedir una orden nueva

flowchart TD
    A["El vecino cambia de banco"] --> D["Anula la orden anterior y pide la firma<br/>sobre la cuenta nueva"]
    B["Se vende la vivienda"] --> E["Pide una orden al comprador<br/>la del vendedor no vale"]
    C["La pediste por error o el vecino dice<br/>que no le ha llegado el correo"] --> F["Anula la orden y vuelve a pulsar<br/>Pedir firma"]

Lo que conviene tener claro

• Sin correo en la ficha no sale nada. Si el pagador de esa línea no tiene correo, al pulsar el botón verás un aviso en pantalla y no se manda nada. Pon el correo en su ficha y vuelve a pulsar Pedir firma.
• Si el correo no llega a salir, no pasa nada más. A ese vecino se le sigue cobrando igual que siempre. Vuelve a pulsar Pedir firma cuando quieras.
• Una orden por cuenta y propiedad. Mientras esa cuenta tenga una orden pendiente o ya firmada para esa vivienda, el botón no te deja pedir otra. Anula la que hay y pide una nueva.
• Una orden vale para una cuenta en una vivienda. Si el vecino paga por dos cuentas distintas, necesitas una orden por cada una. Y si paga con la misma cuenta en dos viviendas, también: una por vivienda.
• Si el vecino cambia de banco, anula la orden anterior y pide la firma sobre la cuenta nueva.
• Tras una compraventa, orden nueva al comprador. La del vendedor no vale, y Ciudadela no te lo recuerda: acuérdate tú al cambiar el propietario y la asignación de pagos.
• Anular una orden firmada no borra el documento. Sigue guardado en esa cuenta y lo puedes seguir consultando; lo único que pasa es que deja de usarse en los recibos siguientes.

No hay prisa y no tienes que cambiar nada

Las cuentas sin orden firmada se cobran exactamente igual que hasta ahora. No tienes que pedir nada antes de la próxima remesa ni rehacer lo de atrás.

Eso sí, esas cuentas siguen saliendo con los datos de relleno de siempre: si hay devolución, sigues sin papel que enseñar. Por eso conviene empezar por las comunidades donde más recibos te vuelven y por los vecinos que ya te han discutido algún cargo, e ir bajando desde ahí al ritmo que puedas.

Lo que esta primera versión no hace

• Se pide cuenta por cuenta. No hay envío en bloque a toda una comunidad.
• No te avisa cuando alguien firma. El estado se pone al día solo, pero no te llega ningún aviso: si necesitas saberlo en el momento, pregúntale al vecino. Tampoco manda recordatorios a quien no firma.
• No se pueden dar de alta las órdenes que ya tengas firmadas en papel. Los mandatos del archivador siguen siendo tuyos y valen lo que valían, pero Ciudadela no los conoce: para que un recibo salga con los datos buenos, esa cuenta necesita una orden firmada aquí.

La firma la presta DocuSeal, un servicio de firma electrónica. Ni tú ni quien firma tenéis que instalar ni contratar nada.

Ver también

• Cómo cambiar la domiciliación de un propietario
• Cómo crear una remesa de recibos domiciliados
• Cómo dar de alta un método de pago de la comunidad