Configurar comunidades desde la oficina

Cambiar los ajustes de varias comunidades a la vez desde la oficina: cuotas y cobros automáticos, IVA, agrupación de la N19, consumos y ocultar la morosidad a los vecinos.

Los ajustes de una comunidad se pueden tocar comunidad a comunidad, pero cuando hay que aplicar lo mismo a treinta, la pestaña Configuración De Comunidades de la oficina lo hace de una vez.

Paso 1. Abrir la pantalla

Menú lateral → Oficinas → la oficina → pestaña Configuración De Comunidades.

https://mi.ciudadela.eu/admin/portfolio/{id}/edit?tab=client-config

Paso 2. Elegir las comunidades

La pantalla no deja tocar nada hasta que eliges sobre qué. A la derecha está el listado:

El selector de comunidades de la oficina, con el buscador y las casillas

Busca con Buscar comunidades y marca las casillas de las que quieras cambiar. Arriba se lleva la cuenta: «N comunidades seleccionadas».

:::caution Lo que marques se cambia a la vez, y sin previsualización Este es el sitio donde un descuido se multiplica por treinta. Marca primero una sola comunidad, aplica el cambio, comprueba que ha hecho lo que esperabas y entonces márcalas todas. :::

Paso 3. Los ajustes

Los ajustes de configuración de comunidades, con sus interruptores

Ajuste	Qué hace
Ejecutar cuotas automáticamente	Genera y envía las cuotas en las fechas programadas, sin que nadie las lance.
Notificar facturas	Avisa a los propietarios antes de cobrarles el recibo.
Cobrar recibos automáticamente	Cobra el importe con el método de pago de cada miembro, sin lanzar la remesa a mano.
Consolidar facturas en Norma N19	Cómo se agrupan los recibos en la remesa: por IBAN junta todos los de un pagador en un concepto; por propiedad los separa.
Contabilizar IVA	Calcula y registra el IVA, desglosándolo en las facturas y llevándolo a los libros.
Contratado Servicio contable	Marca la fecha objetivo en la que la comunidad debería tener la contabilidad al día.
Intervalo en meses para presentar cuentas	Con qué frecuencia se presentan las cuentas a la comunidad.
Ocultar Total a pagar y Morosidad	Ver el paso siguiente.
Liquidaciones	Las liquidaciones que se aplican: gastos comunes, garaje, piscina, saldos… cada una con su descripción, periodicidad y fecha de inicio.
Agua, ACS, Calefacción	Habilita la configuración de cada consumo.

:::tip "Por IBAN" o "por propiedad" cambia lo que ve el vecino en su extracto Con la agrupación por IBAN, un propietario con tres plazas de garaje ve un solo cargo; por propiedad, ve tres. No es un detalle técnico: es la causa de la mitad de las llamadas de «me habéis cobrado tres veces». :::

Paso 4. Ocultar el total a pagar y la morosidad

El ajuste de ocultar total a pagar y morosidad

Ocultar Total a pagar y Morosidad oculta los importes totales a pagar y la información de morosidad en los documentos que se envían a los propietarios.

Se usa por protección de datos: en un listado que va a todos los vecinos, el saldo pendiente de cada uno es un dato personal que el resto no tiene por qué ver. Muchas comunidades lo activan por acuerdo de junta o a petición de un vecino.

:::caution Oculta el dato al vecino, no al despacho Con el ajuste activado tú sigues viendo la morosidad en Ciudadela con todo el detalle. Lo que cambia es lo que sale impreso en los documentos que reciben los propietarios. :::

Errores frecuentes

«No puedo tocar ningún ajuste» — no hay ninguna comunidad seleccionada a la derecha.
«He activado el cobro automático y no ha cobrado» — el cobro automático usa el método de pago de cada miembro: los que no tienen domiciliación siguen pagando por transferencia.
«El vecino sigue viendo su deuda» — el ajuste afecta a los documentos nuevos, no a los que ya se enviaron.

Vídeos de la Academia

Configurar las comunidades a nivel de oficina:

Ocultar al vecino el total a pagar y la morosidad: