Los agentes de IA de la oficina
Qué agentes de IA trabajan en tu oficina, cómo se activan y desactivan, y cómo se ajustan las reglas de triaje y de prioridad de las incidencias.
Los agentes son la IA que trabaja de fondo, sin que nadie se lo pida: la que clasifica los movimientos del banco, la que lee las facturas del OCR y la que reparte las incidencias que entran. Se configuran por oficina, así que cada oficina de un despacho puede tener los suyos.
Paso 1. Abrir la configuración de la oficina
Menú lateral → Oficinas, pulsa la oficina, y verás sus pestañas:
https://mi.ciudadela.eu/admin/portfolio/{id}/edit
| Pestaña | Qué configura |
|---|---|
| Editar | Los datos de la oficina: nombre, teléfono, logo, administradores. |
| Agentes | Esta guía. |
| Canales | Correo y WhatsApp. En Los canales de la oficina. |
| Plantillas | Las plantillas de WhatsApp. En WhatsApp en Ciudadela. |
| Configuración De Comunidades | Los ajustes de todas sus comunidades de golpe. En Configurar comunidades desde la oficina. |
Paso 2. Los agentes contables
Entra en Agentes:
| Agente | Qué hace |
|---|---|
| IA contable de movimientos de banco | Clasifica y categoriza los movimientos bancarios. |
| IA contable de OCR | Extrae los datos de los documentos por reconocimiento óptico. |
| IA contable de facturas | Procesa y valida las facturas automáticamente. |
| IA contable de reconciliaciones | Concilia cuentas y movimientos contables. |
Cada uno tiene su interruptor. Apagar uno no rompe nada: ese trabajo pasa a hacerse a mano.
:::tip Si la contabilidad automática hace algo raro, apaga el agente concreto En vez de desconfiar de todo, apaga el que sospechas —por ejemplo el de movimientos de banco—, trabaja esa parte a mano unos días y compara. Es la forma rápida de saber si el problema es el agente o los datos. :::
Paso 3. Los agentes de tareas
Debajo están los que trabajan sobre el CRM, y son los que más se retocan:
Triaje — clasifica las incidencias que entran y las asigna. Su Configuración del Prompt es un texto con las reglas del despacho, en orden de prioridad: por categoría, por origen de la comunidad, por ciudad, por tipo de tarea… El lápiz de la esquina lo abre para editarlo.
Criterios de Prioridad — define qué es urgente y qué no:
high: problemas importantes que afectan al funcionamiento normal.medium: problemas que requieren atención pero no son urgentes.low: problemas menores o estéticos.
Y entre medias, Vecinos de respaldo: los vecinos a los que se contacta cuando los agentes principales no están disponibles. Se eligen con Buscar vecino y se confirman con Guardar Vecinos De Respaldo.
Al final de la pantalla, Ciudadela deja tres consejos para escribir prompts que funcionen: en el de triaje, criterios claros de clasificación; en el de sugerencias, ejemplos de problemas y sus soluciones; en el de encuestas, el tono y el tipo de preguntas.
:::caution El prompt de triaje decide quién recibe cada incidencia Ese texto es lo que reparte el trabajo del despacho. Una regla mal escrita manda las incidencias de una zona a la persona equivocada, y no salta ningún error: simplemente aparecen en la bandeja de quien no toca. Cámbialo con calma y revisa el reparto los días siguientes. :::
Vídeo de la Academia
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